Job Description

Votre mission
La direction de l'organisation, de la securite de l'information et de la logistique (DOSIL) contribue a la mise en oeuvre des politiques publiques du departement des institutions et du numerique. Cette direction de support est rattachee au secretariat general du departement.
Dans ce cadre, nous recherchons un-e responsable logistique departemental-e qui devra dans le cadre de ses fonctions :

• Contribuer activement a l'elaboration de la strategie departementale d'investissements, de gestion et de mise a disposition des infrastructures du bati et non bati (etablissements pour la Police, Office cantonal de la detention, Office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires, Office cantonal de la population et des migrations et Office cantonal des systemes d'information et du numerique, programmation des transformations, suivi des renovations etc.). Assurer la representation du departement aupres des partenaires et departements concernes.
• Conseiller les autorites du departement et apporter une expertise de haut niveau en matiere de gestion des infrastructures existantes, en matiere d'evaluation et de gestion des nouveaux besoins en batiments. Evaluer les risques lies au domaine.
• Assurer que les principes de gestion de la logistique du DIN repondent aux besoins du departement et au cadre fixe par les decisions du college specialise de la logistique CSLOG. Veiller a l'elaboration des plans directeurs de la logistique du departement, notamment pour la gestion des vehicules, des flux du courrier et des inventaires, validation des demandes de renouvellement metier des offices.
• Garantir que le departement dispose des ressources logistiques necessaires a son activite.
• Assurer l'audit, le reporting et le controlling pour son domaine.

Plus specifiquement, en relation au domaine des batiments :

• Evaluer l'impact des priorites du DIN sur les infrastructures existantes et sur les besoins futurs en batiments.
• Effectuer les analyses des besoins prioritaires du DIN, en matiere de locaux, mais egalement d'equipements, de transport et de support a la gestion des flux materiels et informationnels, d'accueil, de circulation et de securite du public et des usages et proposer au Conseiller d'Etat et au Secretaire general une planification des investissements.
• En collaboration avec les offices, assurer la planification a court, moyen et long terme des investissements, le suivi des credits de renouvellement et de renovation ainsi que des depenses et du budget.
• Veiller a ce que les projets actuels du DIN, ses besoins futurs en batiments et ses priorites soient correctement integres dans les plans d'urbanisme du Canton soumis par le DT (Departement du territoire) pour l'OU office de l'urbanisme et l'OCBA office cantonal des batiments. De ce fait, le titulaire de la fonction est membre de la cellule de coordination des equipements, sites et batiments publics (CCESB), pilotee par l'OU.
• Au nom du DIN et en etroite collaboration avec les offices (principalement les directions d'infrastructure de l'OCD ou des batiments de la Police), conduire les travaux preparatoires menant a l'elaboration de PL de credit d'etude et d'investissement, notamment au niveau de la definition des besoins, de l'evaluation des equipements et de l'expose des motifs.
• Donner un preavis sur les demandes d'autorisation de construire et tous les dossiers lies a la logistique ou le departement est rapporteur ou co-rapporteur.
• Participer a l'identification des besoins nouveaux en locaux administratifs et specialises. A cet effet, conduire les analyses et travaux permettant d'identifier quelle sera la demande en locaux sur un horizon de 25 ans. Ces analyses doivent se faire en collaboration etroite avec la strategie politique, les directions generales et le plan d'amenagement cantonal elabore par le DT.
• Planifier, en collaboration avec le DT OCBA, les credits-programmes concernant les transformations, renovations lourdes et travaux d'assainissement dans tous les batiments occupes par le DIN.
• Veiller a ce que les travaux en cours dans des batiments DIN se deroulent conformement aux attentes, aussi bien du point de vue des delais que du cadre budgetaire. Le cas echeant, signaler tout manquement (malfacons, risques, etc.), proposer des actions correctrices et les mettre en oeuvre.
• Collaborer avec deux directions de l'OCBA (DTS, Gerance) pour la recherche et l'affectation de locaux et pour la gestion des locaux loues, au benefice du departement.

