Votre mission
La direction generale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour premiere mission de piloter l'enseignement obligatoire en placant l'enseignement et le suivi des eleves au centre de sa demarche.
Cette mission est deployee avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du systeme scolaire.
Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activites de 59 etablissements primaires et de 19 colleges du cycle d'orientation.
Pour le secretariat du cycle d'orientation de la Gradelle, etablissement scolaire accueillant des eleves de 12 a 15 ans dans le cadre de leur scolarite obligatoire, le DIP cherche une secretaire ou un secretaire auxiliaire a 70%. Cette personne sera en charge de toutes les taches inherentes a un secretariat d'ecole (accueil, correspondance, suivi des dossiers eleves, des dossiers du corps enseignant ainsi que la gestion des dossiers en lien avec les diverses echeances de l'annee scolaire) en collaboration avec les autres personnes en poste et l'equipe de direction.
Les taches principales consisteront a :

• Assurer la gestion administrative des dossiers eleves (dossiers d'admission, saisie administrative, correspondance diverse, etc...);
• Gerer le service des remplacements (assurer la permanence telephonique, contacter et mandater des remplacants pour pallier tant les absences prevues qu'imprevues des enseignants, accueillir les remplacants, preparer les documents necessaires au bon deroulement des cours remplaces,);
• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (dossiers d'engagement, contrat de travail, dossier administratif, correspondance diverse, suivi des mutations, etc...), en collaboration avec l'administrateur de l'etablissement;
• Assurer la gestion administrative des absences d'un point de vue Ressources Humaines (facturation, maternite, maladie, accidents, conges de fonction et formation) en collaboration avec l'administrateur de l'etablissement;
• Gerer les eleves malades/blesses;
• Accueillir, guider et renseigner les familles.

Votre profil
CFC employee ou d'employe de commerce, diplome ou maturite commerciale ou titre juge equivalent. Une experience prealable d'au moins 3 ans dans le domaine du secretariat et de l'administration exigee.
Parfaite maitrise des outils informatiques courants ainsi que de la plateforme Share Point.
Interet pour le milieu scolaire et en particulier capacite d'interaction avec des adolescents (de 12 - 15 ans). Excellent sens de l'organisation et de la planification, esprit de synthese, capacite a travailler dans l'urgence, a etre proactif, a gerer les priorites et respecter les delais.
Bon esprit d'equipe et aisance dans la communication. Competences redactionnelles, tres bonne maitrise de l'orthographe francaise et capacite a rediger de facon autonome. Sens de l'accueil et du service.
Vos avantages
Le DIP a pour mission, notamment, de donner a chaque eleve le moyen d'acquerir les meilleures connaissances et competences en vue de ses activites futures, et de chercher a susciter chez lui le desir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant a developper ses aptitudes et affermir son sens des responsabilites.
En integrant l'un de nos offices/etablissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez a la realisation de ces missions.
Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaborateurs, vous integrerez egalement le plus grand departement de l'Etat de Geneve, riche de la diversite qui en decoule, et ou les engagements ci-dessus mentionnes accompagneront votre propre developpement professionnel.
Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualite, d'une offre de formation continue importante et variee et beneficierez de possibilites d'evolution tout au long de votre parcours.
Observations
Les vacances (5 semaines au prorata) sont a prendre durant les periodes de vacances scolaires.
Annualisation du temps de travail.
Contrat auxiliaire une annee.
La/le candidat.e devra etre disponible le matin des 6h30.
Le poste necessite 2 a 3 jours de service des remplacements par semaine et de travailler le mercredi et le vendredi apres-midi.
Les offres de service etant traitees electroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplomes et certificats employeurs) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.
Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en consideration.
Lieu de travail
Etablissement du cycle d'orientation de la Gradelle, chemin du Pre-du-Couvent 5 - 1224 Chene-Bougeries