Job Description

A propos de nous

Situe a 1 250 metres d'altitude, au coeur du village de Villars-sur-Ollon, le Villars Palace s'impose comme une icone intemporelle de l'hotellerie de luxe alpine, ou le charme historique se marie a un raffinement contemporain. Entierement renove en 2022, l'etablissement abrite 103 chambres et suites elegantes, un restaurant gastronomique, un bar convivial, ainsi qu'un vaste espace bien-etre de 2 300 m, pense comme un veritable havre de detente. Depuis ses terrasses et nombreuses chambres, les hotes profitent de vues a couper le souffle sur les Alpes suisses, offrant un spectacle naturel en toute saison. Adresse de choix pour les voyageurs en quete d'authenticite comme pour les evenements prives ou professionnels, le Villars Palace propose des infrastructures de pointe pour seminaires, retraites et celebrations exclusives. Membre du Villars Alpine Resort, il incarne l'excellence de l'hospitalite suisse. En 2024, il a rejoint les cercles prestigieux des "Swiss Deluxe Hotels" et des "Leading Hotels of the World", consacrant son statut d'adresse alpine d'exception.

Mission

Avant l'arrivee des clients

Assurer le suivi administratif des dossiers groupes et evenements, en garantissant la collecte, la mise a jour et la conformite des informations sous la supervision de l'Events & Groups Executive. Preparer et produire l'ensemble des documents contractuels et operationnels (contrats, fiches techniques, ordres de service, rooming lists), en respectant les standards internes et les exigences clients. Mettre a jour les contingents de chambres, les allotements et toutes les donnees clients dans le systeme de reservation (Opera Cloud ou equivalent), afin d'assurer la fiabilite des informations transmises aux equipes operationnelles. Coordonner la communication interservices en veillant a la diffusion claire, complete et ponctuelle des informations essentielles a la bonne preparation des evenements. Participer activement a la redaction et a la transmission des ordres de service, en respectant les delais impartis et les procedures internes. Contribuer a la creation des supports evenementiels (menus, signaletique, papeterie), en garantissant leur conformite avec la demande client et l'identite visuelle de l'etablissement.

Durant l'evenement

Assister l'Events & Groups Executive dans le suivi operationnel quotidien des evenements sur site, afin d'assurer la fluidite des prestations et la satisfaction client. Servir de relais operationnel entre les clients et les equipes internes, en facilitant la communication et en apportant des reponses rapides aux besoins exprimes. Gerer les ajustements de derniere minute (horaires, salles, prestations supplementaires), en s'assurant de leur bonne prise en compte par les services concernes. Suivre la qualite et la bonne execution des prestations, en veillant au respect des standards de service et des engagements contractuels. Garantir la mise a jour continue des elements necessaires a la facturation, en coordination avec le service financier, afin d'assurer l'exactitude des donnees transmises.

Apres l'evenement

Contribuer a la preparation des factures finales, en controlant les prestations realisees et en s'assurant de l'exhaustivite des elements de facturation. Participer au recueil et a l'analyse des feedbacks clients, pour soutenir l'amelioration continue du service et le suivi de la satisfaction. Mettre a jour la base de donnees clients et les outils statistiques, en garantissant la fiabilite des informations collectees. Soutenir les initiatives de fidelisation et de prospection du departement, en contribuant a la mise en valeur des retours clients et des opportunites commerciales.

En collaboration avec son/ses superieurs

Assurer le soutien administratif quotidien du departement, en participant a la gestion documentaire, au classement et au suivi des dossiers internes. Assister a la preparation des supports de presentation, des rapports mensuels et des analyses d'activite, conformement aux attentes de la hierarchie. Participer activement a la formation et a l'integration des nouveaux collaborateurs et stagiaires, afin de garantir la transmission des bonnes pratiques et des standards internes. Veiller au respect des procedures internes et a l'application des standards de qualite, en contribuant au controle regulier des processus et a leur amelioration continue.

Profil

Formation

Formation de type ecole hoteliere ou commerciale (CFC, BEP, Bac Pro, Bachelor ou equivalent).

Une specialisation en gestion hoteliere ou en organisation d'evenements constitue un atout apprecie.

Experience

Premiere experience reussie dans un poste similaire, idealement acquise dans un etablissement hotelier haut de gamme (4 ou 5).

Competences techniques

Tres bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook) et aisance dans l'utilisation de Canva.

Connaissance des logiciels de gestion hoteliere, Opera Cloud constituant un avantage significatif.

Excellente maitrise du francais et de l'anglais, a l'ecrit comme a l'oral ; la pratique d'autres langues est un atout supplementaire.

Qualites personnelles

Excellentes competences relationnelles et aisance dans la communication avec des interlocuteurs varies.

Tres bonne organisation et sens aigu du detail dans la gestion des taches quotidiennes.

Personne polyvalente, flexible, fiable et capable de gerer simultanement plusieurs demandes dans un environnement dynamique.