Job Description

Einleitung Bist Du ein*e Macher*in mit einem Herz fur Organisation, Zahlen und Interior Design? Traumst Du von einer anspruchsvollen, vielfaltigen Aufgabe mit Verantwortung? Dann ist diese Stelle wie geschaffen fur Dich. Aufgaben Deine Mission Wir suchen eine(n) Verantwortliche(n) fur Administration/Business mit einem Pensum von 80 bis 100%. Deine Hauptverantwortung besteht darin, die Effizienz und Qualitat im gesamten Office-/Business-Support sicherzustellen: Finanzen und Projektcontrolling Du fuhrst das Projektcontrolling eigenstandig und hast die Geschaftszahlen jederzeit im Griff. Du stellst die luckenlose Erfassung, Ausfuhrung und Dokumentation aller finanziellen Transaktionen sicher und kontrollierst Nachkalkulationen, Rechnungen sowie Projekt-Rentabilitat sorgfaltig. Zudem erstellst Du Finanzberichte fur die Geschaftsleitung und bereitest die Quartals- und Jahresabschlusse gemeinsam mit der Buchhaltung vor. So stellst Du sicher, dass die Geschaftsleitung jederzeit einen transparenten Uberblick uber die finanziellen Aktivitaten erhalt und externe Anforderungen erfullt werden. Office Management Du sorgst fur einen reibungslosen Geschaftsbetrieb und effiziente Arbeitsablaufe. Du nimmst Telefonanrufe entgegen, empfangst unsere Gaste und Besucher, bereitest die Buroausstattung und Sitzungszimmer vor und koordinierst externe Dienstleister fur die Bewirtschaftung von Buro- und Verbrauchsmaterial sowie fur die IT-Infrastruktur mit Hilfe externer Partner. Auch die Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post gehort zu deinem Verantwortungsbereich. Du uberwachst und realisierst organisatorische Ziele und setzt Dich fur eine positive Buro- und Mitarbeiterkultur ein, die Effizienz und Produktivitat fordert. Administration Du fuhrst den Administrationsbereich, entwickelst interne Prozesse, Vorlagen und das Ablagesystem kontinuierlich weiter und stellst deren Qualitat sicher. Dazu gehoren die Erstellung von Offerten und Rechnungen, die Abwicklung von Kleinauftrage sowie die allgemeine administrative Unterstutzung der Geschaftsleitung (Koordination von Terminen, Dokumentenmanagement, etc). Daruber hinaus gestaltest du unseren internen digitalen Transformationsprozess entscheidend mit, ubernimmst Verantwortung fur die Modernisierung und Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen und sorgst fur nachhaltige, praxisnahe Losungen. Qualifikation Das bringst Du mit Kaufmannische oder betriebswirtschaftliche Grund-/Zusatzausbildung oder Weiterbildungen im Bereich Administration/Management Ausgewiesene Erfahrung in einer vergleichbaren Position Erfahrung in der Projektfinanzkontrolle (von Vorteil in der Baubranche) Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, insbesondere Excel, Teams und Abacus, Smartsheet von Vorteil) Erfahrung mit digitalen Transformationsprozessen und ERP-Systemen Stilsicheres Deutsch; weitere Sprachen wie Englisch oder Franzosisch sind ein Plus Souveraner Umgang mit vertraulichen Informationen Ausgezeichnetes Zeit- und Aufgabenmanagement Dienstleistungsorientierte, zuverlassige und flexible Personlichkeit Eine proaktive, losungsorientierte Hands-on-Mentalitat mit ausgepragtem Qualitatsverstandnis Hervorragende Sozialkompetenz und Teamgeist Benefits Das bieten wir dir Ein dynamisches Umfeld mit einem engagierten, kreativen Team Vielfaltige Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung Die Moglichkeit, unser Unternehmen aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln Super Sozialleistungen und eine Pensionskasse mit dem hochsten Zins der Schweiz Aktive Forderung Deiner personlichen Weiterentwicklung Ein modernes Buro in Zurich West Noch ein paar Worte zum Schluss Bist Du bereit, Deine Leidenschaft fur Buromanagement und Zahlen in die Tat umzusetzen und Teil eines dynamischen Teams in einem kreativen Umfeld zu werden? Dann freut sich Mathilde Simmet auf Deine Bewerbung.

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