Job Description

Description de l'entreprise

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Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Comptant pres de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Departement de medecine aigue (DMA) inclut les services d'anesthesiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il repond a une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction frequente avec l'ensemble des Hopitaux universitaires de Geneve, grace a un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.


Le Service des soins intensifs prend en charge les patients et patientes adultes qui presentent ou qui sont en danger immediat de developper des defaillances d'organes vitaux dans le cadre d'une pathologie ou de ses complications, qu'elles soient medicales ou chirurgicales et dont le risque vital est generalement engage. Il conseille et intervient egalement en cas de besoin lors de situations de reanimation dans les autres services des HUG et participe aux interventions urgentes hospitalieres.

Description du poste

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Au sein du Service des soins intensifs, vous remplissez toutes les taches administratives en lien avec les activites du service.


Vous gerez la planification des consultations (prise des rendez-vous, convocations, preparation des dossiers, numerisation de documents) et organisez les examens complementaires, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier medical et du patient ou de la patiente.


Vous assurez la gestion de toute la documentation clinique pour le service (rapports de consultation, lettres de sortie, certificats medicaux), le suivi et la facturation inherente.


Vous effectuez la redaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, proces-verbaux, rapports, elaboration/mise a jour de procedures, etc.) et vous effectuez les taches logistiques telles que les demandes de travaux, la gestion des stocks et la reservation de salles.


Vous assurez l'enregistrement des heures d'enseignement post-gradue, l'organisation de l'arrivee des medecins stagiaires de 6eme annee et des nouveaux medecins internes du service, ainsi que la gestion de certains plannings de formation pour les equipes medicales.


Vous assurez la reception des appels telephoniques et l'accueil physique des patients et patientes et/ou de leurs proches.


Vous gerez le courrier et la messagerie electronique.


Vous gerez les dossiers et reclamations des patients et patientes et des assurances (suivi, dactylographie des documents, recherche, classement, numerisation) et vous participez au suivi des dossiers pour la facturation.


Grace a votre aisance relationnelle, vous developpez un lien de proximite avec vos collegues et vous fournissez une continuite de service en assurant la permanence lors des absences, afin d'assurer une continuite de service. Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.


Vous saisissez et mettez a jour les statistiques inherentes a l'activite.

Qualifications

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Vous etes titulaire d'un diplome de secretaire medical ou medicale, ou toute formation jugee equivalente.


Vous avez reussi une experience reussie de 3 a 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secretariat medical.


Vous avez une maitrise parfaite de la redaction du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de

l'ecrit. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web EXIGE) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).


Vous etes une personne dotee d'un bon esprit d'equipe, vous avez la capacite a travailler en bureau partage avec plusieurs secretaires.


Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Informations complementaires

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Entree en fonction : 01.11.2025 Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 100% Classe de fonction : 11 (ECDL exige pour la classe 11) Contrat : CDI Delai de candidature : 02.10.2025 Demande de renseignements : DMA.secretariat@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.