Job Description

Description de l'entreprise
Avec plus de 10'000 collaborateurs et collaboratrices representant 180 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts et chiffres clefs de l'annee 2024 en cliquant .
Le poste est rattache au . La medecine interne est une specialite centree, comme son nom l'indique, vers l'interieur du corps et des organes. La discipline-mere a donne naissance, au cours des trois dernieres decennies, a de multiples disciplines, devenues des specialites a part entiere depuis plusieurs annees et ont obtenu le meme statut que la medecine interne elle-meme. Le ou la specialiste qui amene les dernieres connaissances de sa specialite aupres des patientes et patients et dans les centres universitaires, est capable de developper des programmes de recherche sophistiques, soit cliniques, soit de laboratoire, qui permettront d'integrer ces connaissances a travers la medecine translationnelle a la pratique.
Description du poste
Dans le cadre d'une reorganisation de la gestion des secretariats du Departement de medecine (DMED), vous etes hierarchiquement rattachee ou rattache a la coordinatrice du secretariat du DMED. Vous organisez, gerez et encadrez les activites des secretariats medicaux des services, tout en respectant les directives departementales et institutionnelles.
Gestion et coordination de l'activite d'un ou plusieurs secretariats :
Vous organisez et coordonnez l'ensemble des activites des secretariats d'un ou deux services, en conformite avec les directives departementales. Vous assurez la supervision operationnelle des collaborateurs et collaboratrices des secretariats.
Vous mettez en place des processus visant a garantir la qualite des activites des secretariats et d'accueil, a harmoniser les pratiques professionnelles et a maintenir une coherence departementale au niveau administratif.
Vous mettez en place des processus visant a garantir la programmation et le suivi des examens des plateaux d'endoscopies et assurez son bon fonctionnement
Vous rencontrez regulierement le ou la medecin-cheffe du service pour l'informer des procedures et changements en lien avec le secretariat de son service.
Grace a votre aptitude a collaborer avec des equipes pluridisciplinaires, vous planifiez et coordonnez l'execution des travaux administratifs, medicaux, de secretariat et d'accueil de la patientele.
Vous vous assurez de la bonne gestion de la constitution, la mise a jour et le classement du dossier medical patient, sans oublier le telechargement de toute la documentation etablie par les partenaires hors HUG.
Pour piloter l'activite administrative, vous mettez en place les indicateurs pertinents et en assurez le suivi.
Vous etes garant ou garante du controle des donnees administratives et de la documentation clinique tout en vous assurant du respect des exigences institutionnelles. Vous vous assurez de la finalisation de la documentation clinique tout en respectant les delais institutionnels.
Vous elaborez et mettez a jour les documents de reference, procedures et methodes de travail que vous communiquez aupres de vos equipes.
Vous gerez les differents rapports aux assurances en coordination avec le medecin en charge ainsi que les correspondances complexes.
Gestion d'equipe :
Vos qualites de communication vous permettent d'encadrer et motiver une equipe de secretaires.
Vous veillez a l'adequation des ressources par rapport a la charge de travail. Vous planifiez et animez des seances d'equipe regulieres et creer une dynamique d'equipe.
Vous encadrez, motivez et assurer le suivi des secretaires sous votre responsabilite, effectuez les entretiens d'evaluation et veillez a la formation de l'equipe.
Vous saisissez et gerez les plannings pour l'ensemble des secretaires du service sous votre responsabilite.
Vous organisez et coordonnez les remplacements des secretaires en leur absence de la maniere la plus optimale et si necessaire. Au besoin, vous apportez du soutien a l'equipe de secretaires.
Activites specifiques :
De maniere transversale, vous participez aux projets de votre departement ou de l'institution ainsi qu'a la formation des nouveaux collaborateurs et collaboratrices et des personnes en stage et apprentissage.
Vous assurez un suivi du codage, de la facturation ainsi que de la documentation clinique. En tant que referente ou referent administratif, vous etes la personne repondante aupres du service du codage pour toute question concernant cette documentation.
En outre, vous vous chargez des taches de secretariat propre a votre service.
Qualifications
Vous etes titulaire d'une maturite commerciale ou d'un CFC d'employe ou employee de commerce ; le diplome de secretaire medical ou medicale est un atout.
Vous avez suivi une formation en management (CAS ou titre juge equivalent).
Vous vous appuyez sur une experience d'au moins 2 ans dans une fonction de secretariat, dans le milieu medical de preference.
Vous avez 3 ans d'experience dans la gestion d'equipe.
Vous disposez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et le web). La connaissance de logiciels tels que DPI, DPA, Opale, Winscribe et GRECO constitue un important atout.
Vous avez une excellente maitrise du francais tant a l'ecrit qu'a l'oral. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. Vous possedez egalement de tres bonnes connaissances de l'anglais (parle et ecrit).
Vous possedez d'excellentes capacites d'organisation et de gestion des priorites vous permettant de faire face a des situations d'urgence necessitant une bonne maitrise du stress.
Vous disposez d'une bonne capacite d'analyse et d'un esprit de synthese. Vous etes une personne affirmee, flexible et a l'ecoute. Vous etes dynamique et faites preuve d'adaptabilite ainsi que de force de proposition pour insuffler une coherence aux secretariats du service.
Informations complementaires

• Entree en fonction : des que possible
• Nombre de postes: 2
• Taux d'activite : 100%
• Classe de fonction : 14 (13 si pas titulaire de l'ECDL)
• Contrat : CDD/CDM d'un an, avec possibilite CDI des 2026
• Delai de candidature : 16.07.2025
• Demande de renseignements : Mme M. Matteo, coordinatrice des secretariats du D-MED, tel. 079 553 58 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.