Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Le Departement de chirurgie assure la prise en charge des patientes et patients, a la fois en electif et en urgence. Il represente un centre d'excellence, non seulement helvetique, mais egalement europeen dans plusieurs domaines et dans plusieurs de ses specialites chirurgicales.


Le Departement de chirurgie accueille chaque annee des dizaines de visiteuses et visiteurs exterieurs venus faire un stage de perfectionnement. Avec 8 specialites chirurgicales, il emploie environ 900 collaborateurs et collaboratrices pour un volume d'activite de pres de 200 MCHF.


Les huit services medicaux qu'il regroupe fonctionnent de maniere autonome pour les soins aux patients et patientes. Ils restent lies fonctionnellement et structurellement en matiere : de budget, d'enseignement, de formation et d'activites academiques, ??de partage de blocs operatoires, de prise en charge des urgences chirurgicales et ??d'activites liees a la chirurgie humanitaire et le budget commun departemental.

Description du poste

Dans le cadre de vos fonctions, vous contribuez a la bonne gestion administrative, financiere et logistique du departement. Vous preparez, gerez et assurez le suivi de dossier complexes confies par la hierarchie. Vous prenez des decisions en vertu d'une delegation de pouvoir confiee par la hierarchie.


Vous prenez en charge les taches administratives et financieres inherentes a l'organisation et a la mission du departement. Vous procedez a la collecte, la synthese, l'analyse d'informations et de donnees et assurez leur diffusion aux personnes concernees. Vous participez egalement a des projets de services et soutenez votre hierarchie dans le pilotage de projet de grande envergure.


Vous participez a des groupes de travail et des commissions tout en developpant et en entretenant les contacts necessaires a la realisation des missions citees ci-dessus.


Vous gerez en autonomie les fonds hors exploitation du departement et a cette fin, vous collaborez avec les chercheurs et les medecins cadres. Vous etablissez les rapports des fonds et collaborez etroitement avec la comptabilite.


Vous gerez de maniere autonome des dossiers jusqu'a leur finalisation dans un ou plusieurs domaines relevant des competences du ou de la responsable administrative et financiere adjointe. En fonction de l'organisation du departement, vous pouvez assurer la fonction de correspondant financier pour la gestion des fonds de tiers du departement :


La gestion des locaux, des equipements, des travaux et de la logistique du departement ;

La gestion des achats et de l'approvisionnement du departement ;

La qualite des processus de documentation clinique du departement.


Vous assurez le traitement integral des dossiers, evaluez les besoins, analysez les demandes, recoltez les informations et prenez les actions necessaires. Vous assurez le suivi des dossiers, leur planification, leur realisation, leur comptabilisation, gerez la correspondance, passez des commandes, etablissez des rapports et effectuez des controles. Vous tenez le role de referent au sein du departement pour le ou les domaines concernes, proposez et formalisez les procedures de travail, facilitez l'introduction des nouveaux processus ou fonctionnalites, assurez l'information, la formation et le support.


Vous prenez des decisions en vertu d'une delegation de pouvoir confiee par la hierarchie, dans le respect des budgets et directives en vigueur, en prenant en compte les besoins des utilisateurs et utilisatrices.


Vous prenez en charge les taches administratives et financieres inherentes a l'organisation et a la mission du departement. Vous soutenez les services du departement dans leur gestion administrative et financiere, contribuez a leur bon fonctionnement operationnel, leur performance, leur developpement, leurs projets et l'optimisation de leurs processus. Vous soutenez le ou la responsable administrative et financiere et son equipe dans la realisation de leurs missions, gerez la correspondance et le referentiel documentaire. Vous mettez a jour les procedures.

Qualifications

Vous etes au benefice d'une maturite gymnasiale ou professionnelle commerciale/economique completee par une formation complementaire en gestion administrative et financiere (IFAGE/CAS), ou equivalent.


Vous avez entre 3 a 5 ans d'experience dans une fonction similaire. Vous possedez des bonnes connaissances en gestion administrative et financiere, comptabilite, informatique (Excel, ERP, business intelligence, bureautique), contrats et/ou gestion de projet.


Vous possedez une bonne capacite d'analyse et de synthese ainsi qu'une bonne capacite d'ecoute. Vous faites preuve d'aisance relationnelle, avec un attrait pour le travail en equipe et la collaboration multidisciplinaire. Vous etes une personne avec un sens de l'organisation et une rigueur elevee. Vous etes force de proposition pour automatiser les controles et les etats financiers des fonds sous votre gestion.

Informations supplementaires

Horaires reguliers

Entree en fonction : Des que possible Nombre de poste : 1 Taux d'activite : 60% a 80% Classe de fonction : 14 Type de contrat : CDI Delai de candidature : 08.12.2025 Demande de renseignement : Mme C. Rosset, responsable administrative et financiere, tel 022 372 77 70

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.