Job Description

Intro
Du bist erfahren im Service und hast Lust bei regelmassig stattfindenden Networking-Treffen hochrangiger Fuhrungskrafte in Zurich zu unterstutzen? - Dann ist dieser Job ggf. genau richtig fur Dich!
Info zu den Events:

• Was? Netzwerktreffen von ca. 10-20 hochrangigen Fuhrungskraften mittelgrosser und grosser Firmen, in entspannter Atmosphare, bei gutem Essen und Trinken.

• Wann? 1 Mal im Monat, immer dienstags, mittwochs oder donnerstags von 18:30 bis 23:00 Uhr. Du solltest moglichst immer dabei sein konnen. Die Termine stehen mindestens 3 Monate im Voraus fest.
• Wo? In Feinkostrestaurants im Zentrum von Zurich.

Startdatum
Mitte bis Ende Januar 2026. Ab da ein Event pro Monat. In der Zukunft ggf. auch mehr Events.
Zeitinvestment
Rechne mit einem Gesamtaufwand von etwa 7-9 Stunden pro Event, inklusive:

• 1 Stunde Vorbereitung
• 4-5 Stunden beim Event
• 1-2 Stunden Nachbereitung

Vergutung
Die Vergutung betragt pauschal 190 EUR pro Event, plus 20 EUR zur Deckung kleinerer Ausgaben wie Druck- und Fahrtkosten. Du solltest in der Lage sein, uns Rechnungen zu stellen.
Uber SAWOO
SAWOO ist ein internationales, dynamisches, 20-kopfiges Unternehmen aus Munchen. Wir bauen und betreiben Communitys, die Fuhrungskrafte grosser Unternehmen zusammenbringen, um diese durch kollaboratives Lernen und Networking zu unterstutzen, Herausforderungen zu meistern und sich personlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Dazu organisieren wir monatliche physische Netzwerktreffen (aktuell ca. 20/Monat), Konferenzen (aktuell 3/Jahr), Podcasts sowie weitere Netzwerk-Moglichkeiten fur die Community-Mitglieder. Mitglieder unserer Communitys sind beispielsweise Fuhrungskrafte renommierter Firmen, wie Mercedes, Porsche, Airbus, Amazon, Siemens u. v. m. Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communitys willkommen zu heissen.
Beispiele der Communitys, die wir betreiben:
LEADERS IN CONSULTING
Level Up HR
The Procurement Initiative
Besuche unsere Website fur weitere Informationen. Verwende eine Suchmaschine ? SAWOO GmbH.
Your tasks
Deine Aufgabe:
Du bist verantwortlich fur die Vorbereitung, Durchfuhrung und Nachbereitung unserer regelmassig stattfindenden "Confidential Forums".
Vorbereitung:
Ausdrucken und vorbereiten von Namensschildern und Fragebogen fur die Teilnehmer:innen sowie einiger anderer Unterlagen fur den Confidential Forum Host.
Mitbringen anderer kleinerer Materialien, wie Stifte und Clipboards
Einpragen der Teilnehmernamen, sodass Du diese bei Ankunft personlich begrussen kannst.
Wahrend des Confidential Forums:
Kleinere Vorbereitungen des Veranstaltungsorts und letzte Absprachen mit dem Event Host und dem Personal der Location, bevor die Gaste eintreffen.
Freundliche Begrussung der Gaste und Uberreichen der Namensumhanger.
Abhaken und Fullen der Teilnehmerliste und Deiner Aufgabenliste.
Sicherstellen, dass das Service-Personal die Gaste mit ausreichendem Essen und Getranken versorgt, oder selbst aktiv nach Getrankewunschen fragen.
Unterstutzung des Confidential Forum Hosts bei samtlichen Angelegenheiten wahrend des Events.
Aufnehmen von Fotos der Veranstaltung fur soziale Medien.
Filmen der Vorstellungsrunde, sodass wir die Teilnehmenden nach dem Event, basierend auf deren genannten Herausforderungen und Erfahrungen, miteinander verknupfen konnen.
Sicherstellen, dass die Agenda vom Confidential Forum Host grob eingehalten wird.
Sicherstellen, dass die Gaste einen Exit-Fragebogen vor Verlassen des Events ausfullen und diese einsammeln.
Kurzes Interview mit dem Event Host durchfuhren und aufnehmen.
Nachbereitung noch am Abend des Events:
Ausfullen eines eigenen kleinen Fragebogens, um uns Feedback zum Event zu geben.
Erganzen der Teilnehmerliste mit den bei der Vorstellungsrunde genannten Herausforderungen und den Erfahrungen der Teilnehmenden (unterstutzt durch die Videoaufzeichnung).
Sicherstellen, dass die Teilnehmerliste vollstandig und korrekt gefullt ist.
Upload der Teilnehmerliste sowie samtlicher Fragebogen, Bilder und Videos.
Deine Ziele:
Above & beyond guest experience: Wir bieten erstklassigen Service, um einen unvergesslichen Aufenthalt bei unseren Confidential Forums zu gewahrleisten. Dazu ubertreffen wir die Erwartungen unserer Community-Mitglieder und konzentrieren uns auch auf Kleinigkeiten, denn diese sind am Ende ausschlaggebend.
Saubere Arbeitsweise: Du lasst bei der Vor- und Nachbereitung der Events grosse Sorgfalt walten. Speziell stellst Du sicher, dass uns die Teilnehmerliste, Fragebogen, Bilder und Videos absolut vollstandig und noch am Abend des Events erreichen. * Proaktive Kommunikation: Du kommunizierst proaktiv, wenn Du Feedback oder Anregungen hast, oder Dir ein Missgeschick unterlaufen ist. Denn nur so konnen wir immer besser werden.
Your profile
Du verfugst uber mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Hotellerie (bevorzugt Empfang oder Service), Gastronomie oder High End Eventbranche und weisst somit, was exzellenten Service ausmacht
Du gehst sicher und professionell mit internationalen Gasten und Fuhrungspersonen um
Du sprichst muttersprachliches Deutsch und kannst flussig auf Englisch kommunizieren
Du bringst vollen Einsatz, bist proaktiv und hast Lust Gas zu geben
Du bist zuverlassig und lasst grosse Sorgfalt bei der Vor- und Nachbereitung der Confidential Forums walten
Du bist offen fur Feedback und neue Ideen
Benefits

• Wettbewerbsfahige Vergutung von 210 EUR pro Event.
• Gute Planbarkeit, da die Event-Termine mindestens 3 Monate im Voraus feststehen.
• Direkter Kontakt zu hochrangigen Entscheidungstrager:innen, renommierter Unternehmen und Einblicke in deren Denken, Handeln und Herausforderungen.
• Spannende Einblicke in aktuelle Trends und Herausforderungen verschiedener Branchen.
• Entwickeln organisatorischer und kommunikativer Fahigkeiten sowie Erfahrungen im Eventmanagement sammeln.

Outro
Fur weitere Informationen, Einblicke und unsere Unternehmenswerte besuche unsere Website. Verwende eine Suchmaschine ? SAWOO GmbH.
Wir freuen uns darauf, von Dir zu horen!

Skills Required