Job Description

Drucken
Die , gegrundet von Prof. Dr. Patrick Ruhs im Mai 2024, gehort zum Departement Health Sciences and Technology der ETH Zurich und betreibt Forschung, Lehre und Outreach in Lebensmittelverfahrenstechnik.
Fur die Erganzung unseres Teams suchen wir Sie als vielseitige:n und teamorientierte:n Office Manager:in per sofort, oder nach Vereinbarung.
Das Pensum von 60% ist idealerweise uber drei bis funf Tage verteilt, wobei die Lange der Arbeitstage variieren kann. Home Office ist grundsatzlich moglich, allerdings max. 20% vom Gesamtpensum. Es besteht die Moglichkeit, das Pensum langerfristig zu erhohen auf 80-100% in Zukunft.
Stellenbeschreibung
In dieser vielseitigen Rolle fungieren Sie als zentrale Ansprechperson fur die Food Structure Engineering Gruppe und arbeiten dabei teilweise mit den anderen Administrativen Assistent:innen des Instituts zusammen.

• Finanzen:

• Ihre Hauptverantwortung liegt im Budgetmanagement von Prof. Ruhs, das sowohl die internen Grundmittel als auch externe Drittmittel umfasst
• Sie uberwachen und prognostizieren Budgets, bearbeiten Rechnungen, verwalten Kreditkarten, erstellen Finanzberichte und koordinieren Prufungen. Dabei arbeiten Sie eng mit den Finanz-, Budget- und Studierendenstellen zusammen, um die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren der ETH sicherzustellen
• Personalwesen:

• Daruber hinaus initiieren und unterstutzen Sie Personalprozesse wie z. B. Vertragsabwicklungen fur Doktorierende, Postdocs, Hiwis und technisches Personal und stehen dabei in engem Kontakt mit der Personalabteilung
• Sie unterstutzen gegebenenfalls auch bei administrativen Aufgaben im Bereich Lehre, z. B. bei der Stundenplanung, Organisation von Exkursionen, Noteneingabe und Dokumentation
• Administration:

• Sie organisieren Gruppenaktivitaten, koordinieren Einkauf und Logistik von Geraten und Verbrauchsmaterialien, reservieren Raume, Restaurants und Catering, erstellen Dokumente und Prasentationen und planen Reisen fur Gaste und Konferenzen
• Ausserdem verwalten Sie Buromobel, bearbeiten Wartungsanfragen, verteilen Post und ubernehmen die Zutrittskontrolle inklusive Schlusselmanagement

Profil

• Sie verfugen uber eine kaufmannische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung (3-5 Jahre)
• Mit Ihrer raschen Auffassungsgabe, proaktives, interessiertes Verhalten erkennen Sie Bedurfnisse und kummern sich um diese
• Selbststandigkeit, sorgfaltiges Arbeiten und Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein, Umsicht und Effizienz gehoren zu Ihren Starken
• Als teamfahige und kommunikative Person, vernetzten Sie sich schnell mit Ihrem Umfeld
• Sie sprechen fliessend Deutsch und verfugen uber ausgezeichnete Englischkenntnisse (mundlich und schriftlich)
• Mit Ihrem analytischen Denken und Flair fur Zahlen konnen Sie gute Abschatzungen als Budgetmanager/in treffen und behalten stets den Uberblick
• Sie beherrschen die gangigen MS-Office-Programme, insbesondere Excel, und haben ggf. bereits Kenntnisse in SAP Software
• Eine Vorliebe fur Technologie und Wissenschaft ist ein Plus

Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zurich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstutzt, sondern auch aktiv zu positiven Veranderungen in der Gesellschaft beitragt
• Eine vielseitige, abwechslungsreiche und spannende Tatigkeit in einem internationalen und dynamischen Team
• Eine einladende Arbeitsatmosphare und wiederkehrende Teamevents in einem wissenschaftlichen Umfeld, das Wert auf Respekt und offene Kommunikation legt
• Flexibilitat bei der Gestaltung Ihres Arbeitsalltags mit flexiblen Arbeitszeiten
• Ein umfangreiches

und die Moglichkeit, mit einer Vielzahl von Interessengruppen in Kontakt zu treten * Es erwarten Sie zahlreiche
, wie z.B. OV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des , sowie attraktive * Zentraler Arbeitsort mitten in Zurich
Diversitat und Nachhaltigkeit sind uns wichtig
Im Einklang mit unterstutzt die ETH Zurich eine inklusive Kultur. Wir fordern Chancengleichheit, schatzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Wurde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten konnen. Nachhaltigkeit ist fur uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich uber das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berucksichtigt.
Weitere Informationen uber Food Structure Engineering Group, finden Sie auf unserer . Fur Auskunfte steht Ihnen Patrick Ruhs, patrick.ruehs@hest.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfugung.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch kunstliche Intelligenz durchgefuhrt wird.
Fur Personalvermittlungen gelten die .
Uber die ETH Zurich
Die ETH Zurich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt fur unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Uber 30'000 Menschen aus mehr als 120 Landern finden bei uns ein Umfeld, das eigenstandiges Denken fordert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Losungen fur die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

Skills Required