Job Description

Description de l'entreprise

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Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Comptant pres de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Departement de medecine aigue (DMA) inclut les services d'anesthesiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il repond a une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction frequente avec l'ensemble des Hopitaux universitaires de Geneve, grace a un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.


Le Service des urgences est un service transversal qui a pour missions d'accueillir la patientele 24h/24 quelle que soit la nature de son probleme de sante, d'assurer une prise en soins rapide et efficace afin d'orienter les personnes prises en charge vers la structure la plus appropriee. Le Service des urgences assure egalement au niveau cantonal une aide medicale urgente, coordonnee et gere les evenements majeurs, tout en etant un service de reference pour les structures du canton.


Au sein de ce service, l'Unite des urgences prehospitalieres et de reanimation (Brigade Sanitaire cantonale) assure l'aide medicale urgente par voie terrestre et heliportee ainsi que la conduite sanitaire des evenements majeurs. Il s'agit d'une unite de formation reconnue par la Societe suisse de medecine d'urgence et de sauvetage dont les activites d'enseignement concernent toutes les phase de la formation medicale et paramedicale. Elle conduit egalement plusieurs projets de recherche et d'innovation.

Description du poste

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Vous assurez un support administratif pour les equipes de la BSC (Brigade sanitaire cantonale) et de l'UPHR (Unite des urgences prehospitalieres et de reanimation).


Vous assurez la saisie des affectations, horaires, etc. des equipes dans Vision RH et veillez au suivi regulier des differents soldes (medecins et ambulanciers et ambulancieres), ainsi que les declarations de piquets.


Vous assurez la gestion de documentation tres specifique aux services, dans le respect des directives institutionnelles.


Vous effectuez la redaction et la mise en forme de divers documents (correspondances, proces-verbaux, rapports, elaboration/mise a jour de procedures, etc.).


Vous gerez le courrier et la messagerie electronique.


Vous apportez un appui de gestion pour les formations.


Vous effectuez les taches logistiques comme les demandes de travaux, la gestion des stocks et la reservation de salles, ainsi que les commandes pour le materiel specifique.


Grace a votre aisance relationnelle, vous collaborez avec les equipes pluridisciplinaires, les collaborateurs et collaboratrices, les secteurs partenaires, les personnes privees et les autres services.


Vous developpez un lien de proximite avec vos collegues et vous fournissez une continuite de service en assurant la permanence lors des absences, afin d'assurer une continuite de service.


Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.

Qualifications

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Vous etes titulaire d'un diplome de secretaire medical ou medicale, ou toute formation jugee equivalente.


Vous avez reussi une experience reussie de 3 a 5 ans dans un poste similaire, au sein d'un secretariat medical.


Vous avez une maitrise parfaite de la redaction du francais a l'oral comme a l'ecrit et une capacite averee de

l'ecrit. La terminologie medicale vous est aisement comprehensible. La connaissance de l'anglais est un atout.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard sur Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web EXIGE) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO, Qualiac, Opale).


Dote ou dotee d'un bon esprit d'equipe, vous avez la capacite a travailler en bureau partage avec plusieurs secretaires.


Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, dynamique, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Vous pourrez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et de gerer ainsi facilement les situations de stress. Enfin, vous faites la preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Informations complementaires

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Entree en fonction : 01.11.2025 Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 80% Classe de fonction : 11 (ECDL exige pour la classe 11) Contrat : CDI Delai de candidature : 02.10.2025 Demande de renseignements : DMA.secretariat@hug.ch

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.