Job Description

Escola ist eine junge, dynamische Firma mit Startup-Charakter im Zentrum von Zurich. Wir entwickeln eine umfangreiche Schulsoftware, die den Alltag von Lehrpersonen, Schulverwaltungen, Schulleitungen, Eltern und Schuler:innen in uber 400 Schulen der Schweiz spurbar vereinfacht.
Damit bei uns weiterhin alles rund lauft, suchen wir eine strukturierte, zuverlassige und engagierte Personlichkeit, um unser Backoffice- & Marketing-Team sowie unsere Geschaftsleitung zu unterstutzen.
Du sorgst dafur, dass Prozesse sauber funktionieren, Mitarbeitende gut betreut sind und Zahlen, Vertrage und die Ablaufe in der Administration stimmen - kurz: Du haltst uns den Rucken frei und bist in anspruchsvollen Situationen auch bereit, die Extra-Meile zu gehen.
Aufgaben
? Unterstutzung Marketing & Assistenz Geschaftsleitung

• Administrative Unterstutzung der Geschaftsleitung
• Vorbereitung von Unterlagen fur Prasentationen und Sitzungen
• Unterstutzung bei Marketing-, Messe-, Versandaktionen oder Messeaufbau-Arbeiten (von Vorteil: Fuhrerausweis, unter anderem fur den Transport von Messematerialien)

? Unterstutzung bei den Finanzen & Buchhaltung

• Rechnungsstellung
• Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
• Pflege von Kunden-, Vertrags- und Rechnungskontakten
• Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen
• Unterstutzung bei Jahresabschlussen
• Kontrolle externer Buchhaltungsarbeiten
• Pflege von Budget-, Hardware- und anderen Ubersichtslisten

??? Unterstutzung im HR & Personaladministration

• Ansprechperson fur Mitarbeitende bei administrativen Anliegen
• Personalverwaltung (u.a. Eintritte, Mutationen, Jubilaen, Erstellung von Arbeitsvertragen)
• Bewerbermanagement: Publikation von Inseraten, Mithilfe beim Bewerbungsprozess, Vorbereitung von Bewerbungsgesprachen
• Organisation von internen Weiterbildungen/Events

? Office Management & Administration

• Verantwortung fur den reibungslosen Buroalltag (u.a. Bestellungen von Lebensmitteln und Hygieneartikeln, Fuhrung des Amtliplans)
• Bestellwesen: u.a. Buromaterialien, Hardware fur Mitarbeitende und Kundengeschenke
• Sichtung und Bearbeitung der eingehenden Briefpost
• Koordination und Kommunikation mit der Hausverwaltung und dem Reinigungsinstitut
• Aufbereiten, Prufen, Versenden und digitale Ablage von Vertragen

Qualifikation
?? Strukturierte, selbstandige und zuverlassige Arbeitsweise
? Freude an Organisation, Zahlen und sauberen Prozessen
? Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein
? Kommunikationsstarke und ausgepragte Dienstleistungsmentalitat
? Sicherer Umgang mit digitalen Tools
? Freude daran, in einem lebendigen KMU mitzugestalten und Verantwortung zu ubernehmen
?? Stilsicheres Deutsch sowie gute schriftliche und mundliche Ausdrucksweise
? Von Vorteil: Erfahrung im Backoffice oder im HR-/Finanzbereich
Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem agilen, kurzweiligen Umfeld und ein hohes Mass an Selbstverantwortung
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
• 5 Wochen Ferien und tolle Benefits bei der beruflichen Vorsorge
• Eine junge, dynamische Firma mit Startup-Charakter im Zentrum von Zurich
• Regelmassige Ausfluge und Kurztrips
• Dir stehen ausreichend Kaffee, Schoggistangeli und (Es')Cola-Froschli im Buro zur Verfugung. Jeden Dienstag ab 17.00 treffen wir uns fur ein freiwilliges, gemutliches Zusammensein (von Escola offeriert), wobei eine Stunde als Arbeitszeit angerechnet werden kann ??

Unser bunt gemischtes Team von Marketing-Spezialistinnen, Backoffice-Enthusiasten, Entwicklern, Designer:innen, Supporter:innen und Projektmanager:innen freut sich auf dich!
Wenn du auch helfen mochtest, den Schweizer Schulalltag zu erleichtern, sende deine Bewerbung mit CV und Motivationsschreiben via Join an Hannes und Janick.
Wir berucksichtigen ausschliesslich direkte Bewerbungen via Join. Bewerbungen uber Stellenvermittler, Outstaffing-Firmen oder andere Job-Plattformen werden nicht beantwortet.
Escola GmbH
Unsere moderne, webbasierte Software erleichtert den Schweizer Schulalltag fur Lehrpersonen, Verwalter:innen, Schulleitungen, Eltern und Schuler:innen.

Skills Required