Job Description

Sebotics wachst. Schnell, operativ und mit vielen parallelen Themen.
Was wir suchen, ist eine Person, die Verantwortung in der Administration ubernimmt und dafur sorgt, dass Dinge erledigt sind, Strukturen wachsen, Fristen eingehalten werden und nichts liegen bleibt.
Diese Rolle richtet sich nicht an klassische Assistenzprofile, sondern an Menschen, die Ordnung schaffen, Verantwortung tragen und ihren Bereich aktiv steuern.
Aufgaben
Du verantwortest administrative und organisatorische Ablaufe mit direktem Einfluss auf Kunden, Geldflusse und externe Stellen.
Konkret bedeutet das unter anderem:

• Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen von Kunden, Partnern und Behorden
• Terminorganisation und Kalenderkoordination fur die Geschaftsleitung
• Erstellung, Versand und Ablage von Rechnungen
• Kontrolle offener Rechnungen und Nachverfolgung von Zahlungseingangen
• Unterstutzung bei Mahnungen, Inkasso und Betreibungen
• Organisation von Versand, Transporten, Rucksendungen und Zollabwicklungen
• Kommunikation mit Speditionen und Logistikpartnern
• Pflege von Dokumenten, Vertragen und Ablagestrukturen
• HR nahe Administration wie Lohne, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Pensen sowie An und Abmeldungen
• Systempflege in CRM, Aufgaben und HR Systemen
• Unterstutzung bei Sanierungsmassnahmen und Restrukturierung einer verbundenen Unternehmung

Arbeitsweise und Verantwortung
Sebotics arbeitet im Robotik Umfeld, in dem Kunden, Technik, Logistik, Rechnungen, Termine, Behorden und externe Partner parallel laufen. Die Geschaftsleitung ist operativ stark eingebunden und sucht echte Entlastung im administrativen Tagesgeschaft.
Du arbeitest selbststandig und ubernimmst Verantwortung. Als erfahrene Person wartest du nicht auf detaillierte Anleitungen, sondern gehst Themen aktiv an und holst dir die Informationen, die du brauchst.
Du klarst, dokumentierst, erledigst oder eskalierst. Dabei gilt bei uns in der Kommunikation mit Kunden und externen Stellen ein klarer Grundsatz: Telefon vor E Mail. Themen werden direkt geklart und Ergebnisse anschliessend sauber festgehalten. Langwieriges E Mail Hin und Her ist nicht unser Arbeitsstil, denn wir arbeiten ergebnisorientiert, fur uns und fur unsere Kunden.
Du sorgst dafur, dass Anfragen beantwortet werden, Fristen eingehalten sind, Informationen auffindbar bleiben und Vorgange nachvollziehbar dokumentiert sind.
Wenn etwas unklar ist, sprichst du es an. Wenn etwas blockiert, machst du es sichtbar und sorgst dafur, dass Unklarheiten und Blocker kunftig nicht mehr auftreten.
Qualifikation
Nicht entscheidend ist dein Abschluss. Entscheidend ist, ob du Verantwortung tragen kannst und willst.
Was wir erwarten:

• Umfassende Erfahrung in Administration, Sekretariat oder kaufmannischer Organisation
• Sicherer Umgang mit Rechnungen, Dokumenten und Fristen
• Erfahrung im Kontakt mit Kunden, Partnern oder externen Stellen
• Strukturierte Arbeitsweise in digitalen Systemen
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse, ausreichend fur die Verstandigung im Arbeitsalltag
• Allgemeinbildung und Lebenserfahrung sind sehr erwunscht
• Offenheit fur neue Werkzeuge, auch den pragmatischen Einsatz von KI im Arbeitsalltag

Benefits
Was dich hier erwartet:

• Klare Rolle ohne Schonfarberei
• Direkter Einfluss auf den operativen Betrieb
• Kurze Entscheidungswege
• Kein Konzern, keine Politik
• Arbeit, die sichtbar Wirkung hat

Diese Rolle ist nichts fur alle. Und genau so ist sie gemeint.
Wenn du Verantwortung nicht scheust und lieber Dinge regelst, als daruber zu diskutieren, ob etwas nun wirklich in deinen Zustandigkeitsbereich gehort oder warum etwas nicht geht, passt diese Rolle sehr gut zu dir.
Sende deine Bewerbung oder eine kurze, sachliche Nachricht an
Betreff: Administration / Sekretariat - Join
Sag uns, was du kannst und warum diese Rolle fur dich Sinn ergibt.
Sebotics
Sebotics bringt Roboter dorthin, wo sie den grossten Mehrwert schaffen, in Unternehmen, die wachsen, modern denken und ihre Ablaufe intelligenter gestalten wollen.
Unsere Losungen unterstutzen Menschen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Service, Qualitat und echte Begegnung.
Roboter ubernehmen Routinen, damit Arbeit leichter, praziser und effizienter wird.

Skills Required