Job Description

Du behaltst den Uberblick, liebst Abwechslung und hast Drive? Du kannst operativ mit anpacken, administrativ sauber abliefern und gleichzeitig Systeme, Prozesse und Kundenerlebnisse mitgestalten? Dann passt diese Rolle sehr gut zu Dir.
Wer wir sind
Das Community Services Team vom IFJ Institut fur Jungunternehmen betreibt zum einen den startup space in Zurich, Schlieren und unterstutzt zum anderen diverse weitere IFJ-Produkte und Services. Wir verbinden Tagesbetrieb (Mieter/innen, Event-, Seminar- und Meetingraume, Infrastruktur etc.) mit Business Operations (Vertragsmanagement, CRM-Fuhrung, buchhalterische Ablaufe etc.). Genau hier kommst Du ins Spiel.
Deine Rolle
Du bist ein zentrales Operations-Ruckgrat: Du haltst Faden administrativ und organisatorisch zusammen, sorgst fur saubere Ablaufe und unterstutzt dort, wo es im Alltag brennt - von Telefon uber Vertrags- und Rechnungsprozesse bis zur Kaffeemaschine und dem perfekten Setup im Sitzungszimmer.
Aufgaben
Operations & Tagesbetrieb (startup space)

• Erste Ansprechperson fur Mieter/innen, Interessent/innen und Gaste
• Sicherstellung eines professionellen Tagesbetriebs (Empfang und Anliegen)
• Koordination und Bereitstellung von Meeting- und Eventraumen (inkl. Technik/Catering)
• Ablaufkoordination vor Ort sowie einfache Nachbearbeitung

Administration

• Vertragsfuhrung, Updates, Ablage und Datenpflege
• Koordination von Ein- und Auszugen inkl. Ubergaben und Dokumentation
• Pflege und Qualitatssicherung von CRM- und Betriebsdaten
• Unterstutzung bei Rechnungsstellung sowie Debitoren-/Kreditoren-Inputs
• Erstellen von Reports

Qualifikation

• Hoher Drive: Du packst an, denkst mit und ubernimmst Verantwortung
• Freude an administrativer Arbeit: strukturiert, zuverlassig und genau
• Systemdenken: Du arbeitest gern mit Daten, Tools und Prozessen
• Freude an Kundenkontakt (keine Scheu vor Telefongesprachen)
• Sehr gutes Deutsch, gute Englischkenntnisse (Franzosisch ein Plus)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Flexibilitat: In Peak-Zeiten oder bei Events bist Du bereit, situativ mitzutragen
• Ein Wohnort zwischen Zurich und Winterthur ist vorteilhaft

Benefits

• Ein Team, das zusammenhalt: Wir ziehen an einem Strick, helfen einander aktiv und lassen niemanden hangen.
• Dynamik statt Konzernroutine: Viel Betrieb, wechselnde Prioritaten und ein Umfeld, das Mitdenken und Pragmatismus belohnt.
• Gestaltungsspielraum: Du kannst Ablaufe verbessern, Standards setzen und Themen wirklich vorantreiben.
• Breites Spielfeld: Von Tagesbetrieb uber Vertrage bis zu Events und Prozess- und Tool-Themen. Du lernst schnell viel und siehst Wirkung.
• Teamkultur: pragmatisch, unterstutzend und hilfsbereit

Falls dein Herz fur Gastfreundschaft brennt und du leistungsbereit bist, dann sende noch heute deine Bewerbung (CV und Motivationsschreiben).
IFJ Institut fur Jungunternehmen AG
Seit 1989 begleitete das IFJ Institut fur Jungunternehmen mehr als 175'000 Firmengrunder/innen auf dem Weg in die Selbstandigkeit. Jahrlich begleitet das IFJ schweizweit 20'000 Grunder/innen mit Beratungen, Intensivkursen, Workshops, Webinaren, Fachreferaten, Events, Businessplan-Tools, Business Software, Forderprogrammen und den Onlineservices fur Firmengrundungen, Handelsregisteranderungen und Markenschutz. Namhafte Partner und die offentliche Hand setzen auf Zusammenarbeiten mit dem IFJ. Dies erlaubt uns, den umfassenden Startup Support kostenlos fur Grunder/innen in der Schweiz zu bieten.

Skills Required