Job Description

Votre mission
Le departement des institutions et du numerique reunit des politiques publiques fondamentales pour la collectivite genevoise, en garantissant notamment l'ordre public et la securite de la population, ainsi qu'une transition numerique inclusive et innovante.
Dans le cadre des activites du secretariat general, le.la titulaire du poste aura pour mission d'assurer avec autonomie les taches administratives et le secretariat complet d'un ou de plusieurs secretaires generaux adjoint.es en charge des politiques publiques composant le departement. Plus specifiquement, le.la titulaire se verra confier les activites suivantes:

• Rediger des courriers et courriels en lien avec les dossiers traites;
• Prendre des notes et rediger des proces-verbaux;
• Gerer les flux d'information et de communication avec les differentes partenaires;
• Gerer les agendas et les echeanciers des courriers en suspens;
• Planifier et organiser des rendez-vous et des seances;
• Contribuer a l'elaboration et au suivi des dossiers;
• Assurer la reception telephonique et l'accueil des visiteurs;
• Effectuer le classement et l'archivage electronique des documents.

Votre profil
Formation:
Maturite professionnelle commerciale ou brevet federal d'assistante de direction ou formation jugee equivalente. Une experience minimale de 5 annees dans un secretariat de haut niveau est requise.
Competences particulieres:

• Excellente maitrise du francais et orthographe irreprochable;
• Aisance dans la redaction de correspondance, de proces-verbaux et/ou de tout objet administratif;
• Grandes competences organisationnelles et capacite a gerer simultanement plusieurs taches;
• Tres bonnes capacites d'anticipation et de gestion des priorites;
• Capacite d'analyse et de synthese;
• Capacite a gerer une forte charge intense de travail;
• Capacite d'adaptation et d'evolution au sein d'un environnement exigeant;
• Sens du service public;
• Sensibilite a la vie politique genevoise et suisse;
• Courtoisie et entregent.

Competences bureautiques:

• Maitrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, PowerPoint, Excel);
• Connaissances de Aigle/Nova un atout.

Vos avantages
Integrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'integrite, l'equite, la discretion et l'esprit de collaboration, l'impartialite et la disponibilite; ou l'egalite entre hommes et femmes est garantie.
Profiter de prestations sociales de qualite, developper des competences grace a une offre en formations continues importante et variee, et beneficier de possibilites d'evolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.
Observations
Les offres de service etant traitees electroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.
Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en consideration. Les dossiers incomplets ne seront pas etudies.