Job Description

UNION INTERNATIONALE DES TELECOMMUNICATIONS




L'UIT - principale institution des Nations Unies pour les technologies de l'information et de la communication - a pour tache de connecter le monde. A cette fin, elle gere sur le plan international le spectre des frequences radioelectriques et les orbites de satellites, s'emploie a renforcer l'infrastructure des communications dans les pays en developpement et elabore des normes mondiales qui garantissent la parfaite interconnexion de systemes de communication tres divers. L'UIT organise egalement les manifestations mondiales TELECOM, qui rassemblent les representants les plus eminents des secteurs public et prive et favorisent les echanges d'idees et de connaissances, dans l'interet de tous.

Assistant(e) administratif(ve)

Numero de l'avis de vacance:

2063

Secteur:

BDT

Department:

DDR

Pays du contrat:

Suisse

Lieu d'affectation:

Geneve

Numero de poste:

TD02/G6/853

Grade:

G6

Type de contrat:

Duree determinee

Duree du contrat:

2 ans avec possibilite de prolongation

Type de publication:

Externe

Date limite de candidature (Minuit heure de Geneve)

17 Juillet 2025




UNITE ORGANISATIONNELLE




Le Bureau de developpement des telecommunications (BDT) est responsable de l'organisation et de la coordination des travaux du Secteur du developpement des telecommunications de l'Union (UIT-D). Le BDT s'occupe principalement des politiques, des strategies, des programmes et des projets de developpement, ainsi que des activites de cooperation technique visant a favoriser et a encourager l'acces universel, a un cout abordable, a des telecommunications/technologies de l'information et de la communication (TIC) sures et de qualite, et a encourager une utilisation equitable et inclusive des telecommunications/TIC pour mobiliser les personnes et les societes en faveur du developpement durable. Afin de repondre de maniere efficace et rationnelle aux besoins des Etats Membres, le BDT est divise en quatre departements fonctionnels:


Departement de la coordination des operations (Bureau de l'Adjoint au Directeur) Departement des projets, des partenariats et des competences numeriques (PPS) Departement des reseaux numeriques et de l'environnement (DNE) Departement de la societe de connaissances numeriques (DKS)

Le Bureau de l'Adjoint au Directeur et le departement de la coordination (DDR) des operations sont charges d'assurer l'etat de preparation operationnelle et de fournir un appui pour le fonctionnement des bureaux regionaux et du siege de l'UIT a Geneve, en particulier en ce qui concerne la mise oeuvre des projets et des programmes. Les entites fonctionnelles s'occupant des reunions, des bourses et de l'appui informatique, entre autres, rendent compte a ce departement. L'unite chargee d'accorder une attention particuliere a tous les aspects relatifs aux pays les moins avances (PMA), aux pays en developpement sans littoral (PDSL) et aux petits Etats insulaires en developpement (PEID) est placee sous la responsabilite de ce departement. L'Adjoint au Directeur a la responsabilite d'aider et de conseiller le Directeur en ce qui concerne la direction et la gestion du Bureau, y compris sur toutes les questions relatives au personnel et aux processus de planification financiere et operationnelle. Le departement est charge de diriger le processus de planification operationnelle et l'appui a la mise en oeuvre dans le cadre du Plan d'action. Le departement est egalement charge de coordonner les conferences et les reunions, les travaux de redaction et le suivi de la documentation, et de surveiller la mise en oeuvre des decisions emanant des organes directeurs de l'UIT et du BDT, y compris le Groupe consultatif pour le developpement des telecommunications (GCDT), le Conseil, les conferences et assemblees des autres Secteurs pour les questions concernant le BDT. Le departement a la responsabilite de coordonner la cooperation du Bureau avec les autres Secteurs et avec le Secretariat general.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

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L'assistant(e) administratif(ve) rend compte a un haut responsable charge de la gestion et de la coordination des travaux d'un departement. Il/elle fournit des services d'appui administratif et de secretariat a l'Adjoint au Directeur et au Chef de Departement, en veillant au bon fonctionnement du Bureau ainsi qu'a la diffusion et a la gestion efficaces de l'information. A cette fin, le/la titulaire interagit directement avec les membres du personnel et les hauts fonctionnaires, a l'interieur comme a l'exterieur de l'organisation. Il/elle devra etre capable de hierarchiser les taches qui lui sont confiees et d'organiser son travail de maniere autonome, en se basant sur les orientations generales fournies par son superieur hierarchique.

TACHES ET RESPONSABILITES

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Le/la titulaire :


Fournit un appui administratif a l'Adjoint au Directeur et au Chef de Departement pour la gestion des communications, des reunions et du deroulement des taches ; repere les sujets complexes ou delicats necessitant un traitement particulier ainsi que les problemes prioritaires qui doivent etre portes a l'attention du superieur hierarchique et contacte les interlocuteurs pertinents. Le cas echeant, il/elle fournit des informations et des avis au personnel du Bureau a tous les niveaux et s'assure que chacun sache ce qui est attendu de lui et soit conscient des echeances. Fixe des rendez-vous et tient a jour l'emploi du temps du superieur hierarchique, recoit les visiteurs, passe et filtre les appels telephoniques et repond aux demandes formulees par d'autres departements de l'Union, des administrations et des organisations regionales, internationales ou privees, concernant les activites ou les questions liees au travail du Chef du Departement. Il/elle examine, enregistre et classe le courrier du Departement (correspondances et documents) des reception et s'assure de sa bonne distribution. Organise et facilite le travail administratif du bureau et, a ce titre, etablit le systeme de classement, les procedures internes et les systemes de suivi de la correspondance et des documents. Il/elle verifie que le travail est effectue conformement aux normes en vigueur et dans les delais impartis ; surveille l'avancement du travail et met l'accent sur les cas prioritaires et les questions necessitant l'attention du superieur hierarchique. Redige des lettres et s'occupe de la distribution et de la traduction des correspondances adressees au Chef du Departement, selon les besoins. Il/elle aide a la preparation de lettres circulaires specifiques et regroupe et classe les reponses recues sous forme de documents, si necessaire.
Prepare et tient a jour les dossiers du Chef du Departement relatifs au Comite de gestion du BDT, aux conferences, reunions et seminaires. Il/elle organise et classe la correspondance, les documents et les informations confidentielles ; et se procure les documents et informations utiles a la preparation des presentations, des discours et des rapports de l'Adjoint au Directeur et du Chef du Departement.

