Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts de l'annee 2024 en cliquant ici.


Le Service de gastroenterologie, d'hepatologie et de nutrition prend en charge, sur les plans diagnostiques et therapeutiques non chirurgicaux, les patientes ou patients souffrant des maladies du tube digestif, du foie, des voies biliaires et du pancreas, en tenant compte des prestations dispensees par les autres services des HUG. Il assure les prestations interventionnelles endoscopiques, percutanees et trans-hepatiques des organes precites. Il participe activement au Centre des affections hepato-biliaires et pancreatiques : centre de reference en Suisse. Plus de 1000 cas par annee y sont discutes. Il prend en charge des patientes ou patients souffrant de maladie du foie, des voies biliaires et du pancreas. Ces dossiers le plus souvent complexes necessitent l'avis de plusieurs specialistes.


L'objectif du Centre de transfusion sanguine (CTS) est de prelever et produire des produits sanguins labiles dans le cadre des bases legales et normatives pour approvisionner les patients du canton de Geneve.

Description du poste

Au sein du service de gastroenterologie, d'hepatologie et de nutrition (55%)


Grace a votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientele se presentant dans le service et vous gerez les appels telephoniques que vous recevez.


Vous organisez les consultations en gerant l'agenda electronique des medecins et en preparant les dossiers patients. Au besoin, vous programmez les examens medicaux complementaires.


Tout en repondant aux diverses sollicitations, vous menez a bien et de maniere autonome les activites administratives en lien avec votre fonction comme par exemple le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie electronique, la gestion des plannings de vacances ou encore l'organisation des congres du corps medical.


Vous faites preuve de proactivite pour effectuer les taches logistiques decoulant de la vie d'un secretariat comme par exemple les commandes, les notes d'honoraires, l'archivage.


Vous developpez un lien de proximite avec vos collegues secretaires et assurez une continuite de service lors des absences. Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.


Au sein du Centre de transfusion sanguine (40%)


Vous assurez le soutien administratif et l'assistance au responsable de l'equipe des soins, en l'accompagnant dans les taches liees a ses fonctions.


Vous assurez la gestion, la mise a jour et le suivi des differents plannings des equipes soignantes.


Vous avez la charge de l'organisation logistique et administrative des differents colloques, ainsi que la redaction et de la retranscription des proces-verbaux.


Grace a votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les equipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices et les differents partenaires.


Tout en repondant aux diverses sollicitations, vous menez a bien et de maniere autonome les activites administratives en lien avec votre fonction, et developpez un lien de proximite avec les differents intervenants au sein de l'unite.


Vous executez selon les besoins du responsable des soins, toute autre mission administrative relevant de vos competences.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un CFC d'employee ou d'employe de commerce et/ou d'un diplome de secretaire medicale ou medical, ou toute formation jugee equivalente.


Vous disposez d'une experience reussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secretariat medical.


Vous avez une parfaite maitrise du francais a l'oral comme a l'ecrit. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel), et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess, Requete Labo, Gesplan).


La maitrise de l'outil applicatif Vision RH des HUG, notamment pour la planification, est fortement recommandee.


Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Vous disposez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et gerer ainsi aisement les situations de stress et les priorites.


Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite et avez la capacite a respecter les normes et les procedures.

Informations supplementaires

Entree en fonction : 01.01.2026 Nombre de poste : 1 Taux d'activite : 95% Classe de fonction : 11 (10 si non titulaire de l'ECDL) Contrat : CDD de 6 mois Delai de candidature : 14.12.2025 Demande de renseignements : Mme V. Laan, cheffe de secretariat, veronique.laan@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.