Job Description

Junior Family Officer

100%

Cahier des charges Lifestyle & Conciergerie :

Organisation de deplacements, vacances et evenements prives

Reservation de vols commerciaux et/ou coordination et mise en place des vols prives ;
Gestion des transferts avec les societes de taxi et chauffeurs prives ;
Reservations et organisation d'activites, restaurants, etc.

Gestion, coordination et suivi des differentes couvertures et polices d'assurances

Mise en place de nouvelles polices d'assurance avec le soutien de nos courtiers partenaires
Suivi des paiements des primes, coordination des revues annuelles et mise a jour

Etablissement des declarations de sinistres, suivi et controle jusqu'a cloture des cas

Gestion, recherche et recrutement d'employes de maison

Suivi administratif en lien avec l'activite des employes de maison ;

Controle, monitoring et suivi accru des depenses effectuees par les employes de maison ;

Gestion des paies avec le soutien de la fiduciaire partenaire ;

Coordination et suivi des thematiques assurances, absences/maladies, vacances, etc.

Divers travaux d'archivage et enregistrement des pieces et documents supports

Accompagnement et gestion au jour le jour des differentes taches de la vie courante en lien avec les familles (rendez-vous de medecins, scolarites, achats divers, livraisons, suivi de commandes, etc.)

Cahier des charges Property Management :

Taches administratives et techniques variees en lien avec la gerance et l'administration de biens

Deplacements et visites des proprietes sous gestion

Gestion administrative des proprietes

Prise de contact et interactions quotidiennes avec les fournisseurs et les prestataires externes pour la mise en place et la coordination de l'entretien des proprietes (maintenance courante) ;

Suivi des projets de renovation, des travaux, des projets de construction ;

Diverses taches administratives inherentes a l'administration et l'exploitation courante des biens immobiliers, realisation d'appels d'offres, verifications des devis et suivi des budgets, controle et suivi de la facturation.

Contacts avec les locataires occupants les biens

Etablissement des baux avec le soutien de l'equipe legale ;
Mise en place des etats des lieux et etablissement de la documentation associee ;

Suivi administratif et financier des locations et etablissement de rapports et presentations aux proprietaires.

Profil recherche :

Premiere experience dans un family office souhaitee

Personne extremement fiable ayant un sens aigu de la confidentialite

Grand sens des responsabilites, precis(e), et consciencieux(se)

Autonomie dans la gestion de projets

Dispose(e) a voyager de maniere sporadique

Excellente maitrise des outils informatiques usuels (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Parfaite connaissance des langues francaise et anglaise, et une aisance redactionnelle dans ces deux langues

Motive(e), curieux(se), organise(e), possedant une grande ouverture d'esprit et souhaitant travailler sur de multiples projets, a la fois de maniere autonome et en equipe

De nationalite suisse ou permis valable, domicilie(e) en Suisse

Permis de conduire valable

Entree en fonction : Immediate / a convenir
Type d'emploi : CDI
Lieu de travail : Geneve

Type d'emploi : 100%

Lieu du poste : En presentiel