Description de l'entreprise
Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant .
Le a pour mission d'offrir des soins de qualite et adaptes aux besoins des femmes a chaque etape de leur vie et aux problemes de sante auxquels sont confrontes les nouveau-nes, les enfants et les adolescents et adolescentes de leur naissance jusqu'a l'age de 18 ans. Depuis de nombreuses annees, le Departement de la femme, de l'enfant et de l'adolescent n'a cesse de developper des prestations de pointe et des poles de competence dans plusieurs specialites medicales.
Le Service de pediatrie generale s'occupe des problemes de sante des nouveau-nes, des enfants, des adolescentes et adolescents jusqu'a la fin de leur croissance et contribue au maintien de la sante. Il assure par ailleurs la coordination et la formation post-graduee des medecins pediatres.
Description du poste
Au sein du Service de pediatrie generale, vous assistez le ou la medecin cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, academique et de recherche, en assurant l'interface entre les differentes filieres professionnelles.
Vous organisez les rendez-vous, les seances et les seminaires, en gerant l'agenda electronique du ou de la medecin cheffe de service. Vous preparez les dossiers, redigez les comptes rendus de seances et coordonnez le suivi des decisions prises.
Vous gerez la correspondance de maniere autonome. Votre capacite d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de reponse.
Tout en repondant aux diverses sollicitations, vous menez a bien et de maniere autonome les activites administratives en lien avec votre fonction telles que la gestion des horaires (VRH) des medecins cadres, des chefs ou cheffes de clinique et des medecins internes, la gestion administrative des fonds prives ou facultaires, l'organisation des congres et colloques du corps medical, le suivi du budget alloue au service et a la recherche.
Votre proactivite vous permet d'effectuer les taches logistiques decoulant de la vie d'un secretariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation.
Au sein de l'equipe, vous developpez un lien de proximite avec vos collegues secretaires medicales et vous assurez une continuite de service lors des absences. Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre votre polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.
Qualifications
Vous etes titulaire d'un diplome de l'ecole superieure de commerce et d'une formation administrative superieure de type brevet federal d'assistant ou assistante de direction.
Vous disposez d'une experience reussie de 3 ans dans un poste similaire dans un secretariat de direction, idealement dans le milieu medical ou de la sante publique. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible.
Vous avez une parfaite maitrise du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de redaction et possedez de tres bonnes connaissances ecrites et orales de l'anglais. La connaissance d'une troisieme langue est un atout supplementaire.
Vous possedez la certification ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web et une tres bonne connaissance de VRH. La maitrise des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO et Winscribe) est un atout non negligeable.
Vous faites preuve d'un tres bon esprit d'equipe et d'entraide. Vous etes autonome et avez un bon sens de l'organisation et des priorites. Vous etes une personne rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.
Vous disposez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et gerer ainsi aisement les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite.
Informations complementaires

• Entree en fonction : des que possible
• Nombre de postes : 1
• Taux d'activite : 90%, presence du lundi au vendredi
• Classe de fonction : 13
• Contrat : CDD de 12 mois, probablement prolongeable
• Delai de candidature : 23.06.2025
• Demande de renseignements: Mme V. Lopez Sanchez, cheffe des secretariats de l'hopital des enfants,
• Demande de cahier des charges : Mme L. Neyroud, adjointe RH,

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.