Job Description

Wir sind Alpen Energie GmbH, ein Photovoltaik-Unternehmen in Basel, das in der ganzen Schweiz Anlagen realisiert. Zur Entlastung der Geschaftsfuhrung suchen wir eine zuverlassige, strukturierte und diskrete Assistenz mit starkem Bezug zu Zahlen, Administration und Organisation. Du sorgst dafur, dass Finanzen, Dokumente und Ablaufe sauber gefuhrt sind und der Alltag der Geschaftsfuhrung reibungslos lauft.
Aufgaben

• Rechnungswesen: Rechnungen erstellen, prufen, verbuchen und nachverfolgen; Stammdaten pflegen und Zahlungen uberwachen.
• Buchhaltung & Administration: Belege, Quittungen, Kreditoren-/Debitorenunterlagen sammeln, einpflegen, sortieren und ablegen; Unterstutzung bei der Vorbereitung fur Treuhand/Revision.
• Lohnabrechnung: Vorbereitende Lohnbuchhaltung, Mutationen, Abrechnungen, Kontrolle von Spesen und Stunden.
• Liquiditats- und Zahlenubersicht: Laufende Ubersicht der Liquiditat, Offenen Posten, Kosten- und Einnahmenentwicklung; einfache Reports fur die Geschaftsfuhrung.
• Brief- und Postwesen: Eingang/Ausgang bearbeiten, Fristen uberwachen, Ablage fuhren.
• Personliche Assistenz der Geschaftsfuhrung: Entlastung im Tagesgeschaft, Priorisierung, Nachverfolgung offener Themen.
• Telefonate & Korrespondenz: Anrufe annehmen/fuhren, Kunden und Partner professionell betreuen.
• Terminplanung und Koordination: Kalenderfuhrung, Meetings organisieren, interne und externe Termine koordinieren.
• Dokumentenerstellung: Protokolle, Vertrage, Offerten-/Dokumentvorlagen, interne Schreiben und strukturierte Ablagen erstellen und pflegen.

Qualifikation

• Kaufmannische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjahrige Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung oder Rechnungswesen (KMU-Umfeld von Vorteil).
• Sicher im Umgang mit MS Office / Google Workspace; Erfahrung mit Buchhaltungssoftware und digitalen Belegprozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Zahlenaffinitat, Genauigkeit und Verlasslichkeit.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und saubere Arbeitsweise.
• Selbstandige, proaktive Personlichkeit mit sehr guter Organisation und Priorisierung.
• Freundliches, souveranes Auftreten am Telefon und im Kontakt mit Kunden/Partnern.

Benefits

• 60%-Anstellung mit klaren Verantwortlichkeiten und viel Eigenstandigkeit.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschaftsfuhrung, kurze Entscheidungswege.
• Sinnstiftende Arbeit in einem wachsenden Zukunftsmarkt (Energie/Photovoltaik).
• Moderner Arbeitsplatz in Basel mit professionellem, bodenstandigem Team.
• Gestaltungsspielraum, um Prozesse zu verbessern und Struktur einzubringen.
• Faire Vergutung und langfristige Perspektive.

Wenn du Ordnung liebst, Zahlen sauber fuhrst und gerne den Rucken der Geschaftsfuhrung freihaltst, passt du zu uns. Wir suchen keine reine ,,Termin-Assistenz", sondern eine zentrale Stutze fur Finanzen, Administration und Organisation. Wir freuen uns auf eine Person, die Verantwortung ubernimmt, mitdenkt und Stabilitat in den Alltag bringt.
Alpen Energie GmbH

Skills Required