Job Description

Executive Support im internationalen Musikmanagement

Fur die personliche und operative Unterstutzung eines international tatigen Musikmanagers suchen wir eine:n aussergewohnlich strukturierte:n, integre:n und leistungsstarke:n

Personal Assistant (m/w/d)

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Diese Position erfordert hochste Professionalitat, ausgezeichnetes Urteilsvermogen sowie die Fahigkeit, komplexe Zusammenhange schnell zu erfassen, zu priorisieren und eigenstandig zu strukturieren.

Die Rolle verbindet personliche Assistenz mit Executive- und Business-Support und setzt eine moderne, technologiegestutzte Arbeitsweise voraus.

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Verantwortungsbereich:

Executive & Personal Support

Umfassende personliche und organisatorische Unterstutzung Pflege, Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Reservierungen Sicherstellung reibungsloser Tagesablaufe im beruflichen und organisatorischen Kontext

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

Professionelle Erstkommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern Strukturierte Sichtung, Priorisierung und Vorformulierung von E-Mails (Deutsch & Englisch) Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Follow-ups

Business & Executive Operations

Operative Unterstutzung im laufenden Tagesgeschaft Aktives Mitdenken in Prioritaten, Abhangigkeiten und Entscheidungsprozessen Strukturierung komplexer Themen nach klaren Denk- und Entscheidungsmodellen Sicherstellung effizienter Ablaufe und sauberer Dokumentation Identifikation von Optimierungspotenzialen und aktive Prozessverbesserung

Organisation & Struktur

Aufbau und Pflege professioneller digitaler Ablagestrukturen Sicherstellung von Ordnung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit Verlassliche Nachverfolgung offener Themen und Deadlines
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Anforderungsprofil:

Hochstes Mass an Integritat, Loyalitat und Diskretion Ausgepragtes Verantwortungsbewusstsein Strukturierte, ruhige und losungsorientierte Arbeitsweise Souveranitat im Umgang mit sensiblen Informationen Fahigkeit, eigenstandig zu denken und Prioritaten richtig zu setzen Wohnsitz in oder im naheren Umfeld von Zurich

Fachliche Qualifikation

Mehrjahrige Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant oder in vergleichbarer vertrauensbasierter Position Deutsch und Englisch verhandlungssicher in Wort und Schrift (C1 oder hoher) Sehr hohe Auffassungsgabe und ausgepragte Lernfahigkeit Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Kalender- und Kommunikationssystemen Sehr gute organisatorische und administrative Fahigkeiten

Technologie & Arbeitsweise

Sehr hohe Routine im Einsatz von LLMs (z. B. ChatGPT) als integraler Bestandteil der taglichen Arbeit Erfahrung mit Automatisierungs- und Workflow-Systemen (z. B. n8n) ist ein Plus Verstandnis moderner, effizienter Arbeitsprozesse Hohe digitale Affinitat und strukturierte Tool-Nutzung
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Wir bieten:

Eine hochvertrauensvolle Position mit direkter Nahe zur Geschaftsfuhrung Tiefe Einblicke in das internationale Musikmanagement Direkte Beteiligung an operativen und strategischen Entscheidungsprozessen Ein professionelles, anspruchsvolles und zugleich menschliches Arbeitsumfeld Hoher Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung Hybrid-Arbeitsmodell mit Flexibilitat und klarer Struktur Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsperspektive
Job Types: Part-time, 10-20%

Pay: CHF25.00 - CHF35.00 per hour

Expected hours: 8 - 20 per week

Benefits:

Work from home
Work Location: Hybrid remote in 8053 Zurich, ZH