Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Le poste est rattache a la Direction de l'immobilier (DI) qui a pour mission de definir une strategie du parc immobilier, de developper la coherence du suivi des grands projets selon le schema directeur hospitalier 2022-2040, en partenariat fort avec les principaux services de l'Etat rattaches au Departement du territoire, au Departement des infrastructures et celui de la sante, d'optimiser le suivi des surfaces et sa planification future, tout en garantissant un bon fonctionnement des services. Plus de 230 professionnelles et professionnels realisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilite environnementale.


Au sein de cette Direction, le Pole Maitrise d'Ouvrage est un prestataire de service dont la mission principale est de conduire les etudes et travaux lies a la renovation et a la transformation des batiments et installations existants en lien avec le plan strategique de l'institution pour l'ensemble des sites des HUG.

Description du poste

Au sein du Pole Maitrise d'Ouvrage de la Direction de l'immobilier, nous recherchons une ou un assistant de projet pour soutenir nos equipes des services Maitrise d'Ouvrage et Maitrise d'OEuvre.


Vos missions principales consistent a assurer la gestion administrative en redigeant et en suivant les proces-verbaux des seances, en relisant, corrigeant et mettant en forme divers documents techniques, ainsi qu'en organisant des evenements internes tels que des activites de team building ou des communications internes. Vous etes egalement charge ou chargee de mettre a jour l'intranet des secteurs, la documentation et les procedures.


En matiere de gestion documentaire et de reporting, vous creez, suivez et archivez les documents, contrats, factures et commandes. Vous contribuez au developpement et a l'amelioration des outils collaboratifs et des methodologies de travail, tout en participant a la digitalisation et a l'automatisation des informations.


Votre role inclu egalement un support actif aux projets, notamment la saisie et la reception des commandes dans l'ERP Qualiac / CEGID, le suivi et la relance des collaborateurs et collaboratrices pour assurer l'avancement des demandes, ainsi que le pre-remplissage et le suivi des contrats entrants et sortants. Vous verifiez et pre-approuvez les factures des entreprises et des mandataires, apportez votre aide a la preparation des decomptes finaux, au suivi budgetaire et des heures projets, et gerez administrativement les entreprises intervenant sur site, notamment pour les demandes de badges, de cles ou de permis feu. Vous etes responsable du classement, de l'archivage et de la documentation des projets des secteurs, de la production de rapports et de statistiques, ainsi que de l'organisation des reunions de travail et de chantier et de la diffusion des documents aux partenaires concernes.


Enfin, vous assurez la communication et la coordination en veillant a la diffusion des informations relatives aux projets via l'intranet et les communications internes, et vous gerez les commandes de materiel, qu'il s'agisse de fournitures ou d'equipements de protection individuelle.


Nous recherchons une personne orientee service clients et solutions, qui se reconnait dans les valeurs des HUG et les incarne pleinement dans l'exercice de ses fonctions.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un diplome de maturite commerciale ou d'une formation jugee equivalente dans le domaine de la construction et de l'immobilier.


Vous beneficiez d'une experience professionnelle de trois ans minimum dans une fonction similaire. La connaissance du milieu medical et/ou du secteur public genevois est un atout. Votre experience vous a conduit a developper un sens de la discretion et de la confidentialite ainsi qu'une grande faculte d'organisation.


Vous avez une tres bonne maitrise des outils informatiques usuels tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook mais aussi des plateformes collaboratives (MS Teams, SharePoint, OneDrive) et gestion visuelle de l'information (MindManager, MS Whiteboard).


Vous maitrisez parfaitement la langue francaise tant a l'oral qu'a l'ecrit.


Personne rigoureuse, organisee et dotee d'un bon sens relationnel, vous savez travailler en equipe et developper des relations harmonieuses avec vos interlocutrices et interlocuteurs en faisant preuve de flexibilite, de diplomatie et d'entregent.


Enfin, vous etes capable de gerer un important volume de travail et de fixer des priorites.

Informations supplementaires

Vous avez un horaire regulier mais vous savez vous rendre disponible hors horaire y compris la nuit, le weekend et les jours feries pour le service de piquet selon tournus et interventions urgentes.

Entree en fonction : 01.02.2026 Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 100% Classe de fonction : 12 Contrat : Contrat de duree maximale de 36 mois Delai de candidature : 31.12.2025 Demande de renseignements : M. David Mathiot,responsable secteur projets techniques, david.mathiot@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.