Job Description

Mission

Notre communaute d'architecture travaille au sein et aux limites de ses disciplines pour se positionner dans le contexte actuel d'urgence climatique et sociale. S'appuyant sur la science, les technologies, les instruments theoriques et pratiques, l'architecture est un outil puissant pour transformer ces connaissances en projets et donner de nouvelles perspectives aux scenarios de la vie reelle.

L'assistant.e admnistratif.ve de l'Institut d'Architecture est en charge de l'administration de toutes les affaires inherentes a la gestion administrative de l'Institut, sous la direction du Directeur de l'Institut.

Principales taches et responsabilites

Gestion de l'IA :

Accueil et installation des nouveaux professeurs/nouvelles unites: sur indication du Decanat, du/de la responsable infrastructure ENAC, des services de la VPO et du directeur d'institut (DI), organisation de l'accueil des nouveaux professeurs, aide transitoire de secretariat (engagement de personnel, conseils divers sur budgets, fonctionnement en IA, acces, accreditation, cles, boite postale, etc.) Gestion administrative de dossiers sensibles et confidentiels en collaboration etroite avec le DI et le Decanat (dont promotions et nominations) Decomptes de frais: par delegation du DI, verification et validation des DF des unites de l'Institut Lancement des octrois aux unites IA sur delegation du directeur d'institut Gestion financiere de l'Institut, bilans mensuels, budgets, provisions, examen des demandes de subvention Soutien administratif de l'equipe SAR/IA Elaboration et redaction de divers documents et presentations en francais et en anglais pour des evenements internes/externes, des seminaires, seances, prise de proces-verbaux en anglais et francais

Infrastructure :

Gestion CAMIPRO de l'Institut (Acces, liste des Groupes, Unites, Acces par unite, gestion des cartes invites et renouvellement annuel) Mise a jour des infos sur CRISTAL concernant les locaux (departs, arrivees, mutations, etc.) Demandes de travaux, organisation de demenagements et emmenagements Accreditations Mise a jour et supervision de l'annuaire sur ATELA COSEC: mise a jour reguliere de la liste IA Inventaire IA et tenue a jour

Role de Responsable fonctionnelle des assistantes administratives de l'IA :

S'assurer que les assistantes de l'institut disposent des competences necessaires Identifier et attribuer une marraine a toute nouvelle assistante Organiser l'accueil et la formation des nouvelles assistantes de l'institut Superviser les ouvertures et fermetures de labo en soutien de l'assistante Etre la personne de reference pour toutes questions administratives (avec redirection vers les bonnes personnes si necessaire) Suppleance temporaire en cas d'absence d'une assistante administrative de l'institut

Projets, evenements IA :

Summer Chantier: administration du projet sur indication du/de la responsable de projet, budget, demandes de subventions, suivi financier, inscriptions, ordres de paiements Etudiants & Profs, communications aux etudiants, attestations, etc. Evenements ponctuels : Organisation en collaboration avec les unites Advisory Board : Liste des experts et courriers divers, convocations en coordination avec la Section, organisation des reunions avec la Section Procedures de candidatures de professeurs : planning visites en IA, organisation repas, infos diverses, coordination avec Decanat

Secretariat :

Preparation du Prix IA du meilleur enonce theorique Traitement des e-mails, Traitement des demandes du Directeur d'institut (DI), Relecture et corrections de textes, Economat IA, Co-organisation des Colleges des professeurs, catering et PV

Profil

Maturite professionnelle commerciale ou brevet federal d'assistante de direction ou titre juge equivalent Quelques annees d'experience dans une fonction similaire Solide connaissance de tous les aspects du fonctionnement administratif de l'EPFL Parfaite maitrise orale et ecrite du francais et de l'anglais. Maitrise approfondie des logiciels bureautiques et des outils de travail collaboratifs tels que Teams et Zoom. Sens aigu de la confidentialite et du service, aisance dans les relations tant a l'interne qu'a l'externe Fiabilite, flexibilite, rigueur dans l'execution des taches, sens des responsabilites, des priorites et de l'organisation, tolerance au stress Grande motivation, esprit d'initiative, autonomie, proactivite, esprit d'equipe

Nous offrons

Une position variee au coeur de la recherche en architecture dans une institution de renommee mondiale et dans un milieu international Une grande liberte dans l'orgnaisation des taches pour les personne proactives qui aiment assumer des responsabilites Un environnement et des conditions de travail flexibles et attractives

Informations

Date d'entree en fonction : 01/02/2026

Taux d'occupation : 50.00

Type de contrat : CDI

Reference : 1927