TACHES ET RESPONSABILITE (continuation)

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Organise des ateliers, des seances de formation, des seminaires, des reunions et des colloques et, a ce titre, assume la responsabilite de l'organisation administrative et logistique. A cet effet, il/elle etablit la version definitive des ordres du jour, envoie les invitations, produit et distribue les documents, prend des notes et prepare des comptes rendus des reunions. Il/elle donne suite aux mesures decidees et veille au respect des regles protocolaires. Coordonne l'organisation des deplacements, l'emploi du temps et les reservations pour les voyages officiels de l'Adjoint au Directeur et du Chef du Departement. Assure la liaison entre le Departement et le Secretariat general de l'UIT pour toutes les questions relatives a l'administration du personnel. Suit la preparation, par ses collegues, de rapports, correspondances, notes d'information, et autres documents soumis a l'examen de son superieur hierarchique. Il/elle s'assure que ces documents sont conformes aux formats et styles normalises et peut etre amene(e), si necessaire, a faire des traductions non officielles dans une autre langue officielle de l'Union. S'acquitte de toute autre activite connexe qui lui est confiee.

COMPETENCES ESSENTIELLES

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Application des connaissances specialisees; Aptitude a communiquer efficacement; Formation et echange de connaissances; Engagement a l'egard de l'organisation; Approche axee sur les resultats; et, Esprit d'equipe et collaboration.

COMPETENCES FONCTIONNELLES

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Souci du client et de la prestation de services
Ouverture a l'innovation et au changement
Aptitude a planifier et a organiser

COMPETENCES TECHNIQUES

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Maitrise de l'informatique et aptitude a utiliser efficacement les logiciels et systemes bureautiques courants pour elaborer des documents, echanger et archiver la correspondance electronique et tenir a jour les systemes de classement electroniques. Aptitude a verifier que la correspondance est conforme aux procedures etablies et que les declarations sont exactes, avant l'apposition de la signature/approbation par le Chef du Departement ou d'autres collegues de la categorie professionnelle.

QUALIFICATIONS REQUISES

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Education:

Etudes secondaires completes sanctionnees par un diplome OU etudes techniques ou commerciales completes equivalentes sanctionnees par un diplome. Pour les candidats internes, une instruction obligatoire, associee a treize annees d'experience professionnelle pertinente peut remplacer les etudes secondaires completes sanctionnees par un diplome a des fins de promotion ou de rotation.

Experience:

Au moins huit ans (administration, comptabilite) ou six ans (informatique) d'experience dans le domaine de l'emploi. (Un maximum de trois ans d'etudes dans le domaine de l'emploi et dans une ecole reconnue peut remplacer l'experience requise, sur la base d'une annee d'etudes pour une annee d'experience).

Experience approfondie des travaux de bureau, et notamment dans l'organisation et la supervision d'un large eventail d'activites administratives et operationnelles.

Langues:

Connaissance de l'une des six langues officielles de l'Union (anglais, arabe, chinois, espagnol, francais, russe) au niveau avance et connaissance d'une deuxieme langue officielle au niveau intermediaire. La connaissance d'une troisieme langue officielle serait un avantage.

DROITS ET PRESTATIONS

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Traitement annuel (net d'impots)

86,924.- CHF - 115,574.- sans personnes a charge.

Conformement aux dispositions des Statut et Reglement du personnel de l'UIT, les nominations a des postes relevant de la categorie des services generaux sont soumises a des conditions de recrutement sur le plan local.

INFORMATION SUR LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT




Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations completes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UIT Carrieres. L'evaluation des candidats est basee sur les criteres de l'avis de vacance et peut inclure des tests et/ou des evaluations, ainsi qu'un entretien base sur les competences. L'UIT utilise des technologies de communication telles que la video ou la teleconference, la correspondance par e-mail, etc. pour l'evaluation des candidats. Veuillez noter que seuls les candidats selectionnes seront contactes et que les candidats a l'etape de selection finale seront soumis a une verification des references sur la base des informations fournies. Les messages emanant d'adresses email differentes de celles de l'UIT - @itu.int - ne doivent en aucun cas etre considerees. L'UIT ne facture aucun frais a aucun moment au cours du processus de recrutement.

L'UIT applique une politique de tolerance zero a l'egard de toute forme de harcelement. L'UIT s'est engagee en faveur de la diversite et de l'integration au sein de son effectif, et encourage tous les candidats quels que soient leur sexe, leur nationalite, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapees, a postuler pour faire partie de l'organisation. La parite des genres est d'une grande importance pour l'UIT.