Job Description

Votre mission
L'office du personnel de l'Etat accompagne la mise en oeuvre de la strategie RH validee par le Conseil d'Etat. Dans ce cadre, il apporte soutien et conseil aux hierarchies et aux RH departementales.
Dans ce contexte, le service strategie RH (SSRH) rattache a la direction generale de l'OPE, a pour but d'accompagner et favoriser la transformation du travail et la capacite d'agir individuelle et collective, en offrant expertise et methodologies, en vue de renforcer la qualite des prestations et la qualite de vie au travail. Sous la supervision de la cheffe de service, la principale mission est d'assurer son secretariat ainsi que d'apporter un soutien administratif aux autres membres du service.
Vos activite principales consisteront a :

• gerer les taches administratives et l'agenda de la cheffe de service (messagerie, telephones, calendrier, entretiens annuels (EEDP/ EEDM),
• organiser des seances a la demande des conseilleres et conseillers OPE ou de la cheffe de projet absence,
• rediger des courriers et des procedures,
• relire et harmoniser des contenus produits par le SSRH (mandats de projet, descriptifs des prestations, presentations etc.),
• saisir des factures pour suivi et des notes de frais pour remboursement des membres du personnel,
• gerer les acces informatiques (Gina Manager et le portail OCSIN),
• rediger des PV (ex: COPIL absence, comite operationnel Strategie RH),
• administrer et maintenir le site SharePoint SSRH a jour (ex: creer des fiches projet ou outil co-valider des modifications),
• gerer la logistique d'ateliers, formations, conferences, seances et entretiens de recrutement (creation de planning, reservations, invitations, preparation materiel et supports,) ainsi que le stock et les achats de materiel,
• organiser les evenements d'equipe (repas, activites, seances),
• remplacer les autres assistantes ou assistants de direction de l'OPE au besoin.

Votre profil
Formation de niveau CFC d'employee ou d'employe de commerce, avec une experience, averee, d'au moins 5 ans dans la pratique d'une fonction similaire ou apparentee.
Vous apportez :

• parfaite maitrise de la langue francaise, ecrite et orale,
• maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint),
• capacite d'analyse et de synthese,
• sens du service public,
• esprit creatif,
• competences d'ecoute et d'organisation,
• autonomie et prise d'initiative,
• travail en equipe pluridisciplinaire,
• humilite et fiabilite,
• capacite d'adaptation,
• sens de la discretion et de la confidentialite.

Vos avantages
Ce que nous proposons :
Un travail collaboratif, engageant et varie au sein d'une equipe dynamique et engagee qui a a coeur de faire vivre les 5 principes de la strategie RH : responsabilisation, autonomie, confiance, collaboration et resultats.
En outre, vous profiterez de prestations sociales de qualite et aurez l'opportunite de faire evoluer vos competences tout au long de votre parcours professionnel.
Observations
Dans la premiere phase de recrutement, les candidates et candidats seront soumis a un module de tests en ligne.
Les offres de service etant gerees electroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplomes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de l'annonce.
Vos documents pourront faire l'objet d'une verification et seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en consideration. Les dossiers incomplets ne seront pas traites.
Lieu de travail
Hotel des finances
Rue du Stand 26
1204 Geneve

Skills Required