Job Description

Mission

L'Institut de Genie Mecanique (IGM) recherche un-e assistant-e administratif-ve (30 %) a partir du 1er janvier 2026.

L'IGM est un Institut jeune et dynamique dirige par le Prof. Herbert Shea et comprend 27 laboratoires de recherche et 29 membres du corps professoral. L'IGM aborde des questions societales urgentes en matiere d'efficacite energetique et de production d'energie, de changement climatique, de fabrication, de mobilite, de sante et de durabilite.

En tant qu'assistant-e administratif-ve de l'Institut, vous jouerez un role essentiel en soutenant le Directeur et l'adjoint de l'Institut de Genie Mecanique et en facilitant le bon deroulement des activites de l'Institut.

Si vous etes passionne-e par la recherche de pointe et les questions societales urgentes en matiere d'efficacite energetique et de production d'energie, de changement climatique, de fabrication, de mobilite, de sante et de durabilite, nous vous invitons a poser votre candidature et a vous joindre a notre passionnante aventure.

Principales taches et responsabilites

Gestion administrative et suivi financier :

+ Gestion comptable des budgets de l'Institut (salaires, depenses, notes de frais, carte de credit, transferts, facturation, achats, previsions budgetaires)
+ Delegue-e du Directeur pour le controle et l'approbation des notes de frais des Professeur-e-s de l'Institut selon reglements EPFL
+ Organisation des IGM Faculty Meetings, des seminaires speciaux et seminaires/reunions de promotion/evaluation
+ Organisation des voyages des Professeur-e-s Honoraires et/ou gestion des notes de frais (sur demande)

Suivi administratif general :

+ Courrier, reservations de salles, accreditations, inventaire
+ Coordination des initiatives de financement interne de la STI (e.g., MidSizeEquip) au sein de l'Institut (demandes de budget IGM et transferts)
+ Soutien au processus pour les Professeur-e-s Invite-e-s et Hotes Academiques au sein de l'Institut (signatures, demandes de budget IGM et transferts)
+ Soutien et logistique generale a l'Institut en fonction des besoins et des disponibilites

Profil

Personne competente en organisation budgetaire (suivi des budgets et previsions budgetaires) Parfaite maitrise orale et ecrite de l'anglais et du francais Aisance avec les outils informatiques, bureautiques et applications internes a l'EPFL (sesame, infocentre, notes frais, absences, inventaire...) Connaissance des directives et processus EPFL Capacite a interagir dans un environnement multiculturel Dynamisme et proactivite, grand sens des responsabilites, excellentes connaissances organisationnelles et capacite de travailler de facon autonome

Nous offrons

Un poste administratif interessant au sein de l'Institut de Genie Mecanique. Ideal pour un-e professionnel-le souhaitant augmenter son taux d'activite.

Informations

Date d'entree en fonction : 01/01/2026

Taux d'occupation : 30.00

Type de contrat : CDI

Reference : 1725