Job Description

Die zetcom group AG gehort zu den fuhrenden Softwareunternehmen fur kulturelle Institutionen (Museen und Sammlungen). Uber 2.500 Kund:innen in uber 35 Landern nutzen unsere konfigurier- und individualisierbaren Softwarelosungen, um kulturelles Erbe zu erschliessen, zu verwalten und zu vermitteln. Betreut werden sie dabei von unserem Unternehmenssitz in der Schweiz sowie unseren Niederlassungen in Deutschland, Frankreich, Spanien, den USA, Australien, Finnland, Norwegen und unseren weltweiten Partnern. Seit 2020 ist die zetcom group AG Teil der Culture Software Group, die mit ihren Mitarbeitenden vollstandig integrierte und durchgangig digitale Besuchererlebnisse im Kultursektor anbietet.
Zur Verstarkung unseres Project Office Teams (PMO), welches alle Produktimplementierungen in der Sparte Kultur koordiniert und unser Projektportfolio standortubergreifend leitet, suchen wir am Standort Berlin oder Bern ab 1. Februar 2026 eine:n Project Office Coordinator (m/w/d, unbefristet, 80-100%).
Aufgaben
In dieser Rolle bist du wichtiges Bindeglied zwischen Vertrieb und Produktauslieferung und zentral in die Vorbereitung unserer Projekte eingebunden. Im PMO Team bereitest du die Ressourcenplanung vor und haltst mit uns die Planungsdaten aktuell. Du ermoglichst unseren Projektmanagern durch administrative Vorarbeit einen reibungslosen Projekteinstieg:

• Annehmen und Prufen aller eingehenden Kundenprojektauftrage sowie Pflege des Auftragsbuchs
• Fuhren des Kundendialogs wahrend der Auftragsvorbereitung
• Nachverfolgung der Aufgaben zwischen uns und unseren Kund:innen wahrend der Projektinitialisierung
• Pflege der Projektdaten fur die Ressourcenplanung und Projektdisposition
• Vorbereitung regelmassiger Planungsmeetings und Durchfuhren von Koordinierungsgesprachen mit den Kund:innen (Auftragsklarung)
• Erstellen von Projektzusammenfassungen fur die Projektmanager (Ubergaben)
• Durchfuhrung grundlegender Einrichtungsprozeduren fur Projekte (z. B. Setup Jira und Confluence, Berechtigungen, Dateifreigaben, Beauftragung neuer Applikationsinstanzen)
• Prozessuberwachung der Datenbereitstellung durch unsere Kund:innen sowie der anschliessenden Datenanalyse
• Bei Bedarf Unterstutzung laufender Projekte in der Funktion als Projektassistenz
• Verbesserung der Projektvorlagen und Dokumentation sowie Vereinfachung der PMO-Prozesse
• Administrieren der Benutzerverwaltung in der Atlassian-Suite
• Unterstutzung neuer Teammitglieder beim Onboarding durch Demonstration von Tools, Dokumentation und Verfahren

Qualifikation
Diese Rolle ist breit gefasst und kann von Einsteiger:innen im Projektgeschaft genauso wie von Projektprofis ubernommen werden. Zentral sind der Wille und die Fahigkeit, durch Engagement und Support den Erfolg der Projektteams voranzutreiben. Du verfugst uber:

• Freude am Organisieren, Vorbereiten, Abstimmen und Koordinieren
• Kaufmannisches und kundenzentriertes Denken
• Hoher Grad an Selbstmotivation, Eigenorganisation, Zeitmanagement und Flexibilitat bei der Aufgabenpriorisierung, auch und besonders im virtuellen Teamalltag
• Sehr gute Kommunikationsfahigkeit in Deutsch und Englisch und Interaktionsfahigkeit mit vielfaltigen Teams
• Sorgfalt und Effizienz in der Aufgabenausfuhrung, gerade auch bei Routineaufgaben
• Hohere kaufmannische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium (Wirtschaft, Management oder vegleichbar)
• Mindestens funf Jahre Praxis im Beruf, idealerweise in Dienstleistungsunternehmen und/oder Softwarebranche
• Grundlagenwissen zu Apekten des Projektmanagements (wie Planung, Tasks, Risiko, Budgets, Ressourcen, Changes) und Projektkonzepten wunschenswert
• Beruferfahung als Projektmanager, Projektspezialist oder Projektassistenz von Vorteil (aber nicht vorausgesetzt)
• Anwenderkenntnisse der Atlassian-Suite wunschenswert (oder vergleichbares Taskmanagement)

Benefits

• Sehr abwechslungsreiche Arbeit in einem internationalen, diversen, kollegialen und hoch motivierten Team mit deutsch- und englischsprachigem Alltag
• Die Chance, im PMO eigene Ideen einzubringen, Verantwortung zu ubernehmen, Kundenbeziehungen aufzubauen und im Projektgeschaft zu wachsen
• Mitwirkung bei der Entwicklung eines dynamisch globalen Marktes und Ausbau unserer fuhrenden Position
• Weltweiter Kundenstamm mit einzigartigen Kulturerbe-Sammlungen
• Die einmalige Moglichkeit, an der spannenden Schnittstelle zwischen High-Tech und Kultur mit Einblick in technisches Projektmanagement zu arbeiten
• Arbeitsplatz in einem innovativen Unternehmen mitten in Berlin oder Bern, mit flexiblen Arbeitszeiten und hybriden Arbeitsmodellen, inklusive Workation und Ausstattung furs Homeoffice

Als internationales Unternehmen mit starken und langjahrigen Wurzeln im Kultursektor schatzen, unterstutzen und feiern wir menschliche Vielfalt, kulturelle Unterschiede, personliche Ansichten und Menschen jedweder Herkunft. Dieses Engagement erwarten wir auch von unseren Mitarbeiter:innen und Partnern.
Bist du bereit, das Team zu unterstutzen, Gutes und Neues zu bewirken und den Unterschied zu machen? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Kontaktiere uns gern, wenn du Fragen zum Unternehmen oder zur Position hast.
Deine Bewerbung wird ab dem 5. Januar 2026 von uns bearbeitet.
zetcom group
We are a leading global software company for cultural institutions, organizational management as well as environmental data management.

Skills Required