Job Description

Votre mission
Vous etes charge.e d'assister la direction du Ministere public dans ses activites administratives, financieres et logistiques.
Vous serez egalement amene.e a collaborer a la realisation de projets ou d'activites institutionnels, transversaux ou de service, notamment en lien avec ces domaines.
A ce titre, il vous appartient notamment de :
A. Dans le cadre de vos activites en lien avec votre fonction d'assistant.e de direction dans ses activites administratives et financieres

• Preparer et controler les factures et notes de frais de la juridiction pour validation et en assurer le suivi ;
• Gerer les rappels et tenir a jour la liste des factures ;
• Gerer les demandes de prise en charge des frais de formation des collaborateur.trice.s et des magistrat.e.s et assurer le suivi financier des formations suivies ;
• Tenir a jour les espaces IntraPJ de votre competence ainsi que les listes de distribution ;
• Developper, mettre en place voire ameliorer les outils de controles financiers (suivi des factures, ordre de paiement, etc.) ;
• Participer a l'analyse des indicateurs de pilotage, les exploiter statistiquement et mettre en evidence les points cles a l'attention de la gouvernance, notamment dans le domaine financier (CFI mensuel) ;
• Rediger des rapports, notes ou autre document a la demande de la direction ou proceder a des syntheses de rapports ou de documents en lien avec son domaine d'activite ;
• Suppleer dans ses taches l'assistant.e administratif.ve du/de la directeur.trice.

B. Dans le cadre de vos activites en lien votre role de repondant.e logistique

• Etre referent.e en matiere de support immobilier et mobilier et faire le lien/etre l'interlocuteur.trice de la direction de la logistique dans ces domaines ;
• Planifier les demenagements, les annoncer a la direction de la logistique et participer a leur organisation ;
• Controler les demandes d'evolution logistique en analysant le besoin ainsi que la priorite de celle-ci ;
• Annoncer a la direction de la logistique notamment aupres du SSPJ, toutes les informations pertinentes en termes d'acces aux locaux (arrivees/departs, besoin de nouveaux acces, etc.) ;
• Organiser, sous l'angle logistique (poste de travail, materiel, etc.) l'arrivee ou le depart d'un magistrat.e ou collaborateur.trice ;
• Etudier, participer a la conception mais egalement proposer des plans de reaffectation et/ou de reamenagement des locaux tout en tenant compte des regles et normes en vigueur.

Votre profil
Maturite professionnelle commerciale ou formation jugee equivalente
Formation HES constitue un atout.
5 ans au sein d'une administration dont idealement 3 en milieu judiciaire.
Excellente connaissance des processus administratifs et metiers au sein d'une juridiction.
Grande aisance redactionnelle.
Tres bonne connaissance de l'administration et des institutions cantonales et du Pouvoir judiciaire en particulier.
Competences attendues :

• Rigueur et precision ;
• Esprit de synthese ;
• Flexibilite ;
• Autonomie, independance et proactivite ;
• Force de proposition ;
• Sens de l'organisation, de la planification et gestion des priorites ;
• Communication et entregent ;
• Sens de l'accueil et facilite de communication orale et ecrite ;
• Cooperation et esprit d'equipe ;
• Sens du service public.

Connaissances specifiques :

• Excellentes connaissances des processus et procedures administratives au niveau d'un etat-major ;
• Bonnes connaissances techniques du batiment ;
• Maitrise des outils de gestion administrative RH et finance ;
• Connaissances en gestion de projets ;
• Connaissances generales du droit et de l'organisation judiciaire ;
• Comprehension des metiers de la justice et de l'organisation du Pouvoir judiciaire ;
• Excellente maitrise des outils informatiques, essentiellement Excel et Visio.

Vos avantages
Prestations sociales de qualite.
Observations
Casier judiciaire vierge indispensable.
Les offres de service etant traitees electroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplomes et certificats d'employeurs, PV des resultats d'examen au brevet et a l'universite) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.
Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en consideration.
Lieu de travail
Ministere public
Route de Chancy 6b
1213 Petit-Lancy

Skills Required