Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Le poste est rattache a la Direction juridique, integrite et conformite, qui regroupe les activites juridiques, de mediation, permettant a toute personne d'exprimer ses difficultes ainsi que de traitement des evenements indesirables graves sous l'angle de la qualite.Elle depend de la direction generale adjointe, qui assure la logistique administrative du conseil d'administration, du bureau du conseil d'administration et du comite de direction.

Description du poste

Dans votre role d'assistanat de direction, vous assumez en toute autonomie les taches liees au secretariat du directeur, en assurant une planification efficace de ses activites et la gestion de son agenda. Vous prenez en charge l'ensemble de la correspondance et la gestion des documents entrants, en priorisant et identifiant les elements importants a soumettre selon les procedures internes. Vous redigez la correspondance avec ou sans dictee, receptionnez les appels telephoniques, precisez les demandes pour determiner le niveau d'urgence et l'importance, et prenez les mesures appropriees.


Vous organisez les seances, elaborez les supports et toute la documentation necessaire aux points abordes. Pendant les seances, vous redigez les proces-verbaux, assurez leur diffusion et le suivi des actions a entreprendre. Vous gerez de maniere autonome certains dossiers, les analysez, sollicitez les ressources necessaires pour prendre des decisions tout en informant votre hierarchie de leur evolution. Vous maintenez en tout temps une attitude professionnelle irreprochable, tant en interne qu'en externe, et garantissez la confidentialite totale des situations traitees.


En parallele, vous assurez la coordination et la gestion du secretariat de la Direction juridique, integrite et conformite, supervisant une equipe de 7 secretaires. Vous participez a la formation de l'equipe ainsi qu'a l'accueil des nouveaux arrivants, et vous engagez dans les taches liees au secretariat, comme le suivi, le classement et l'archivage des dossiers. Vous accueillez les visites internes et externes.


En outre, vous veillez a la mise a jour continue des processus garantissant le bon fonctionnement du secretariat et en developpez de nouveaux si necessaire. Grace a votre esprit oriente vers les solutions, vous faites preuve d'initiative et proposez des reponses efficaces aux problematiques rencontrees.

Qualifications

Vous beneficiez d'une maturite commerciale completee par un Brevet Federal d'assistanat de direction, ou d'un diplome juge equivalent. Vous justifiez d'une experience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste d'assistanat de direction au sein d'une grande structure ainsi que d'une premiere experience reussie dans la gestion d'une equipe.


Vous etes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorites. Dans vos precedents postes, vous avez traitez des dossiers complexes et vous etes capable de gerer plusieurs activites simultanement de maniere autonome. Vos qualites d'analyse vous permettent de prendre des decisions sur l'orientation des dossiers avec discernement.


Afin de developper des relations de confiance et favoriser l'esprit de collaboration avec l'equipe, vous detenez d'excellentes qualites relationnelles, telles que l'ecoute, la capacite a federer et une communication positive. Grace a votre bonne humeur, vous contribuez a instaurer un environnement de travail agreable et motivant pour l'equipe.


Possedant d'excellentes capacites de communication, vous faites preuve de diplomatie vis-a-vis de vos interlocuteurs et interlocutrices et vous accordez une importance primordiale a la prestation de service et au respect absolu de la confidentialite. De nature flexible, engagee et dynamique, vous privilegiez le travail en equipe et la collaboration.


Vous maitrisez parfaitement le francais et detenez une capacite redactionnelle de haut niveau. Vous detenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Informations supplementaires

Entree en fonction : des le 01.12.2025 Nombre de poste : 1 Taux d'activite : 100% Classe de fonction : 14 Contrat : CDI Delai de candidature : 15.08.2025 Demande de renseignements : M. L. Tran, directeur DJIC, tel. 022 372 80 70

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.