Job Description

Callista ist ein Schweizer IT-Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Experten und Teams fur Consulting und Engineering spezialisiert hat. Mit langjahriger Erfahrung in der Entwicklung und dem Aufbau von Enterprise Plattformen und einem klaren Fokus auf Agentic AI gestalten wir die digitale Zukunft unserer Kunden. Wir kombinieren die Nahe und Qualitat eines Schweizer Partners mit der Skalierbarkeit unseres Nearshore Centers.


Als Executive Assistant & kaufmannische/r Allrounder/in bist du das operative Ruckgrat unseres Unternehmens. Du arbeitest eng mit unserem Managing Director zusammen und verantwortest eigenstandig die Service Gesellschaft. In dieser vielseitigen Position vereinst du strategisches Denken mit praktischer Hands-on-Mentalitat - von der Finanzplanung uber HR-Prozesse bis hin zur IT-Administration.

Deine Aufgaben

Als rechte Hand unseres Managing Directors unterstutzt du in allen strategischen und operativen Belangen. Du erstellst aussagekraftige Prasentationen und Finanzauswertungen, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und organisierst Geschaftsreisen. Deine Analysen zum Monatsreporting und zur Liquiditat sind unverzichtbare Instrumente fur die Unternehmenssteuerung.


Im Finanzbereich bist du eine zentrale Stutze fur unsere ganze Unternehmensgruppe. Du unterstutzt die Liquiditatsplanung und wirkst aktiv bei der Monatskonsolidierung mit - sowohl fur die Callista Group AG als auch gruppenubergreifend. Dabei behaltst du stets den Uberblick uber Kosten und deren korrekte Verteilung auf die verschiedenen Gesellschaften. Zusatzlich ubernimmst du klassische Controlling-Aufgaben wie Budgetierung, Forecasting, Soll-Ist-Analysen sowie die Erstellung aussagekraftiger Management-Reports zur Unterstutzung fundierter Entscheidungsprozesse. Ebenso unterstutzt du in der Finanzbuchhaltung und im Accounting und arbeitest eng mit unserem Treuhander zusammen.


Als HR-Ansprechperson gestaltest du die Employee Journey aktiv mit: Vom professionellen Onboarding neuer Mitarbeitender uber die Administration von Sozialversicherungen bis zum strukturierten Offboarding. Du bist die erste Anlaufstelle fur administrative Fragen und sorgst dafur, dass unsere internen und externen Mitarbeitenden stets transparent informiert sind.


Die gesamte Vertragsadministration liegt in deinen Handen. Du erstellst und aktualisierst Service-, Subcontractor- und Einsatzvertrage, kennst dich mit den gesetzlichen Bestimmungen zu elektronischen Unterschriften aus und stellst sicher, dass alle erforderlichen Unterschriften termingerecht vorliegen.


Die Callista Services AG (Servicegesellschaft) ist dein eigenverantwortlicher Bereich: Du bist die zentrale Person fur die Verwaltung dieser Gesellschaft und arbeitest dabei eng mit unserem Treuhander zusammen. Du steuerst das Liquiditatsmanagement, verantwortest das Office Management unserer Zuger Raumlichkeiten und behaltst Budgets im Griff.


Daruber hinaus organisierst du unternehmensweite Events, koordinierst IT-Bestellungen, setzt User Accounts in M365 auf und verwaltest Lizenzen. Als Sales Assistant unterstutzt du deine Kolleg:innen kompetent bei der Arbeit mit Kundenportalen. Als kompetenter Anwender, der heutigen technischen Umgebung, unterstutzt du deine Kolleg:innen kompetent in der Nutzung der IT Tools.

Das bringst du mit

Ausbildung: Kaufmannische Grundausbildung (KV) oder vergleichbare Qualifikation Sprachen: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Generalist-Profil: Breites Verstandnis fur kaufmannische Prozesse uber verschiedene Bereiche hinweg (HR, Finanzen, Administration, Sales, Vertrage, etc.) Arbeitsweise: Hohe Selbstorganisation und ausgepragte Eigenverantwortung - du strukturierst deinen Arbeitstag selbststandig und behaltst auch bei vielfaltigen Aufgaben den Uberblick Auffassungsgabe: Du erfasst neue Zusammenhange schnell und eignest dir fehlendes Wissen eigendidaktisch an IT-Skills: Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint und Excel) sowie M365 Prasenz: Bereitschaft zu mindestens 2 Tagen pro Woche vor Ort in Zug (hybrides Arbeitsmodell) Flexibilitat: Anpassungsfahigkeit bei der Ferienplanung aufgrund der Monatsendverarbeitung

Was dich erwartet

Eine aussergewohnlich vielseitige Position mit hoher Eigenverantwortung und echtem Gestaltungsspielraum Direkte Zusammenarbeit mit der Geschaftsleitung und tiefe Einblicke in alle Unternehmensbereiche Eigenstandige Verantwortung fur die Callista Services AG Hybrides Arbeitsmodell mit mindestens 2 Tagen vor Ort in Zug Dynamisches IT-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien mit echter Machermentalitat Modernes Office im Herzen von Zug mit gratis Parkplatzen

Vertragsdauer

* Februar 2026 bis 31. Mai 2027