Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Comptant pres de 1'400 collaborateurs et collaboratrices, le Departement de readaptation et geriatrie constitue un pole medical centre sur la personne agee et est compose de 6 services repartis sur 5 sites : Trois-Chene, Loex, Bellerive, Beau-Sejour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aigues, grace notamment aux urgences de l'hopital des Trois-Chene, les problemes specifiques lies a l'age, la readaptation medicale et la medecine palliative.


Situe au coeur d'un parc sur le domaine de Belle-Idee, l'Hopital des Trois-Chene accueille des personnes dont l'etat de sante necessite une hospitalisation pour des soins geriatriques ou des traitements de rehabilitation. L'Hopital dispose d'une unite de pointe en radiologie, de soins intermediaires ainsi que d'un service d'urgence pouvant accueillir des patients et patientes de 75 ans et plus, hors urgence vitale.

Description du poste

Vous gerez et encadrez les activites des secretariats medicaux du departement. Vous mettez en place des processus visant a garantir la qualite des activites des secretariats et d'accueil, a harmoniser les pratiques professionnelles et a maintenir une coherence entre les differents services au niveau administratif. Vous veillez a l'adequation des ressources par rapport a la charge de travail.


Vous assurez la supervision operationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secretariats. Vos qualites de communication vous permettent d'encadrer et motiver une equipe de nombre de secretaires. Grace a votre aptitude a collaborer avec des equipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l'execution des travaux administratifs, medicaux et de secretariat. Notamment, vous gerez la constitution, la mise a jour et le classement du dossier medical patient. Par ailleurs, vous vous assurez de l'etat des stocks de materiel et des formulaires administratifs lies au secretariat.


Pour piloter l'activite administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi. Vous vous assurez du controle des donnees administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Cela vous permet d'elaborer et mettre a jour les documents de reference, procedures et methodes de travail que vous communiquez aupres de vos equipes.


De maniere transversale, vous participez aux projets de votre departement ou de l'institution ainsi qu'a la formation des nouveaux collaborateurtrices, stagiaires et apprenties. Au besoin, vous etes egalement a meme d'apporter votre soutien a votre equipe.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un diplome de secretaire medical ou secretaire medicale ou d'assistant medical ou assistante medicale et d'une maturite commerciale ou d'un CFC d'employe ou d'employee de commerce et vous avez idealement suivi une formation en management (CAS ou titre juge equivalent).


Vous vous appuyez sur une experience d'au moins 5 ans dans une fonction de secretariat, dans le milieu medical de preference, et vous avez egalement de l'experience dans la gestion d'equipe.


Vous disposez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et Powerpoint). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un atout.


Vous avez une excellente maitrise du francais tant a l'ecrit qu'a l'oral. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible.


Vous possedez d'excellentes capacites d'organisation et de gestion des priorites vous permettant de faire face a des situations d'urgence necessitant une bonne maitrise du stress. Vous disposez d'une bonne capacite d'analyse et d'un esprit de synthese. Vous etes une personne affirmee, flexible et a l'ecoute. Vous etes dynamique et faites preuve d'adaptabilite ainsi que de force de proposition pour insuffler une coherence aux secretariats du departement.


Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Informations supplementaires

Entree en fonction: 01.03.2026 Nombre de poste: 1 Taux d'activite: 100% Classe de fonction: 13 Contrat: CDI Delai de candidature: 12.02.2026 Demande de renseignement: Mme T. Maret, cheffe administrative, tel. 079 553 82 12

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.