Job Description

Description de l'entreprise

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Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


La Direction des soins incarne l'autorite en matiere de soins. Elle a pour mission de garantir la qualite et la securite des soins au sein de l'etablissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l'ensemble des activites des soins (infirmiers, infirmieres et differents corps professionnels de sante). Pour remplir sa mission, elle s'appuie sur trois poles d'expertises : pratiques professionnelles, interprofessionnalite et transformation dans les soins.

Description du poste

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Dans cette fonction, vous assurez le secretariat de la Responsable des soins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'organisation. Vous veillez a la fluidite des activites administratives et operationnelles, en gerant l'agenda de maniere proactive et la boite mail de maniere autonome en etant force de proposition dans le traitement, en preparant les dossiers strategiques et en garantissant la qualite des communications internes et externes. Votre role permet a la hierarchie de se concentrer sur les taches strategiques, tandis que vous prenez en charge la coordination des aspects pratiques et organisationnels.


Vous etes responsable de l'organisation et du suivi des reunions de haut niveau, de la redaction de comptes rendus confidentiels et de la gestion des courriers. Vous assurez egalement le suivi administratif du cycle de vie des collaborateurs et collaboratrices, en veillant a l'accueil et a l'integration des collaboratrices et collaborateurs. Votre sens du service et votre rigueur garantissent un accueil telephonique et physique de qualite, attendu dans un secretariat de direction.


En tant qu'interface entre la direction et les parties prenantes, vous entretenez des relations regulieres avec les cadres, les comites de gestion et les partenaires strategiques. Vous relayez les informations de maniere claire et precise, participez a certaines reunions et contribuez a maintenir une communication fluide et efficace au sein de la direction.


Vous organisez les deplacements professionnels et participez a l'organisation d'evenements internes d'envergure, en coordonnant les acteurs et actrices impliquees et en assurant le respect des budgets. Vous etes egalement amene ou amenee a suivre des projets transversaux, a gerer les echeances et a assurer le suivi administratif et financier, notamment par le traitement des notes de frais et la validation des factures.


Enfin, vous garantissez la confidentialite des informations sensibles et strategiques, en particulier celles liees aux ressources humaines et aux decisions de la direction. Vous savez anticiper et gerer les imprevus avec reactivite, en apportant un soutien fiable et discret dans toutes les situations.

Qualifications

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Vous etes titulaire d'un diplome ou d'un CFC employe ou employee de commerce ou une formation administrative superieure type Brevet federal d'assistante ou assistant de direction ou titre juge equivalent


Vous avez une experience de 3 a 5 ans dans un poste similaire ou dans un secretariat de direction.


Vous avez une excellente maitrise de la langue francaise ecrite et parlee ainsi que de tres bonnes connaissances informatiques.


Vous avez une excellente maitrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.


Vous avez une facilite redactionnelle et une aisance dans les contacts.


Vous avez un sens relationnel eleve.


Vous etes une personne proactive, force de proposition.


Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees et avez un sens aigu de la confidentialite.

Informations complementaires

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Le lieu de travail est au sein des blocs operatoires, cela implique de garantir la sterilite de l'environnement, par exemple :


Se changer pour porter la tenue du bloc operatoire chaque jour et a chaque sortie et entree des blocs operatoires. Une cantine est a disposition avec du pain, du fromage et des yoghourts, toutefois sans proposer de plats chauds a l'interieur du bloc. Elle dispose de plusieurs micro-ondes. Pas trop de bijoux ni de faux ongles

Entree en fonction: a convenir Nombre de postes: 1 Taux d'activite: 80% Classe: 12 Type emploi: CDI Delai candidature: 13.01.2026 Demande de renseignements: Mme A. Poncet, assistante de direction, tel. 022 372 61 22

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.