Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 180 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts et chiffres clefs de l'annee 2024 en cliquant ici.


Le Departement de medecine (D-MED) est compose de 14 entites medico-soignantes (12 services medicaux, 1 Unite d'investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)) avec notamment la particularite de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l'endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photopherese et soins de medecine), 1 centre de dialyses hospitalieres et ambulatoires. 3 programmes de readaptation et rehabilitation. De plus, l'activite medico-soignante est fortement dediee aux patients et patientes stationnaires (9 unites de soins, 160 lits) avec des consultants et consultantes internes au benefice de la patientele prise en charge par les autres departements medicaux.

Description du poste

Dans le cadre de vos activites, vous effectuez des missions de remplacement dans differents secretariats pour des courtes a moyennes durees et devez donc etre en mesure de vous adapter rapidement aux changements. Le defi majeur de ce poste etant la diversite de l'activite et la courte duree des missions, vous devez donc posseder une excellente capacite d'apprentissage, d'analyse et d'ecoute pour mener a bien votre mission.


Grace a votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez les patientes et patients se presentant dans le service et vous gerez les appels telephoniques que vous recevez.


Vous organisez les consultations en gerant l'agenda electronique des medecins et en preparant les dossiers patients. Apres les consultations, vous assurez de maniere autonome et rapide la frappe de rapports medicaux. Au besoin, vous programmez les examens medicaux complementaires.


Tout en repondant aux diverses sollicitations, vous menez a bien et de maniere autonome les activites administratives en lien avec votre fonction, entre autres, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie electronique, la gestion des plannings ou encore l'organisation des congres du corps medical.


Vous faites preuve de proactivite pour effectuer les taches logistiques decoulant de la vie d'un secretariat comme les commandes, les notes d'honoraires et l'archivage.


Au sein de l'equipe, vous developpez un lien de proximite avec vos collegues secretaires medicales et medicaux et vous assurez une continuite de service lors des absences. Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.


Grace a votre bon esprit d'equipe, vous etes a meme travailler en bureau partage avec plusieurs secretaires.


Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Vous disposez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et gerez ainsi aisement les situations de stress.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un CFC d'employe ou employee de commerce et d'un diplome de secretaire medical ou medicale, ou toute formation jugee equivalente.


Vous etes titulaire du certificat ECDL avance pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web et vous possedez de tres bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requete Labo).


Vous disposez d'une experience de plusieurs annees dans un poste de secretariat medical, idealement dans un poste similaire.


Vous avez une parfaite maitrise du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de redaction. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Informations supplementaires

Entree en fonction : des que possible Nombre de poste : 3 Taux d'activite : 50% a 100% Classe de fonction : 11 (10 si non titulaire du certificat ECDL) Contrat : CDD Delai de candidature : 10.11.2025 Demande de renseignements : Mme M. Matteo-Collaud, coordinatrice des secretariats, tel. 079 553 58 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.