Job Description

Description de l'entreprise

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Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour decouvrir les moments forts de l'annee 2024 en cliquant ici.


Rattache au Departement de medecine, le Service de cardiologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et therapeutiques non chirurgicaux, les patients et les patientes adultes souffrant d'une pathologie cardiaque. Il assure les interventions endovasculaires sur les vaisseaux cardiaques et peripheriques, le myocarde et les valves.

Description du poste

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Dans le cadre de plusieurs projets en cours au sein du service de cardiologie ainsi qu'afin de renforcer l'equipe administrative et d'assurer la continuite des activites des secretariats, le ou la titulaire du poste est chargee ou charge d'assumer le secretariat polyvalent du service.


Vous apportez un appui actif a la planification et a la coordination des activites du service, notamment en soutien au secretariat charge de la programmation des interventions.


Vous assurez la preparation logistique et administrative des colloques du service, veillant a leur bon deroulement et a la mise a disposition de l'ensemble des supports necessaires.


Vous participez au suivi des documents cliniques des unites ambulatoires, au traitement de la facturation, ainsi qu'a diverses taches liees a la gestion administrative du service.


Vous travaillez en etroite collaboration avec la responsable du secretariat dans les domaines de la planification, de l'organisation et de la coordination des activites du service.


Vous contribuez activement a la planification interne, a la fluidite de la communication et a la coordination entre les differentes unites de cardiologie.


Vous apportez un soutien administratif dans le cadre de projets transversaux du service ou de tout autre mandat confie par la hierarchie.


Vous etes chargee ou charge de la redaction de courriers, rapports administratifs et techniques, proces-verbaux de reunions ou de conferences, en veillant a la qualite de la presentation et de la formulation.


Vous executez, selon les besoins du service, toute autre mission administrative relevant de vos competences.

Qualifications

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Vous etes titulaire d'un CFC d'employe ou employee de commerce, d'un diplome de secretaire medicale ou medical, ou d'une formation jugee equivalente. Vous justifiez d'une experience confirmee de deux a trois ans dans un poste similaire, idealement au sein d'un secretariat medical.


Vous maitrisez parfaitement les outils informatiques standards, notamment Word (niveau ECDL Advanced) et Excel (niveau ECDL Standard), ainsi que les logiciels en usage aux Hopitaux universitaires de Geneve, tels que DPA, DPI, GRECO et OPALE, de meme que les programmes applicatifs courants. La maitrise de l'outil Vision RH, en particulier pour la planification, est vivement recommandee, tout comme une excellente connaissance de la Brique Probleme (BP) et du logiciel Dragon Medical Direct (DMD).


Vous possedez une excellente maitrise du francais, tant a l'oral qu'a l'ecrit, ainsi qu'une orthographe irreprochable et une solide connaissance de la terminologie medicale.


Dote ou dotee d'un esprit d'equipe developpe, vous etes capable d'evoluer efficacement dans un environnement de travail partage avec plusieurs secretaires. Vous etes une personne organisee, methodique et precise, vous savez definir les priorites avec discernement tout en faisant preuve d'autonomie, de rigueur et de dynamisme dans l'execution de vos taches.


Votre aisance a gerer les imprevus et les situations de stress, conjuguee a votre capacite d'adaptation et a votre polyvalence, vous permet de soutenir activement les cadres dans leurs activites administratives. Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite et veillez en tout temps au respect scrupuleux des normes et des procedures en vigueur.

Informations complementaires

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Entree en fonction : 01.01.2026 Nombre de poste : 1 Taux d'activite : 50% Classe de fonction : 11 (10 si pas titulaire de l'ECDL) Contrat : CDI Delai de candidature : 09.11.2025 Demande de renseignement : Mme M.-C. Pennacchioli, cheffe de secretariats, tel. 079 55 35194

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.