Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.
La Division privee des HUG garantit l'acces a des therapies et a des traitements a la pointe de la recherche medicale et a des prestations hotelieres haut de gamme. Elle se decline en sept unites de soins qui couvrent plus de 24 specialites de medecine et chirurgie et offre aux patientes et patients un accueil et des soins de qualite, des prestations de pointe et l'acces a un plateau technique ultra performant, tout en veillant a leur confort et a leur bien-etre.
Description du poste
Rattache ou rattachee directement a la Responsable des soins (RS) vous assurez l'organisation et la gestion complete du secretariat des soins de la Division privee (DP) avec un haut niveau d'autonomie, d'efficacite et de fiabilite. Votre connaissance de l'institution, de ses processus et de ses enjeux vous permet d'intervenir de maniere pertinente et coherente dans le suivi des dossiers et la coordination des activites.
A ce titre, vous gerez la messagerie, les appels et l'accueil des rendez-vous de la Responsable des soins. Vous assurez la tenue des agendas de la RS, la redaction et le classement des documents officiels, ainsi que la preparation des seances sous tous leurs aspects : etablissement des ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, redaction et diffusion des proces-verbaux et suivi des decisions. Vous soutenez egalement la Responsable des soins dans le traitement de son echeancier, la mise a jour des tableaux de suivi (notamment relatifs aux effectifs et au budget) et l'organisation logistique des activites, y compris la reservation des salles.
En relation etroite avec les cadres soignants de la Division privee, vous etes responsable du suivi et de la saisie des horaires et absences des responsables d'equipes. Vous pouvez egalement apporter un soutien administratif au nouveau personnel soignant, selon les delegations fixees par votre hierarchie. Grace a votre sens du relationnel et votre capacite a creer du lien, vous jouez un role essentiel dans la fluidite des echanges entre les equipes, les partenaires internes et externes, et la Direction de la Division privee.
Vous assurez le soutien organisationnel, administratif et communicationnel qui permet aux projets d'avancer efficacement. Vous etes un maillon essentiel pour coordonner, suivre et fluidifier le travail des equipes.
Votre professionnalisme, votre capacite d'analyse et votre sens des priorites vous permettent de gerer des missions multiples dans un environnement exigeant, tout en respectant strictement la confidentialite des informations et les regles institutionnelles en vigueur.
Qualifications
Titulaire d'un CFC d'employe ou employee de commerce complete d'une formation administrative de niveau brevet federal d'assistante ou assistant de direction ou d'une formation de secretariat medical, vous disposez d'au moins cinq ans d'experience reussie dans la gestion complete d'un secretariat, idealement aupres d'une direction et dans les soins.
Vous maitrisez parfaitement la langue francaise tant a l'oral qu'a l'ecrit et vous faites preuve d'une capacite averee de redaction (email, pv). La connaissance de l'anglais est un atout.
Idealement, vous possedez une connaissance des HUG, de leur organisation et de leurs processus ce qui vous permet d'intervenir avec pertinence et d'etre rapidement operationnel ou operationnelle. Vous travaillez de maniere autonome, savez prendre des decisions sans supervision constante et anticipez les besoins de vos interlocutrices et interlocuteurs. Votre esprit d'analyse et votre vision strategique vous permettent de structurer les informations, de hierarchiser les priorites et de contribuer activement aux projets de la division. Vous n'hesitez pas a proposer des ameliorations et a anticiper les besoins de l'equipe. Vous etes capable de penser de maniere innovante pour resoudre des problemes et ameliorer les pratiques existantes.
Vous maitrisez les outils informatiques usuels, notamment Word (niveau ECDL Advanced exige ou equivalent), Excel, PowerPoint, le Standard Web et les outils collaboratifs Microsoft 365 (OneDrive, Teams, SharePoint). Une experience avec les applications SmartRecruiters, Vision RH ou e-Process constitue un avantage important.
Ce poste est propose a un taux d'activite de 50 %. Il peut etre complete par un autre poste, au sein de l'institution.
Informations supplementaires
Entree en fonction : des que possible
Nombre de postes : 1
Taux d'activite : 50% - nous recherchons une personne disponible idealement les lundis, mardis, mercredis matin (08h00-13h00) et jeudis apres-midi
Classe de fonction : 12
Contrat : CDD de 12 mois
Delai de candidature : 08.01.2026
Demande de renseignements : Mme C. Ventose, responsable des soins de la Division privee, tel. 079 553 65 86.
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.
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