Job Description

Votre mission
Au sein du secretariat du Commandant adjoint de la Police, la ou le titulaire sera amenee ou amene a assurer les taches courantes attribuees a une assistante ou un assistant d'un secretariat de direction.
La ou le titulaire aura pour activites :

• d'assister le Commandant adjoint de la Police ;
• prendre en charge de facon autonome toutes les taches administratives et operationnelles liees au secretariat du Commandant adjoint, impliquant l'examen complet des dossiers et des situations particulieres, la prise de decisions et l'analyse complete des dossiers et des rapports ;
• gerer, anticiper et organiser quotidiennement l'emploi du temps du Commandant adjoint au moyen de l'echeancier et de l'agenda, organiser ses deplacements ;
• gerer la BAL du Commandant adjoint, detecter les urgences et preparer des projets de reponse de maniere autonome ;
• rediger des courriers de maniere autonome ;
• preparer les ordres du jour des seances de l'etat-major du service, en assurer l'organisation (logistique, reservation, etc.), compiler les documents y relatifs et rediger les proces-verbaux;
• prendre des auditions (droit d'etre entendu) des collaboratrices ou collaborateurs dans le cadre de procedures disciplinaires, sous la Direction de la Commandante;
• extraire des informations contenues dans des rapports et en faire la synthese (par exemple dans le cadre de doleances);
• verifier que les dossiers soumis au Commandant adjoint soient complets et dans le cas contraire prendre les initiatives necessaires pour y parvenir;
• assister le Commandant adjoint dans la preparation de ses dossiers et assurer la coordination avec les partenaires externes et/ou autres services de la Police;
• assurer l'interface avec le Secretariat general du Departement, ainsi qu'avec le Secretariat de la Conseillere d'Etat;
• assurer l'interface avec les services partenaires suisses et etrangers;
• assurer l'interface avec la Chancellerie de la Police et tous les services subordonnees au Commandant adjoint;
• assurer le suivi et le respect des delais des dossiers confies par le Commandant adjoint.

Votre profil
Formation :
Maturite professionnelle commerciale ou brevet federal d'assistante ou assistant de direction, complete-e par 4 a 5 annees d'experience professionnelle dans un secretariat de direction.
Competences particulieres caracterisant le poste :
Le poste exige d'excellentes competences d'analyse et de synthese ainsi que redactionnelles, organisationnelles et relationnelles, tout en assurant rigueur et discretion absolues sur le contenu des affaires traitees.
Vous faites preuve d'adaptation et de flexibilite dans un contexte dynamique, avec un reel sens du service public. La capacite a travailler en equipe dans une structure hierarchique et a pouvoir effectuer plusieurs taches simultanement sont indispensables.
Vous disposez de bonnes capacites d'analyse et de synthese, ainsi que d'une grande aisance redactionnelle et d'une excellente orthographe.
Maitrise des outils informatiques usuels (Microsoft Office) et facilite d'apprentissage dans l'utilisation d'autres outils.
La connaissance de l'organisation de la police et du fonctionnement de l'administration publique est indispensable et sera un atout majeur dans le choix de la candidate ou du candidat.
Vos avantages
Integrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'integrite, l'impartialite et la disponibilite ; ou l'egalite entre hommes et femmes est garantie.
Profiter de prestations sociales de qualite.
Observations
Seuls les dossiers complets seront pris en consideration (lettre de motivation, CV, copie des certificats de travail et certificat de maturite).
Il s'agit d'un contrat pour une duree determinee de 7 mois.
Lieu de travail
Nouvel Hotel de Police
Chemin de la Graviere 5
1227 Les Acacias