Job Description

Sie wunschen sich eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe mit Schwerpunkt Administration? Sie sind ein Organisationstalent mit Zahlenflair und Sinn fur Struktur? In einem lebhaften Umfeld fuhlen Sie sich wohl, behalten den Uberblick und sorgen mit Ruhe und Weitblick fur reibungslose Ablaufe? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Departement:

Life Sciences und Facility Management

Arbeitsbeginn:

per 01.02.2026 oder nach Vereinbarung


Aufgaben
Sie ubernehmen eine zentrale Rolle im administrativen und organisatorischen Bereich des Instituts fur Lebensmittel- und Getrankeinnovation (ILGI) und sind erste Ansprechperson fur Mitarbeitende, Forschungsleiter: innen, Zentrumsleitungen sowie den Institutsleiter. Ihre Aufgaben umfassen unter anderem:

Administrative Unterstutzung und operativer Support fur verschiedene Leitungspersonen Pflege und Weiterentwicklung von Webseiten auf SharePoint Verantwortung fur die Standardisierung und Optimierung administrativer Prozesse unter Berucksichtigung der KI-Entwicklungen Enge Zusammenarbeit mit und Unterstutzung der Leiterin Administration & Support Koordination und Mitwirkung bei der Planung von Leistungsvereinbarungen Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen mittels SAP Kontierung und Prufung von Lieferantenrechnungen Aktive Mitgestaltung und Optimierung administrativer Prozesse (KVP) Durchfuhrung von Projektauswertungen und Berichten mit SAP Nutzung eines CRM-Tools und Datenpflege zur Unterstutzung der Projekt- und Kundenkommunikation

Profil
Sie verfugen uber

eine abgeschlossene kaufmannische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mehrjahrige Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen oder akademischen Umfeld sowie einen versierten Umgang mit SAP-SD, insbesondere in der Rechnungsstellung und Projektauswertung.


Sie beweisen

Ihren sicheren Umgang mit MS Office 365 und den sich schnell entwickelnden KI-Elementen sowie idealerweise zusatzlich mit CRM-Systemen. Ihre Erfahrung im Umgang mit SharePoint-Webseiten und auch darin, dass Sie fruhzeitig deren Weiterentwicklungsbedarf erkennen und planen. ein starkes Flair furs Organisatorische und leben ein Dienstleistungsbewusstsein, ubernehmen Verantwortung fur ihre Zustandigkeit und behalten dank ihres Austausches mit dem Umfeld den gemeinsamen Auftrag im Blick. die strukturierte Arbeitsweise, auch darin, indem sie sich proaktiv den sich abzeichnenden Themen widmen. Teamgeist und leben Wertschatzung.


Dafur stehen wir
Die ZHAW Zurcher Hochschule fur Angewandte Wissenschaften ist mit uber 14'000 Studierenden und uber 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grossten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.



Die ZHAW setzt sich fur geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fordern. Wir setzen uns zudem fur eine hindernisfreie Hochschule ein. Wir motivieren Menschen mit Behinderung sich zu bewerben.



Life Sciences und Facility Management: Studieren und Forschen in Wadenswil: praxisnah, kreativ, leidenschaftlich und reflektiert. Mit unseren Kompetenzen in Life Sciences und Facility Management leisten wir auf den Gebieten Environment, Food, Health einen wichtigen Beitrag zur Losung unserer gesellschaftlichen Herausforderungen und zur Erhohung unserer Lebensqualitat



Institut fur Lebensmittel- und Getrankeinnovation: Wir verstehen Lebensmittel - dieser holistische Ansatz leitet unser Institut. Wir beachten alle fur Lebensmittel relevanten Entwicklungen in Gesellschaft, Wirtschaft, Technik und Natur. Dabei fokussieren wir in Lehre, Forschung, Weiterbildung und Dienstleistung auf managing the making of better food and beverages - in enger Zusammenarbeit mit Unternehmen, Institutionen und Behorden.

Aber nicht nur in unseren Hauptthemen sind wir ganzheitlich unterwegs: Seit Juli 2023 arbeiten und leben alle Forschungsgruppen unter einem Dach. Diesen grossen Wechsel haben wir gemeinsam mit einem ILGI-Werteprozess erganzt. Diese Werte bringen wir mehr und mehr in den Alltag ein.

In unserem dreikopfigen, aktuell noch rein weiblichen Team Admin&Support arbeiten wir kollegial zusammen, pflegen einen engen und transparenten Informationsaustausch und stellen gegenseitig sicher, dass alle ihr Bestes geben konnen - dabei ist der Humor auch bei uns ein hilfreicher Geselle. Die Geschlechtervertretung im Institut ist sehr ausgewogen und darum sind wir gespannt auf Bewerbungen, die uns eine weitere Facette im Team ermoglichen.

Wir schatzen die Jahresarbeitszeit, um intensivere Phasen in ruhigeren Zeiten ausgleichen zu konnen. Ihre Verfugbarkeit vorausgesetzt ist ein Arbeiten im Home-Office moglich. Unsere offene Fehlerkultur und das gute Miteinander starken uns fur die nachsten Herausforderungen. Bestimmt mochten Sie mittelfristig mit Wissen bspw. aus einer Weiterbildung unser Team starken. Das Angebot, das uns zur Verfugung steht, ist breit und die ZHAW unterstutzt dieses Engagement.


Das bieten wir an
Wir bieten hochschulgerechte Arbeits- und Anstellungsbedingungen an und fordern aktiv die Personalentwicklung unserer Mitarbeitenden und Fuhrungspersonen. Eine detaillierte Beschreibung der Vorteile ist auf der Webseite Arbeiten an der ZHAW zu finden. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

Arbeitskultur

Work-Life-Balance

Diversitat und Inklusion

Personliche Entwicklung

Okologische, okonomische und soziale Nachhaltigkeit an der ZHAW

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Lohn und Vorsorge

Kontakt

Brigitta Kreuzer-Seiler

Leiterin Administration des Instituts


+41 (0) 58 934 50 67

brigitta.kreuzer-seiler@zhaw.ch

Manuela Laure

Recruiting Manager


manuela.laure@zhaw.ch