Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 180 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts et chiffres clefs de l'annee 2024 en cliquant ici.


Le service de medecine interne generale (SMIG), rattache au Departement de medecine, prend en charge, sur les plans diagnostiques et therapeutiques, des patients et patientes adultes presentant un probleme ou une affectation en lien avec la medecine interne, ceci en collaboration avec les autres services des HUG, en particulier les services du Departement de medecine.

Description du poste

Integre ou integree au sein du Service de Medecine Interne Generale (SMIG), vous assurez le secretariat de deux unites de la division privee, en etroite collaboration avec les medecins et les Itineraires Patient Managers (IPM). Vous travaillez en binome avec une autre secretaire. Vous etes egalement amene ou amenee a renforcer ponctuellement l'equipe du secretariat pool du service en cas de surcharge, et a remplacer votre binome lors de ses absences. Vous jouez un role cle dans la continuite du service et developpez un lien de proximite avec vos collegues.


Vos missions principales couvrent l'ensemble des taches administratives liees au parcours hospitalier de la patientele, de leur admission a leur sortie. Vous assurez le suivi rigoureux de la documentation clinique (processus d'entrees, corrections anamneses et syntheses sur le dossier d'hospitalisation, lettres de sortie de leur creation a leur validation, etc.).


Tout en repondant aux diverses sollicitations des medecins et des appels telephoniques, vous menez a bien et de maniere autonome les activites administratives en lien avec votre fonction : par exemple, la mise a jour proactive du dossier medical informatise (resultats d'examens, corrections, rapatriement de documents, assurances et DRM), la gestion du courrier et de la messagerie electronique, l'organisation rendez-vous externes et ou internes)


Vous participez activement a la vie des unites, notamment via les Huddles, et etes en contact direct avec les patients et patientes a leurs chevets. Votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre esprit d'initiative vous permettent de gerer efficacement les priorites, meme en situation de stress.


Vous etes une personne polyvalente et reactive, vous etes capable de vous adapter aisement aux evolutions et aux imprevus du quotidien. Votre flexibilite vous permet d'intervenir dans differents services selon les besoins de l'institution, tout en maintenant un haut niveau de qualite dans votre travail. Vous contribuez egalement a des missions ponctuelles confiees par votre responsable et veillez a maintenir un esprit d'equipe et une rigueur constante dans vos activites.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un CFC d'employe ou employee de commerce et/ou d'un diplome de secretaire medical ou medicale, ou toute formation jugee equivalente.


Vous disposez d'une experience reussie d'au moins 2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secretariat medical. Vous avez une bonne connaissance de la structure administrative, des procedures et de l'organisation des HUG.


Vous avez une parfaite maitrise du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de redaction. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requete Labo).


Vous possedez un bon esprit d'equipe, vous avez la capacite a travailler en bureau partage avec plusieurs secretaires.


Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Vous disposez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et gerer ainsi aisement les situations de stress.


Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Informations supplementaires

Entree en fonction : 01.11.2025 Nombre de poste : 1 Taux d'activite : 80% Classe de fonction : 10 (classe 9 en l'absence des qualifications ECDL) Contrat: CDI Delai de candidature: 15.08.2025 Demande de renseignement: Mme C. Greppi, cheffe de secretariat, tel. 022 372 92 02

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.