Job Description

Description de l'entreprise

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


La Direction des soins incarne l'autorite en matiere de soins. Elle a pour mission de garantir la qualite et la securite des soins au sein de l'etablissement. A ce titre, la Direction des soins a droit de regard sur l'ensemble des activites des soins (infirmiers, infirmieres et differents corps professionnels de sante). Pour remplir sa mission, elle s'appuie sur trois poles d'expertises : pratiques professionnelles, interprofessionnalite et transformation dans les soins.

Description du poste

Dans cette fonction, vous assurez le secretariat de l'Adjointe Responsable des soins et contribuez au bon fonctionnement quotidien de l'organisation. Vous veillez a la fluidite des activites administratives et operationnelles, en gerant l'agenda et la messagerie de maniere proactive, en preparant les dossiers et les documents necessaires, et en garantissant la qualite des communications internes et externes. Votre role permet a la hierarchie de se concentrer sur les taches strategiques, tandis que vous prenez en charge la coordination des aspects pratiques et organisationnels.


Vous etes responsable de l'organisation et du suivi des reunions, de la redaction des comptes rendus et de la gestion des courriers. Vous assurez egalement le suivi des entrees et sorties de personnel, en veillant a l'accueil et a l'integration des collaborateurs et collaboratrices. Votre sens du service et votre rigueur garantissent un accueil telephonique et physique de qualite, attendu dans un secretariat de direction.


En tant qu'interface entre l'Adjointe Responsable des soins et les differentes parties prenantes, vous relayez les informations de maniere claire et precise, participez a certaines reunions et contribuez a maintenir une communication fluide et efficace au sein du departement. Vous organisez les deplacements professionnels et participez a l'organisation d'evenements internes, en coordonnant les acteurs impliques et en assurant le respect des budgets.


Vous etes egalement amene ou amenee a suivre des projets transversaux, a coordonner les differents intervenantes et intervenants et a assurer le suivi administratif et financier, notamment par le traitement des notes de frais et la validation des factures. Votre capacite a anticiper les besoins et a gerer les imprevus sera essentielle pour garantir la continuite et l'efficacite des activites.


Enfin, vous assurez la confidentialite des informations sensibles et strategiques, en particulier celles liees aux ressources humaines et aux decisions de la direction. Vous savez reagir rapidement face aux urgences et imprevus, en apportant un soutien fiable et discret dans toutes les situations.

Qualifications

Vous etes titulaire d'un diplome ou d'un CFC employe ou employee de commerce ou titre juge equivalent


Vous avez une experience de 3 a 5 ans dans un poste similaire.


Vous avez une excellente maitrise de la langue francaise ecrite et parlee ainsi que de tres bonnes connaissances informatiques.


Vous avez une excellente maitrise des outils Microsoft 365 et des outils de communication.


Vous avez une facilite redactionnelle et une aisance dans les contacts.


Vous avez un sens relationnel eleve.


Vous etes proactif ou proactive, force de proposition.


Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorites, vous etes une personne autonome, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees et avez un sens aigu de la confidentialite.

Informations supplementaires

Le lieu de travail est au sein des blocs operatoires, cela implique de garantir la sterilite de l'environnement, par exemple :


Se changer pour porter la tenue du bloc operatoire chaque jour et a chaque sortie et entree des blocs operatoires


Une cantine est a disposition avec du pain, du fromage et des yoghourts, toutefois sans proposer de plats chauds a l'interieur du bloc. Elle dispose de plusieurs micro-ondes.


Pas trop de bijoux ni de faux ongles.

Entree en fonction : a convenir Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 80% Classe : 11 Type emploi : CDI Delai de depot de candidature : 16.01.2026 Demande de renseignements : Mme A. Poncet, assistante de direction, tel. 022 372 61 22

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.