Job Description

Einleitung
Bereit fur den nachsten Karriereschritt?
Du mochtest erste Fuhrungserfahrungen sammeln oder deine bisherigen Kenntnisse vertiefen? Dich reizt die Verantwortung als personliche Assistenz eines KL-Mitglieds? Und du interessierst dich fur I/T-Themen, Digitalisierung und den Einsatz von KI?
Mit dir gewinnen wir eine engagierte Personlichkeit, die vif, teamorientiert und eigenverantwortlich handelt und uber ausgepragte Kommunikationsfahigkeiten verfugt. Wenn das auf dich zutrifft, freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Das kannst du bewirken
Du fuhrst das Team CIO Office bestehend aus 10 Assistent:innen der FL I/T und verantwortest samtliche mit dieser Rolle verbundenen Fuhrungsaufgaben und stellst den Informationsfluss aus der FL I/T sicher sowie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
Als personliche Assistent:in des CIO unterstutzt du in allen administrativen und organisatorischen Belangen: Postfach-Management, Termin- und Agenda-Koordination sowie Vorbereitung, Durchfuhrung und Nachbearbeitung von FL I/T Meetings inklusive Protokollfuhrung.
Du tragst Mitverantwortung fur das Budget der IT-Leitung, indem du die Planung fur das kommende Jahr unterstutzt und die Einhaltung des aktuellen Budgets sicherstellst.
Du organisierst die Workshops der FL I/T und unterstutzt bei Bedarf bei der Planung und Koordination der Kaderanlasse I/T. Zudem organisierst du samtliche Reisen fur den CIO.
Die Verantwortung fur die gesamte Jahresplanung 2027, die alle FL I/T Meetings & -Workshops, Live Talks I/T, Kaderanlasse I/T sowieweitere ubergeordnete Formateumfassst, liegt bei dir.
Du prufst und testest den Einsatz von KI sowie neuen Tools, um Meetings effizienter zu gestalten und Prozesse zu vereinfachen, und nimmst bei Bedarf an entsprechenden Schulungen und Besprechungen teil.
Du stellst das Workflowmanagement fur Beschaffungen, Rechnungen, Personalthemen und Rollen (IAM) fur den CIO und das Team CIO Office sicher.
Das bringst du mit
Idealerweise verfugst du uber den Fachausweis als eidg. dipl. Executive Assistant (Direktionsassistent/-in) oder uber einen vergleichbaren Abschluss und du hast mehrjahrige Berufserfahrung in der Assistenz auf GL-Stufe oder einer ahnlichen Executive-Position.
Du bist IT-affin, kennst die gangigen IT-Tools ((Microsoft Office 365, SAP). und du hast idealerweise bereits erste Erfahrungen mit Copilot sowie der Microsoft Power Platform (Power Automate) gesammelt.
Zuverlassigkeit, proaktives Handeln und vernetztes Denken pragen deine Arbeitsweise, erganzt durch Ausdauer und Freude an der Assistenztatigkeit.
Du kommunizierst adressatengerecht uber verschiedene Plattformen und Stakeholder hinweg.
Organisationstalent, Prioritatensetzung und ein gutes Gespur fur Menschen zeichnen dich aus - erganzt durch eine selbstandige und strukturierte Arbeitsweise.
Du verfugst uber sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Kontakt
Stephanie Jann
Leiterin CIO Office Informatik/Technologie
Telefon
+41 58 341 22 32

Skills Required