Job Description

Company Description

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Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices representant 160 metiers, les Hopitaux Universitaires de Geneve sont un etablissement de reference au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre retrospective 2024 en cliquant ici.


Comptant pres de 1'200 collaboratrices et collaborateurs, le Departement de medecine aigue (DMA) inclut les services d'anesthesiologie, de pharmacologie et toxicologie cliniques, des soins intensifs et des urgences. Il repond a une quadruple mission au travers de ses services qui apportent leur expertise en interaction frequente avec l'ensemble des Hopitaux universitaires de Geneve, grace a un plateau transversal, dans l'objectif d'assurer la meilleure prise en charge possible des patients et patientes.


Le Service des soins intensifs prend en charge les patients et patientes adultes qui presentent ou qui sont en danger immediat de developper des defaillances d'organes vitaux dans le cadre d'une pathologie ou de ses complications, qu'elles soient medicales ou chirurgicales et dont le risque vital est generalement engage. Il conseille et intervient egalement en cas de besoin lors de situations de reanimation dans les autres services des HUG et participe aux interventions urgentes hospitalieres.

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Au sein de votre service, vous gerez quotidiennement la gestion des demandes de changement d'horaires des collaborateurs et collaboratrices, dans le respect des regles de gestion du temps en vigueur. Dans ce cadre, vous modifiez les plannings dans Excel, vous saisissez les plannings dans Vision RH et vous repondez aux demandes du personnel par mail, puis les classez.


Vous controlez et saisissez les certificats medicaux (maladie et accident), vous effectuez la mise a jour plannings dans Excel et Vision RH. Vous les scannez, classez et les envoyez au service des ressources humaines.


Pour chaque nouveau planning, vous preparez le nouveau masque de planning sur Excel pour chaque equipe, vous controlez les mouvements d'equipes : rocades, conges maternite, departs/arrivees, taux d'activite, mise en forme et formules, vous saisissez dans Gesplan les souhaits de planning des collaborateurs et collaboratrices, vous controlez les affectations dans Vision RH ainsi que les vacances, les formations, les codes horaires.


Apres la sortie du nouveau planning, vous saisissez manuellement dans Vision RH les horaires en mandats ainsi que les plannings non-transferes par Gesplan.


Vous assurez divers travaux de secretariat (prise de proces-verbaux, preparation du masque des plannings des vacances annuelles et souhaits des fetes de fin d'annee, saisie des souhaits de vacances, verification et correction des soldes de jours feries, controle des decomptes horaires hebdomadaires des interimaires, demande de droits d'acces, mise a jour des groupes de messagerie ainsi que diverses taches ponctuelles) pour les responsables d'equipes de soins (RES).


Grace a votre aisance relationnelle, vous developpez un lien de proximite avec vos collegues et vous assurez une continuite de service en assurant la permanence lors des absences. Et plus generalement, votre sens du service fait de vous une personne agile prete a mettre sa polyvalence au service de l'institution pour exercer dans differents services en fonction des besoins.

Qualifications

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Vous etes au benefice d'un CFC d'employe ou employee de commerce, d'un diplome de secretariat ou tout diplome juge equivalent (prerequis indispensable). Vous possedez de tres bonnes connaissances de la terminologie medicale.


Vous disposez d'une experience reussie d'une annee dans un poste similaire, au sein d'un centre hospitalier.


Vous avez une excellente maitrise de la langue francaise, tant a l'oral et l'ecrit. Pour les non-francophones le niveau C1 est requis.


Vous avez de tres bonnes connaissances des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web - certification ECDL niveau standard) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Gesplan, Vision RH).


Tout en ayant un excellent sens de l'organisation et des priorites, vous faites preuve d'autonomie, d'organisation et d'efficience.


Vous etes une personne dynamique, rigoureuse et precise dans les taches qui vous sont confiees.


Possedant de bonnes capacites de communication et d'ecoute, vous aimez travailler en equipe.


Travaillant de maniere simultanee avec plusieurs RES (gestion des priorites, hierarchisation des demandes, flexibilite), vous savez faire preuve de polyvalence et de discretion.


Vous disposez egalement des outils vous permettant de faire face aux imprevus et gerer ainsi aisement les situations de stress. Enfin, vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialite.

Additional Information

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Entree en fonction : des que possible Nombre de postes : 1 Taux d'activite : 80% Classe de fonction : 09 Contrat : CDI Delai de candidature : 18.06.2025 Demande de renseignements : Mme L. Brunhoso Morgado, cheffe de secretariat, tel. 079 553 25 76

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre demontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplomes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.


Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.


Souhaitant s'engager dans la lutte contre le chomage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l'Office cantonal de l'emploi.


Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitees.