Job Description

Assister le HRD, le HRBP et le Payroll & HR Op. Specialist du Hub Suisse dans les missions RH courantes. Coordination des taches administratives RH pour la population des 3 entites legales (CSA, CGI et Facto). Relai RH pour le personnel terrain CH romand et CH alemanique.
Vos responsabilites:
Cycle de vie des collaborateurs et support administratif pour les 3 entites (200 collaborateurs):

• Entree : redaction et envoi des contrats de travail (FR/ALL), recensement documents (selon check liste entree), creation des dossiers RH (physique et numerique), et scan des differents documents pour transmission des infos au payroll. Envoi fiche entree aux differents departements. Completer fichier central.
• Mutation : redaction des avenants, mise a jour des donnees dans les dossiers (physique et numerique), envoi fiche modification aux differents departements. Scan des documents pour transmission au payroll. Completer fichier central.
• Sortie : redaction des differents documents (lettre licenciement, confirmation fin de contrat). Envoi fiche sortie aux differents departements, envoi du formulaire pour le certificat de travail au N+1 puis etablissement du certificat de travail (FR/ALL). Scan et transmission de documents au payroll. Completer fichier central

Administratifs RH :

• Etablissement d'attestations diverses (FR/ALL)
• Gestion des mises a jour de donnees sur le site intranet de l'entreprise (annonces entrees, sorties, naissances, mises a jour des documents internes, evenements divers)
• Traitement des courriers/gestion de la boite email RH
• Participation a l'organisation des divers evenements de l'entreprise (soiree Noel/Noel enfants, team building, sondages, etc)
• Assister les collaborateurs pour les differentes plateformes/applications : EBC de Trianon, ExpertLine/Tipee, C4U, connexion adresse mail et questions diverses RH.

Assurances sociales/permis:

• En support au Payroll & HR Op Specialist, recolter les documents aupres des collaborateurs pour : renouvellement de permis, allocations familiales, allocations maternite et paternite. Suivi des decisions, transmission des informations au payroll.

Gestion des absences

• En collaboration avec le Payroll & HR Op. Specialist, verification de la saisie des absences dans le systeme dedie (Expertline/Tipee) et s'assurer du respect des differents reglements (solde vacances, heures supplementaires, travail jours feries/dimanche). Suivi des absences maladie et accident (conformite certificats, prolongation, etc.).
• Mise a jour a chaque changement des informations sur le fichier envoye de maniere mensuelle a ExpertLine/Tipee (calculs du droit aux vacances, donnees personnelles, changement de manager, etc.)

Jubilaires

• Preparation des listes par annee (rapport Finance/Compta avec splitting par departement/cost center)
• Saisie des PO sur le logiciel de comptabilite Workday
• Commande des cadeaux
• Suivi des factures avec les fournisseurs et validation PO
• Preparation des courriers, envoi des e-mails aux collaborateurs pour le jour J et organisation de la remise des cadeaux en fin d'annee.

Anniversaires

• Mise a jour du listing des anniversaires
• Envoi du listing mensuel a la Retail Manager et Sales Operations Manager pour le personnel terrain
• Gestion de l'envoi des cadeaux pour le terrain
• Envoi des emails anniversaire le jour meme
• Remise des cadeaux aux collaborateurs de Plan-les-Ouates

Organisation journee onboarding

• Preparation du dossier du nouveau collaborateur pour le Onboarding (contrat et annexes)
• Preparation du bureau et du kit d'accueil (verification du materiel avec IT, Services Generaux, etc)
• Envoi des invitations pour le 1er jour (mail au nouveau collaborateur, invitations aux differents departements, accueillir le collaborateur le 1er jour, etc.)
• En collaboration avec le HRBP/HRD presenter la partie systemes au nouveau collaborateur lors de l'onboarding.

Recrutement

• Poster les postes ouverts sur notre plateforme interne et activer les liens pour le posting en externe (Linkedin, OCE, etc)
• Preselectionner les CVs et les proposer au Manager
• Pour le terrain (vendeuse et estheticienne), organiser les entretiens et y participer avec le line Manager.
• Faire des feedbacks suite aux entretiens et aider a la prise de decision d'engagement.

Votre profil:

• 3-5 ans d'experience dans un departement RH/admin du personnel
• Excellent niveau en francais (redactionnel/oral). Allemand niveau intermediaire souhaite.
• Excellente maitrise des outils MS Office (Word avance et bon niveau d'Excel)
• Connaissance de SAP/Workday
• Certificat de gestionnaire RH ou equivalent
• Sens aigu de la confidentialite et de la discretion
• Autonome, flexible, et excellente organisation
• Positive, pragmatique, problem solving et analytique

Skills Required