Job Description

Wir suchen eine engagierte, strukturierte und hands-on orientierte Personlichkeit fur die Rolle Purchasing & Logistics Administration / Office Management. In dieser Position unterstutzen Sie zentrale Einkaufs-, Logistik- und Standortprozesse und tragen wesentlich zu einem reibungslosen operativen Ablauf bei.
Die ideale Person arbeitet gerne in einem dynamischen, internationalen Umfeld, ubernimmt Verantwortung im Tagesgeschaft und bringt sich aktiv in Prozessoptimierungen sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern ein.
Bitte beachten Sie: Die Unternehmenssprache sowie die interne Kommunikation und Dokumentation erfolgen vollstandig auf Englisch.
Aufgaben
Einkauf & Logistik

• Verantwortung fur den taglichen Kontakt mit Lieferanten sowie Sicherstellung eines optimalen Informationsflusses
• Auslosen von Bestellungen, Bearbeitung und Uberwachung von Freigabeprozessen fur Einkaufsanfragen
• Kontrolle von Auftragsbestatigungen sowie Uberwachung von Lieferterminen
• Prufung und Kontrolle von Eingangsrechnungen
• Pflege und Verwaltung von Lieferantenvertragen
• Koordination von Warenversand und zugehorigen Dokumenten inkl. Export- und Zollabwicklung
• Identifikation, Vorschlag und Umsetzung von Prozessoptimierungen und Digitalisierung im Einkaufs- und Logistikbereich

Site Operations / Office Management

• Administrative Unterstutzung der Standort- und Buroorganisation (z. B. Buroerweiterungen, Infrastruktur, Inventarverwaltung)
• Sicherstellung der Buroorganisation und -ausstattung (Buromaterial, Standard-IT-Equipment, Verpackungs- und Versandmaterial)
• Koordination externer Dienstleister im Bereich Office & Infrastruktur
• Unterstutzung bei Buchungen und Management von Dienstreisen von Mitarbeitern

Finance Support

• Unterstutzung/Stellvertretung in Finanzprozessen

Qualifikation

• Kaufmannische oder technische Ausbildung
• Berufserfahrung im Einkauf (von Vorteil in einem industriellen Umfeld)
• Strukturierte, selbststandige und zuverlassige Arbeitsweise
• Sehr gute organisatorische Fahigkeiten und ausgepragte Hands-on-Mentalitat
• IT-Affinitat und sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Unternehmenssprache sowie interne Kommunikation und Dokumentation auf Englisch)

Benefits
Bei Lumiphase sind Sie Teil eines schnell wachsenden und dynamischen Arbeitsumfelds, in dem Sie wirklich etwas bewegen konnen. Unser Team besteht aus hochqualifizierten Expert:innen, die ihr Wissen gerne teilen und gemeinsam wachsen. Dank unserer internationalen Belegschaft erwartet Sie ein offenes, inklusives und wertschatzendes Arbeitsklima.
Unsere Benefits:

• ZVV-Jahresabo (Raum Zurich) sowie Halbtax
• 2 zusatzliche Wochen Elternurlaub
• Kostenlose Yoga-Kurse vor Ort
• Flexible Arbeitszeiten und Moglichkeit zu Remote Work
• Fitnessraum, Kantine und hochwertiger Kaffee vor Ort
• Regelmassige Team-Events, innerhalb und ausserhalb des Buros

Unser Rekrutierungsprozess besteht aus drei Schritten: * 30-minutiges Telefoninterview, um Ihre generellen beruflichen Motivation zu besprechen sowie unser Unternehmen und die Position vorzustellen

• 1-1,5-stundiges Fachinterview (remote) mit ein bis zwei Mitgliedern des Hiring-Teams mit Fokus auf die relevanten Kernkompetenzen
• Personlicher Besuch vor Ort, bei dem Sie mehrere Teammitglieder kennenlernen. Dieser Termin beinhaltet haufig ein gemeinsames Mittagessen und vermittelt einen authentischen Einblick in unsere Unternehmenskultur

Anschliessend treffen beide Seiten ihre Entscheidung. Unser Ziel ist es, den gesamten Prozess innerhalb eines Monats abzuschliessen. Gleichzeitig bleiben wir flexibel, um sicherzustellen, dass beide Seiten eine fundierte Entscheidung treffen konnen.
Unsere Unternehmenskultur & Werte
Unsere Unternehmenskultur haben wir von Beginn an gemeinsam aufgebaut - Schritt fur Schritt und mit dem aktiven Beitrag aller Mitarbeitenden. Sie basiert auf zwei zentralen Werten:

• ,,Run, Don't Rush" - Wir arbeiten mit Fokus und Bestandigkeit, um Exzellenz zu erreichen, ohne Qualitat zu kompromittieren
• ,,It's BTO: It's Better Together" - Zusammenarbeit ist der Schlussel zu unserem Erfolg

Diversity & Inclusion
Bei Lumiphase sind wir uberzeugt, dass Vielfalt unsere Starke ist. Wir engagieren uns fur ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich alle Menschen - unabhangig von Herkunft, Geschlecht, Alter, sexueller Orientierung, korperlichen Fahigkeiten, soziookonomischem Hintergrund oder anderen personlichen Merkmalen - wertgeschatzt und respektiert fuhlen.
Studien zeigen, dass sich Menschen aus unterreprasentierten Gruppen, insbesondere Frauen, oft nur dann bewerben, wenn sie alle Anforderungen erfullen. Wenn diese Position Sie begeistert, Sie aber nicht jedes Kriterium erfullen, freuen wir uns dennoch sehr uber Ihre Bewerbung. Vielleicht sind genau Sie die Person, die wir suchen.
Lumiphase
Data traffic is exploding! At Lumiphase, we are on a mission to create the fastest and most energy-efficient communication chip the world has ever seen - to enable global IT infrastructure to handle this massive increase in data.
Our technology is built on innovative materials with incredible optical properties. The chips we build enable faster networks that consume less energy and will allow everyone to be better connected in the future.
We are a young and dynamic deep-tech startup, based in Zurich, Switzerland. Lumiphase was founded in 2020, after nearly 10 years of research within IBM. We are building a passionate team full of complementary areas of expertise, all dedicated to make this new generation of communication chips a reality on the market. We are growing rapidly, and we provide an agile environment for working at the forefront of cutting-edge technology to build products that will have a strong impact on our society.
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