Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 180 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts et chiffres clefs de l'annee 2024 en cliquant ici.
Le Departement de medecine (D-MED) est compose de 14 entites medico-soignantes (12 services medicaux, 1 Unite d'investigation et de traitements brefs (UITB) et le Centre de transfusion sanguine (CTS)) avec notamment la particularite de compter dans son organisation des plateaux techniques (dont la cardiologie interventionnelle et l'endoscopie digestive et pulmonaire), plusieurs plateaux de traitements et de soins (traitements biologiques, photopherese et soins de medecine), 1 centre de dialyses hospitalieres et ambulatoires. 3 programmes de readaptation et rehabilitation. De plus, l'activite medico-soignante est fortement dediee aux patients et patientes stationnaires (9 unites de soins, 160 lits) avec des consultants et consultantes internes au benefice de la patientele prise en charge par les autres departements medicaux.
Description du poste
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Vous assistez de facon autonome la direction du departement de medecine en assurant les taches administratives et le secretariat pour le compte de la cheffe du departement dans tous les domaines relevant de ses activites et responsabilites avec prises de decision selon delegation de pouvoirs, apres examen complet de dossiers ou de situations particulieres.
Vous assistez egalement de facon autonome le directeur du departement academique de medecine interne.
Vous gerez et organisez l'agenda. Vous receptionnez les appels telephoniques et assurez l'interface avec la cheffe de departement et les interlocutrices et interlocuteurs internes et externes aux HUG.
Tout en repondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la redaction et la mise en page de divers documents, organisez des reunions, assurez la logistique au besoin, contribuez a la planification et a la saisie de donnees dans l'outil VRH, etc.
Vous gerez la partie administrative des fonds facultaires et maintenez a jour le site intranet du departement.
Vous etes amenee ou amene a assumer tout mandat delegue par votre hierarchie ou en cas d'absence de la secretaire du departement.
Qualifications
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Vous etes au benefice d'un CFC d'employee ou d'employe de commerce ou d'un titre juge equivalent et d'une formation administrative superieure de type brevet federal d'assistante ou d'assistant de direction.
Vous avez une experience d'au moins 5 ans dans un poste similaire dans le milieu medical et/ou de la sante publique.
Vous disposez d'une parfaite maitrise des outils informatiques (niveau ECDL, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint et Standard sur Web) et des logiciels en vigueur aux HUG.
Vous avez une excellente maitrise de la langue francaise a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de redaction. Vous maitrisez la langue anglaise et allemande (niveau B2).
Vous avez de tres bonnes qualites relationnelles et avez de l'entregent, etes integre, fiable et diplomate.
Vous etes dynamique, avez de la rigueur et de la methode, avec un sens aigu de l'organisation, de la gestion des priorites, de la prise d'initiative et de la planification.
Vous etes disposee ou dispose a travailler de maniere proactive, autonome et rationnelle.
Vous avez un sens eleve de la discretion et de la confidentialite
Informations complementaires
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Entree en fonction : des que possible
Nombre de poste : 1
Taux d'activite : 80%
Classe de fonction : 13 avec une indemnite de responsabilite (12 si non detentrice ou detenteur des certificats ECDL a savoir advanced pour word, excel, powerpoint et standard sur web)
Contrat : CDI
Delai de candidature : 24.12.2025
Demande de renseignement : Prof. S. De Seigneux, cheffe du departement de medecine, sophie.deseigneux@hug.ch
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.
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