Job Description

Pour le compte de notre client, un acteur majeur a l'international dans l'industrie des produits de maison et de rangement, nous recherchons un Office Manager temporaire a 40%, present les lundis et jeudis a 100%. La personne sera responsable de la gestion administrative et operationnelle du bureau, de la coordination des envois bi-hebdomadaires des produits Fine Writing, de l'accueil des visiteurs, de l'organisation des reunions et evenements locaux, ainsi que du suivi des fournisseurs et prestataires. Mission de 3 mois renouvelable, demarrage immediat pour assurer la passation avec l'Office Manager actuel.

Missions principales

Accueillir et orienter les visiteurs, assurer la securite du bureau. Gerer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois speciaux. Receptionner les appels telephoniques et les rediriger vers les collaborateurs appropries. Fournir un support administratif general, preparer la correspondance et les documents necessaires. Coordonner les reunions, organiser les services traiteur et participer a l'organisation ponctuelle d'evenements internes. Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs et la facturation liee a l'office management. Suivre l'espace de travail, le materiel et les fournitures pour garantir un environnement optimal pour les collaborateurs et visiteurs. Servir de point de contact principal pour le support IT local, la gestion des reseaux, de la telephonie mobile et des equipements de bureau. Participer au processus d'onboarding et d'offboarding des collaborateurs en coordination avec les equipes RH et IT. Experience de minimum 1 an en Office Management en parallele des etudes. Personne proactive, loyale, fiable et discrete, avec un fort sens du service. Capacite a gerer plusieurs priorites et a travailler de maniere autonome. Tres bonnes competences organisationnelles et communicationnelles. Francais et anglais courants. Maitrise des outils MS Office, et idealement connaissance de SAP. Capacite a interagir avec tous les niveaux de l'organisation, de la direction aux collaborateurs. Sens de l'initiative, esprit d'equipe et flexibilite. * Disponibilite pour demarrer au plus vite.