Job Description

Fur unser engagiertes Team in Bern suchen wir eine vielseitige und kommunikationsstarke Personlichkeit, die Freude daran hat, Strukturen zu gestalten, den Uberblick zu behalten und gemeinsam mit uns Impact zu schaffen.
In dieser Rolle unterstutzt du in erster Linie die Geschaftsfuhrung und fungierst als zentrale Schnittstelle fur administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben. Gleichzeitig leistest du ad-hoc Unterstutzung fur die Teams Bewirtschaftung und Bau und tragst so dazu bei, dass unsere Zusammenarbeit effizient, gut vernetzt und mit Freude gelingt.
Deine Hauptaufgaben:

• Administrative Unterstutzung der Geschaftsfuhrung, der Bewirtschaftung, der Projektleitung
• Organisation und Koordination von internen und externen Terminen, Meetings und Anlassen (inkl. Generalversammlung, Teamanlasse, Kundengeschenke etc.) und Protokollierung von Sitzungen.
• Finanzbezogene Aufgaben: Triage und Vorkontierung von Rechnungen sowie Unterstutzung bei der digitalen Verarbeitung.
• Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten: Pflege digitaler Ordnerstruktur, Qualitatssicherung, kontinuierliche Prozessverbesserung
• Mitarbeit an Qualitatssicherung: Erfassung, Beschreibung und Weiterentwicklung von Prozesse.
• Teamgeist leben: Mitgestaltung einer wertschatzenden und verbindenden Teamkultur durch Organisation von Anlassen und Aufmerksamkeiten.
• Dokumentenmanagement (physisch und digital): Scanning, strukturierte Ablage, Pflege von Adress- und Kontaktlisten.
• Kommunikationsaufgaben: Empfang der Hauptnummer der Firma, Bearbeitung des info@ E-Mail-Accounts, Unterstutzung bei Newslettern, Korrekturlesen. Daruber hinaus wirkst du bei der internen und externen Kommunikation mit, denkst kritisch mit und hilfst, Inhalte klar und zielgruppengerecht zu gestalten.
• Korrespondenz: Das Verfassen von Briefen und das Korrekturlesen von Schreiben im Kontakt mit Notaren und Anwalten

Du bist:

• eine strukturierte und prozessorientierte Personlichkeit mit Erfahrung in administrativen Aufgaben in Immobilienbereich und/oder in Geschaftsfuhrungsassistenz.
• organisiert, zuverlassig und punktlich bei der Erledigung von Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit.
• digital affin und sehr sicher im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Word, PowerPoint (Garaio REM ist ein Plus)
• mit Rechnungsprozessen vertraut und beherrschst die Grundlagen der Buchhaltung. Du bist zudem bereit, Neues zu lernen und dich weiterzuentwickeln.
• fit im Umgang mit Content-Management-Plattformen und der Erstellung von Newslettern (Hubspot / Mailchimp) oder hast Interesse, diese zu erlernen.
• in der Lage, Firmeninhalte in den sozialen Medien zu posten (Instagram / LinkedIn)
• sehr gut in Deutsch in Wort und Schrift und kannst kleine Korrekturaufgaben durchfuhren.
• loyal, freundlich und diskret - Eigenschaften, die Dir im Umgang mit vertraulichen Informationen selbstverstandlich sind.
• kommunikativ und denkst mit. Du bringst dich aktiv ein und gestaltest ein wertschatzendes und kollegiales Arbeitsumfeld mit.

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Skills Required