Job Description

Mandarin Oriental Palace Luzern is looking for a Reservations & PBX Agent to join our Reservations team.
Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.
Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world's most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.
Mandarin Oriental Palace, Luzern is an iconic Belle Epoque landmark, offering a premier luxury experience. It comprises 136 rooms and suites, three restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room.
About the job
Based at the Mandarin Oriental Palace, Luzern within the Reservations Department in Luzern, the Reservations & PBX Agent supports the Reservations Manager with all tasks related to our Reservations Department. The Reservations & PBX Agent reports to the Reservations Manager.
As Reservations & PBX Agent, you will be responsible for the following duties:

• Handling all reservation requests as well as the group requests with our hotel software
• Receiving and answering the incoming calls from extern and intern
• Processing of VIP and regular guest bookings while considering special wishes and preferences
• Preparing offers for group and individual bookings complying with the expiry and cancellation deadlines
• Checking, processing and filing of incoming reservation correspondence
• Communicating and cooperating efficiently with the Front Office & Sales & Marketing Department

As Reservations & PBX Agent, we expect from you:

• A completed apprenticeship as a hotel specialist, hotel clerk or travel agent. Experience in the reservations department in a similar position
• In-depth computer skills, ideally HMS, Infor and Banqueting Delphi
• A friendly, courteous, confident appearance on the phone and in direct contact with the guests
• A strong sales- and turnover-oriented working style as well as negotiation skills
• Organization skills, excellent manners and a well-groomed appearance
• Strong communication skills, both written and oral
• Very good German and English skills, other foreign languages are an advantage

Our commitment to you:

• Learning & Development. Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay. When you work as hard as our colleagues do, it's important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness. Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Swiss Deluxe Hotels. As a member of the Swiss Deluxe Hotels you and your loved ones get to enjoy stays at many prestigious properties all across Switzerland. From vibrant city hotels to grand hotels deeply rooted in their surroundings, the perfect get-away is only a reservation away.

We're Fans. Are you?
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Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht einen/eine Reservations & PBX Agent/in um unser Team im Reservations zu verstarken.
Sind Sie ein/e Meister/in Ihres Handwerks? Fuhlen Sie sich wohl in einem Team, das gemeinsam erfolgreich ist, das Integritat und Respekt zeigt und gleichzeitig verantwortungsvoll handelt? Haben Sie eine ambitionierte, erfolgsorientierte Arbeitsweise? Wir laden Sie ein, Fan of the expectional zu werden.
Mandarin Oriental ist der preisgekronte Besitzer und Betreiber einiger der luxuriosesten Hotels, Resorts und Residenzen an den aussergewohnlichsten und schonsten Reisezielen der Welt. Die Hotelgruppe ist dafur bekannt, einige der begehrtesten Destinationen der Welt zu schaffen. Mandarin Oriental bietet legendaren Service inspiriert von unseren asiatischen Wurzeln und stellt die Spitze der Luxuswelt dar.
Das legendare Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eroffnet und befindet sich in Luzern am Ufer des Vierwaldstattersees. Nach einer kompletten Renovierung eroffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Turen fur Kollegen und Gaste. Das Hotel verfugt uber 136 Zimmer und Suiten mit herrlichem Blick auf den Vierwaldstattersee und die Berge. Drei Restaurants, eine Bar mit wunderschoner Terrasse, der Meeting- und Eventbereich, der Spa sowie ein Fitnessraum runden das vielfaltige Angebot fur unsere Gaste ab.
Als Reservations & PBX Agent werden Sie fur folgende Aufgaben verantwortlich sein:

• Fachgerechte Annahmen und Bearbeitung von Reservierungsanfragen sowie die Bearbeitung von Gruppenanfragen mit unserer Hotelsoftware
• Annahme der eingehenden internen und externen Anrufe
• Bearbeitung von VIP- und Stammgastbuchungen unter Berucksichtigung besonderer Wunsche und Praferenzen
• Erstellung von Angeboten fur Gruppen- und Individualbuchungen und die Kontrolle unter Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen
• Kontrolle, Bearbeitung und Ablage der eingehenden Reservierungskorrespondenz
• Effiziente Kommunikation und Kooperation mit den Abteilungen Front Office und Sales & Marketing

Als Reservations & PBX Agent erwarten wir von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau oder Reiseverkehrskaufmann/-frau sowie Erfahrung in der Reservierungsabteilung in einer ahnlichen Position
• Fundierte EDV-Kenntnisse, idealerweise HMS, Infor, Banqueting Delphi
• Freundliches, zuvorkommendes, sicheres Auftreten am Telefon und im Direktkontakt mit den Gasten
• Ausgepragtes Verkaufs- sowie Verhandlungsgeschick
• Organisationstalent, exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Ausseres
• Kommunikationsstarke, sowohl schriftlich als auch mundlich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil

Unser Versprechen an Sie:

• Lernen und Entwicklung. Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme fur die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln konnen.
• MOstay. Wenn man so hart arbeitet wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu gonnen. Als Mitglied der #MOfamily konnen Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Ubernachtungen und zusatzlich attraktive Zimmerpreise fur Sie und Ihre Liebsten.
• Gesundheit & Wellness fur Kollegen. Die richtige Work-Life-Balance zu finden ist wichtig. Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.
• Swiss Deluxe Hotels. Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Hausern in der ganzen Schweiz. Von aufregenden Stadthotels bis hin zu Grand Hotels, die tief in ihrer Umgebung verwurzelt sind - der perfekte Urlaub ist nur eine Reservierung entfernt.

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