Job Description

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Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle fur Forschungsforderung an der ETH Zurich und unterstutzt Forschende aller Karrierestufen beim Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgeldern. Wir betreuen zudem die ETH-internen Forschungsforderprogramme (Projekt- und Talentforderung), fuhren die Geschaftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und begleiten die Vizeprasidentin fur Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen. Damit tragen wir aktiv dazu bei, besten Rahmenbedingungen fur starke Forschung und nachhaltige Nachwuchsforderung an der ETH Zurich zu schaffen.
Projekthintergrund
Zur Verstarkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und solide Personlichkeit, die zentrale Aufgaben in der Forschungsadministration ubernimmt, proaktiv vorantreibt und deren reibungslosen Koordination sicherstellt. In dieser vielfaltigen Position steuern Sie administrative Prozesse rund um Forschungsforderung und Forschungsevaluation und sorgen fur ihre effiziente Umsetzung und Weiterentwicklung. In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld verantworten Sie Schnittstellen zu verschiedenen internen und externen Partnern.
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich uber das Grants Office auf unserer zu informieren und beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, warum Sie gerne Teil unseres Teams werden mochten.
Stellenbeschreibung
Ihr Aufgabengebiet umfasst sowohl die eigenstandige administrative Bearbeitung verschiedener Themenfelder sowie die enge Zusammenarbeit mit den Fachspezialisten in folgenden Bereichen:

• Einwerbung von Drittmitteln durch Forschende, insb. Koordination der finanziellen Abwicklung mit internen Schnittstellen
• Qualitatssicherung im Bereich Drittmittelforderung, insb. Monitoring, Statistik und Reporting
• Operatives Management der ETH-internen Forderprogramme
• Evaluation der ETH-Departemente: Organisation der Expertenbesuche (Korrespondenz, Flug- und Hotel-Buchungen, finanzielle Abwicklung)
• Organisation und Durchfuhrung von Informationsveranstaltungen, Trainings und Workshops

Daruber hinaus verantworten Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben:

• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Unterstutzung des Leitungsteams bei der Terminorganisation.

Profil
Sie bringen Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise im Hochschulumfeld. Sie verfugen uber eine rasche Auffassungsgabe und gute MS-Office-Kenntnisse und haben Interesse, sich in weitere administrative Softwaresysteme einzuarbeiten. Ein sicherer Umgang mit digitalen Tools; Kenntnisse in SAP, File-Maker oder anderen Datenbanksystemen ist dabei von Vorteil.
Sie sind eine losungsorientierte, kommunikationsstarke und dienstleistungsorientiere Personlichkeit mit grosser Eigeninitiative, die Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen und internationalen Umfeld hat. Sie bringen analytisches Denken, organisatorische Starke und Begeisterung dafur mit, komplexe Ablaufe effizient zu gestalten. Sie haben einen Blick furs Detail und in hektischen Situationen behalten Sie den Uberblick und wissen Prioritaten zu setzen. Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab.
Arbeitsort
Arbeitsort
Wir bieten

• Mitarbeit in einem engagierten, agilen und interdisziplinaren Team
• Abwechslungsreiche und selbststandige Arbeit mit Gestaltungs- und Entwicklungsmoglichkeiten
• Attraktive Anstellungsbedingungen und Weiterbildungsmoglichkeiten
• Arbeitsplatz im Herzen eines innovativen Forschungsumfelds
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen

Diversitat ist uns wichtig
Im Einklang mit unterstutzt die ETH Zurich eine inklusive Kultur. Wir fordern Chancengleichheit, schatzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Wurde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten konnen.
Neugierig? Sind wir auch.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (PDF)
• Lebenslauf (PDF)
• Zeugnisse, einschliesslich Arbeitszeugnissen ehemaliger Arbeitgeber:innen (PDF)

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich uber das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berucksichtigt.
Weitere Informationen uber den Grants Office, finden Sie auf unserer . Fur Auskunfte steht Ihnen Frau Dr. Frederique Amor, famor@ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfugung.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch kunstliche Intelligenz durchgefuhrt wird.
Fur Personalvermittlungen gelten die .
Uber die ETH Zurich
Die ETH Zurich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt fur unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Uber 30'000 Menschen aus mehr als 120 Landern finden bei uns ein Umfeld, das eigenstandiges Denken fordert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Losungen fur die globalen Herausforderungen von heute und morgen.

Skills Required