Job Description

Was dich erwartet

In dieser abwechslungsreichen Rolle stellst du sicher, dass unser operativer Betrieb reibungslos lauft und Projekte strukturiert, effizient und kundenorientiert umgesetzt werden. Du bist erste Ansprechperson fur interne und externe Anliegen, koordinierst den Ubergang von Sales und Offerte in die Projekt Ausfuhrung, behaltst Ressourcen, Termine und Budgets im Blick und sorgst fur einen klaren Informationsfluss. Dabei arbeitest du eng mit dem Team, unseren Kunden sowie externen Partnern (z.B. Treuhander) zusammen und tragst mit deiner Arbeit direkt zur Qualitat unserer Leistungen und zur Zufriedenheit unserer Kunden bei.

Deine alltaglichen Aufgaben und Zustandigkeiten beinhalten:

Office Management - Front & Back Office

Bearbeitung von Anfragen uber E?Mail und Telefon, freundliche und professionelle Kundenkommunikation Erstellen und Nachfassen von Offerten Verwaltung von Buroressourcen und Material, Einkauf und Lieferantenkoordination Organisation und Pflege der Buroeinrichtung sowie des Arbeitsplatzumfelds
Human Resources (HR)

Lohnadministration inkl. Vor- und Nachbearbeitung Verwaltung von Versicherungen, Sozialleistungen und Kinderzulagen Anlaufstelle fur Probleme und Beschwerden, losungsorientiertes Vorgehen Betreuung von Eintritten und Austritten inkl. Vertrags- und Onboarding-Dokumentation Planung und Organisation von Jahresabschlussessen, Teamevents und Teambuilding-Aktivitaten Kontrolle der Zeiterfassungen und Nachhaltung von Korrekturen Erstellen von Richtlinien und Kontrolle deren Einhaltung
Finanzen

Verrechnen (Debitoren) und Nachfassen von offenen Posten Buchhaltungsvorbereitung und Koordination mit dem Treuhander Mitarbeit an Budgetplanung und Forecasts Verarbeitung von Lieferantenrechnungen (Kreditoren) und Auslosen von Zahlungen Mahnwesen Spesenvergutung sowie Kontrolle der Einhaltung von Spesenrichtlinien Laufendes Controlling und Kennzahlen-Tracking zur Unterstutzung der Geschaftsfuhrung
Project Coordinator

Projektplanung und Ressourcenmanagement (Team, Zeit) Operatives Controlling von Aufwand und Fortschritt Sicherstellen eines reibungslosen Ubergangs von Sales und Offerte zu Testing Sicherstellen des Informationsflusses zwischen Kunde, Sales und Testing Kunden beim Koordinieren und Aufsetzen von Projekten unterstutzen Checklisten fur Testing mit Kunden besprechen, Verbindlichkeiten und Klarheit schaffen Fortschritt entlang der Checklisten uberwachen, Hindernisse fruh adressieren Schlussbesprechung aufsetzen Nach Projekt nachfassen (Zufriedenheit, Referenzen)
Die Aufzahlung ist nicht abschliessend. Weitere Aufgaben, konnen dir seltener und unter Berucksichtigung deiner Interessen und Fahigkeiten aufgetragen werden.

Ausserdem bieten wir

Grosszugige Lohne Moderne und top ausgerustete Arbeitsplatze Grosszugige Buros mit einer Vielzahl an Einkaufs- und Verpflegungsmoglichkeiten in unmittelbarer Nahe und sehr guter Erreichbarkeit mit OV Effizientes Arbeiten dank fortschrittlichen Tools mit KI?Unterstutzung Flexible Arbeitsbedingungen (z.B. Teilzeit ab 50% und Home Office) Gratis Kaffee, Mate Tee und Merch Grosszugige Sozialleistungen

Das bringst du mit

Erfahrung im Office Management, in der Projektkoordination oder in einer vergleichbaren administrativen/operativen Rolle Routine in MS 365 (Outlook, Excel, Word, Teams) und idealerweise in Bexio Grundkenntnisse in Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren), Budgetierung und Controlling Ausgepragte Organisationsfahigkeit, strukturierte und selbstandige Arbeitsweise sowie hohe Serviceorientierung Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Daten Stilsicheres Deutsch (in Wort und Schrift) Wohnhaft in der Schweiz Tadelloser Leumund (Nachweis mittels aktuellem Straf- und Betreibungsregisterauszug)
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf an info@avantguard.io!

Art der Stelle: Pensum: 80-100%, Pensum: 60-80%, Festanstellung

Erwartete Arbeitsstunden: 40 pro Woche

Leistungen:

Berufliche Altersvorsorge Firmenanlasse Homeoffice-Moglichkeit Kostenlose Getranke Kostenloser Parkplatz Mentoring-Programm fur Mitarbeitende Weiterbildungsprogramme
Sprache:

Deutsch (Erforderlich)
Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 8640 Hurden, SZ