Job Description

Description de l'entreprise

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Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Comptant pres de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Departement de medecine aigue (DMA) inclut les services d'anesthesiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il repond a une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction frequente avec l'ensemble des Hopitaux universitaires de Geneve, grace a un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.


Le Service de pharmacologie et toxicologie cliniques a pour mission de garantir et promouvoir la qualite, la securite et l'economicite des traitements medicamenteux au service des patients et patientes et de l'institution. La personnalisation de la prescription medicamenteuse est une priorite du service, en particulier chez les patientes et patients vulnerables (enfants, personnes agees, pathologies psychiatriques et douloureuses). Le service dispose par ailleurs d'une expertise dans l'interpretation des mesures de concentrations des medicaments et des tests pharmacogenomiques, en toxicologie clinique, ainsi que dans la gestion des effets indesirables medicamenteux en tant que centre regional de reference pour la pharmacovigilance. Dans l'ensemble de ces domaines, le service dispense et realise un enseignement et une recherche d'excellence.

Description du poste

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Au sein du service de pharmacologie et toxicologie cliniques, vous assurez toutes les taches administratives inherentes aux activites du service.


Vous gerez la planification des consultations sur l'agenda electronique (prise des rendez-vous, convocations, preparation des dossiers, numerisation de documents) et organisez les examens complementaires, avec prise de rendez-vous y relative, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier medical et du ou de la patiente.


Vous assurez l'accueil physique de la patientele et/ou de leurs proches et des visiteurs et la reception des appels telephoniques de maniere personnalisee et professionnelle.


Vous gerez le courrier et la messagerie electronique.


Vous gerez les dossiers et reclamations des patients et patientes et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numerisation).


Vous participez au suivi des dossiers pour la facturation.


Vous effectuez la redaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, proces-verbaux, comptes-rendus medicaux, rapports, elaboration/mise a jour de procedures, etc...).


Vous saisissez et mettez a jour les statistiques inherentes a l'activite.


Vous assurez toutes les taches en lien avec les activites d'enseignement pregradue et postgradue du service.


Vous effectuez les taches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks, mise a disposition du materiel d'enseignement et la reservation de salles.


Vous assurez aussi la permanence pendant les absences de vos collegues, afin d'assurer une continuite de service.


Grace a votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les equipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privees et les autres services. Vous interagissez avec vos collegues du departement.


Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.

Qualifications

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Vous etes titulaire d'un diplome de secretaire medical ou medicale, ou toute formation jugee equivalente.


Vous avez reussi une experience reussie de 3 a 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secretariat medical.


Vous avez une maitrise parfaite de la redaction du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de

l'ecrit. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web EXIGE) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).


Dote ou dotee d'un bon esprit d'equipe, vous avez la capacite a travailler en bureau partage avec plusieurs secretaires.


Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Vous pourrez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et de gerer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Informations complementaires

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Flexibilite pour le lieu de travail : Cluse-Roseraie, Belle-Idee et Trois-Chenes

Entree en fonction : 01.04.2026 Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 80% Classe de fonction : 11 (ECDL exige pour la classe 11) Contrat : CDI Delai de candidature : 29.10.2025 Demande de renseignements : Pr. Caroline Samer, Medecin-cheffe de service de Pharmacologie et toxicologie, tel. 022 372 99 32

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.