Job Description

Stellenbeschreibung
Fur unseren Kunden im offentlichen Verkehr suchen wir eine motivierte und organisierte Personlichkeit, die das Team im Bereich Vertragsmanagement unterstutzt. Die Stelle eignet sich besonders fur Personen mit einer sehr strukturierten Arbeitsweise und einem hohen Qualitatsanspruch im Umgang mit digitalen und physischen Dokumenten.
Aufgaben
In dieser Funktion stellen Sie die Qualitat und Vollstandigkeit der Vertragsdokumente sicher, die im Rahmen einer Systemmigration benotigt werden.
Sie identifizieren relevante physische Dokumente anhand klar definierter Kriterien. Sie prufen sorgfaltig, ob diese physischen Dokumente mit den im Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeicherten PDF-Scans ubereinstimmen. Zudem uberprufen Sie die Qualitat der digital abgelegten Dokumente und stellen fest, ob sie den geforderten Standards entsprechen.Wenn Dokumente im DMS fehlen oder qualitativ unzureichend sind, scannen Sie diese neu ein und speichern sie korrekt im System ab. Anschliessend bereiten Sie die gepruften physischen Dokumente fur die Vernichtung vor und fuhren eine stichprobenartige Kontrolle gemeinsam mit einem internen Mitarbeitenden durch.Zum Abschluss vernichten Sie die physischen Dokumente fachgerecht gemass den vorgegebenen Richtlinien. Wahrend des gesamten Prozesses achten Sie darauf, dass physische und digitale Dokumente niemals vermischt werden und stets sauber getrennt bleiben.
Vorausetzungen
Fur diese Position verfugen Sie uber einen kaufmannischen Abschluss (KV) oder einen Matura-Abschluss. Sie besitzen eine sehr gute und schnelle Lesekompetenz in deutscher Sprache auf Muttersprachenniveau. Zusatzlich bringen Sie Franzosischkenntnisse auf mindestens Niveau B1 mit. Kenntnisse in Englisch oder Italienisch sind von Vorteil, jedoch nicht zwingend.Sie haben eine sorgfaltige, strukturierte und ausserst genaue Arbeitsweise. Sie interessieren sich fur Themen im Bereich Eisenbahn oder bauliche Infrastruktur oder bringen idealerweise bereits erste Erfahrungen im Bereich Datenablage oder Datenverarbeitung mit. Sie arbeiten sicher mit den fur das Scannen und Ablegen von Dokumenten notwendigen IT-Tools, insbesondere mit PDF-XChange Editor und einem Dokumentenmanagementsystem.
Sie besitzen die Fahigkeit, Dokumente kritisch zu analysieren und Unterschiede schnell zu erkennen. Zudem arbeiten Sie ausdauernd und effizient, insbesondere bei repetitiven Aufgaben. Sie konnen selbststandig arbeiten, sind aber ebenso in der Lage, bei Bedarf Unterstutzung einzufordern.

Skills Required