Job Description

Materialwissenschaft und Technologie sind unsere Leidenschaft. Mit unserer Spitzenforschung leisten die rund 1'100 Mitarbeitenden der Empa entscheidende Beitrage zum Wohle der Gesellschaft fur eine lebenswerte Zukunft. Die Empa ist eine Forschungsinstitution des ETH-Bereichs.
Assistent/in mit Zahlenflair 40% (a)
(LSR) is a world-leading group with research focus on the development of novel, biologically inspired flying robots for distributed sensing in air and water and autonomous robotic construction for digital infrastructure systems. The lab is based on a jointly funded Professorship by Empa and the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne (EPFL) and is specialised in robot design, hardware development and multi-modal robot mobility.
Ihre Aufgaben
In dieser vielseitigen Funktion ubernehmen Sie zentrale administrative und koordinative Aufgaben rund um das LSR:

• Sie organisieren die Administration des Labors und unterstutzen den Leiter sowie die Gruppenleitenden im Tagesgeschaft
• Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP - inklusive Projektcontrolling und -administration
• Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson fur das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen
• Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Auftrage, Adressen) und koordinieren die Archivierung
• Sie verantworten die Offentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanale des Labors
• Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen
• Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen
• Sie prufen und korrigieren Zeiterfassungsdaten
• Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen
• Sie ubernehmen die administrative Leitung des entstehenden Center of Competence for Sustainability Robotics

Ihr Profil

• Kaufmannische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturitat oder Matura, sowie mehrjahrige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
• Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universitat) ist ein Plus
• Ausgepragte Sozialkompetenz, Teamfahigkeit und eine dienstleistungsorientierte Haltung
• Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fahigkeiten
• Selbstandige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil
• Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wunschenswert

Unser Angebot
Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas - mit attraktivem Arbeitsplatz im international renommierten NEST-Gebaude. Die 40%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf ein hoheres Pensum sowie eine unbefristete Anstellung. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln! Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz der EPFL in Lausanne zusammen. Arbeitsbeginn ist der 1. September 2025 oder nach Vereinbarung.
a steht in unseren Stelleninseraten fur alle. Wir leben eine Kultur der Inklusion und des Respekts. Bei uns sind alle Menschen willkommen, die Lust auf innovative, nachhaltige und sinnstiftende Tatigkeiten haben - nur das zahlt.
Wir freuen uns auf Ihre vollstandige Online-Bewerbung inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome und Kontaktdaten von zwei Referenzpersonen. Bitte reichen Sie diese ausschliesslich uber unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berucksichtigt.