En relation au domaine logistique :

• Piloter, au sein du DIN, la mise en oeuvre du projet d'optimisation des locaux administratifs de l'Etat de Geneve (OLEG devenues ORLO). Participation active dans la definition et mise en oeuvre du concept de Smartoffice (travailler autrement et QVT (qualite de vie au travail)).
• Assurer la logistique du departement, notamment dans les domaines du courrier interne, des inventaires des equipements mobiliers, du garde-meuble et des demenagements.
• Participer au college specialise de la logistique de l'Etat (CSLOG), en veillant a exprimer les besoins specifiques du DIN.
• Gerer l'ensemble des demandes des offices en matiere de vehicules, le titulaire est le representant departemental envers MOVE.
• Piloter la mise en oeuvre et les actions specifiques liees au developpement durable (le titulaire est la personne de liaison du SME), touchant a l'occupation des locaux, a l'utilisation des energies, aux choix des consommables, a la gestion des dechets et des polluants.
• Gerer l'ensemble des demandes des offices en matiere de courrier postal, relations avec la poste. Le/la titulaire est representant-e departemental-e envers la poste.
• Presider a ce titre la seance logistique departementale regroupant tous les repondants logistiques de chaque office.

En relation au domaine securite :

• Identifier les situations a risque dans le domaine des batiments.
• Valider l'organisation departementale dans le domaine de la prevention des risques et veiller a sa mise en oeuvre.
• Participer, au nom du DIN, aux groupes de travail transversaux mis en place pour apporter des solutions a des problemes a fort impact politique (ex. task force conventions incendie, MSST).
• Proteger les batiments DIN de maniere a ce que la mission de securite puisse se faire dans les meilleures conditions. Participer aux actions de pilotage et aux travaux des groupes de travail transversaux de l'Etat.
• Accompagner les directions generales des offices a mettre en place l'organisation humaine permettant d'assurer une evacuation en cas d'incendie par exemple.

Votre profil
Formation :
Formation universitaire (niveau Master), completee par une formation utile a la fonction, par exemple dans la conduite de projets, la logistique, la gestion financiere et le suivi des investissements, la gestion des risques en entreprises, le facility management ou autre formation reconnue equivalente.
Vous disposez d'une experience de 5 a 10 ans dans un poste similaire.
Competences particulieres :
Vous savez travailler en reseau et dynamiser les equipes avec lesquelles vous collaborez. Au benefice d'une vision globale des thematiques liees a votre domaine, vous savez etablir des priorites, fixer des objectifs clairs, de meme que proposer des ameliorations et des innovations.
Vous avez un fort un esprit d'equipe et de l'entregent, une bonne capacite d'anticipation, un excellent esprit d'analyse et de synthese et de simplification ainsi qu'une grande rigueur et precision dans la conduite des missions confiees.
Des competences en gestion de projets, en pilotage du changement et en coordination interservices devront etre confirmees par une experience solide en lien avec des projets complexes.
Vous avez l'experience d'avoir travaille pour des clients exigeants, faites preuve de rigueur, d'integrite et d'ethique.
Vous traitez les donnees et les informations avec une confidentialite et une discretion absolue.
Connaissances specifiques :

• Des connaissances de l'administration cantonale constituent un atout.
• Maitrise parfaite de la langue francaise et excellente capacite redactionnelle.
• Maitrise des logiciels bureautiques standards fonctionnant sous Windows.

Vos avantages
Vous integrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'integrite, l'equite, la discretion et l'esprit de collaboration, l'impartialite et la disponibilite; ou l'egalite entre hommes et femmes est garantie.
Vous profiterez de prestations sociales de qualite, developper des competences grace a une offre en formations continues importante et variee, et beneficier de possibilites d'evolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.
Observations
Les offres de service etant traitees electroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplomes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message.
Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en consideration.
Les dossiers incomplets ne seront pas etudies.
En cas d'engagement, il sera necessaire de fournir une preuve d'equivalence pour les diplomes etrangers.
Lieu de travail
Rue Henri-Fazy 2